En marzo de 2020, publicamos una entrada de blog con consejos para mejorar la diversidad y la inclusión en tus eventos en línea . Aunque la pandemia aún estaba en sus inicios y el verdadero impacto de los confinamientos regionales aún estaba por verse, ya era evidente que se había producido un cambio drástico en la forma en que se planificaban, organizaban y asistían los eventos.
Ahora, más de un año después, hemos tenido tiempo de ver cómo se desarrolla este impacto. ¿Han asumido los organizadores de eventos el reto y se han asegurado de que sus eventos sean lo más diversos e inclusivos posible, o la situación ha empeorado a medida que la tecnología y los eventos virtuales refuerzan las barreras y exclusiones tradicionales? Además, a medida que avanzan los programas de vacunación y la sociedad se abre, ¿volverán los eventos a su estado anterior a la pandemia o habrán desaparecido definitivamente los eventos presenciales?
En este artículo, examinaremos algunas lecciones clave que hemos aprendido sobre la inclusión en eventos en línea como resultado de la pandemia de COVID-19.
Antes de analizar lecciones sobre cómo maximizar la diversidad y la inclusión en los eventos en línea, vale la pena revisar por qué impulsar la diversidad en los eventos sigue siendo tan beneficioso para los organizadores y gerentes de eventos.
Por un lado, la diversidad es una obligación ética. Esto es evidente, ya que excluir a alguien de la asistencia —o de poder disfrutar de la misma calidad de experiencia— solo por tener un origen cultural diferente o hablar un idioma diferente, no es del todo justo para él y le causa más daño que beneficio.
Pero existe una razón más tangible para la diversidad, ya sea en el entorno laboral, en las pruebas de usuario de un producto o aplicación, o en la asistencia y participación en eventos. La diversidad de opiniones y orígenes genera mejores ideas, menos sesgos implícitos y una representación más precisa de la sociedad. Para una empresa, esto implica una mejor comprensión del contexto social, histórico y cultural en el que opera, lo que aumenta su capacidad para satisfacer necesidades reales y alcanzar el éxito a largo plazo.
Los principales beneficios de la diversidad y la inclusión en los eventos en línea incluyen: mayor asistencia, contenido más revelador, mejor participación y una mayor presencia social general que puede impulsar eventos futuros.
Ahora profundicemos en algunas lecciones prácticas que hemos aprendido desde que publicamos nuestra entrada de blog el año pasado.
La atención a diferentes idiomas era esencial entonces y lo es ahora. Incluso para los oradores y asistentes bilingües, poder recibir contenido en su lengua materna marca una gran diferencia en términos de participación, comprensión y la experiencia general del evento.
Cuando se trata de organizar un evento virtual, lo que está en juego es mucho más importante: es más probable que los asistentes hablen una variedad de idiomas, ya que pueden transmitir y difundir contenido desde cualquier lugar con conexión a Internet.
Dado que la tecnología es fundamental para la organización de un evento en línea, no hay excusa para descuidar estas diversas necesidades lingüísticas. Las soluciones de interpretación son fáciles de encontrar, como nuestra plataforma , y sumamente rentables considerando el impacto positivo que pueden tener para los asistentes, ponentes y organizadores de eventos.
Si bien la interpretación de idiomas es una buena base para atender la diversidad en un evento en línea, un evento inclusivo debe atender a los asistentes con necesidades más específicas, como las personas con discapacidad visual o auditiva. Mejorar la accesibilidad en los eventos en línea es sencillo, siempre y cuando no se considere una medida posterior.
Al planificar el evento, desde la información a los oradores hasta el diseño de diapositivas y la selección de la plataforma de software y los socios tecnológicos, tenga en cuenta a las personas con problemas de visión o audición.
Asegúrese de que los contrastes de color sean adecuados para las personas daltónicas; aliente a los oradores a ser descriptivos en su lenguaje; ofrezca subtítulos en vivo y/o lenguaje de señas; y proporcione las diapositivas para descargar o entregar con anticipación.
Al informar a los asistentes sobre sus medidas de accesibilidad con antelación, maximizará la asistencia y atraerá a personas que no están acostumbradas a tanta atención y consideración por parte de otros organizadores de eventos.
Incluso puede ir un paso más allá y preguntar a los posibles asistentes sobre sus necesidades de accesibilidad. Esta iniciativa le ayudará a brindar la mejor experiencia posible en el evento, a la vez que demuestra el interés y la consideración genuinos de su marca.
El teletrabajo puso de manifiesto cuánto dependemos de la tecnología para nuestra vida diaria. Pero otra lección clave es que no todos tenemos el mismo nivel de acceso a la tecnología desde casa. Lo mismo ocurre con los asistentes a eventos en línea. Mientras que algunos pueden tener fibra óptica ultrarrápida, otros pueden tener conexiones más lentas que sufren con un ancho de banda alto. Para dar cabida a todos los asistentes, considere ofrecer varios canales u opciones que requieran menos ancho de banda para la transmisión.
La alfabetización digital es otro factor a considerar. Si su evento es complejo en cuanto a funciones, plataformas e interactividad, proporcione a los asistentes materiales educativos que les ayuden a aprovechar al máximo la experiencia. Y para quienes no puedan asistir el mismo día, considere ofrecer algunas o todas las sesiones bajo demanda en los días o meses posteriores.
La pandemia ha afectado a todos: la salud mental, física y emocional de muchos está bajo presión. Al organizar un evento en línea, será de gran ayuda para todos los involucrados si se siente auténticamente humano y ayuda a las personas a fomentar conexiones genuinas entre sí. Esto abarca desde los mensajes y el contenido, hasta brindar a los asistentes oportunidades para reunirse, interactuar y conectar. Por ejemplo, podría ofrecer salas de descanso o un chat para que los asistentes puedan tomar un descanso de las sesiones de los ponentes y disfrutar de una charla amena. Fomentar visiblemente la diversidad y la inclusión es la mejor manera de que su evento en línea sea auténticamente humano.
En Interprefy, podemos ayudarle a que sus eventos en línea sean más diversos, inclusivos y atractivos.
Nuestra plataforma de interpretación basada en la nube para eventos en línea, híbridos y presenciales garantiza que los asistentes de todo el mundo puedan disfrutar de la misma experiencia de alta calidad, sin importar el idioma que hablen.
Para obtener más información sobre nuestra plataforma y lo que puede hacer por su organización, reserve una llamada de 15 minutos con un miembro del equipo: