En marzo de 2020, publicamos una entrada de blog ofreciendo consejos sobre cómo mejorar la diversidad y la inclusión de sus eventos en línea. Mientras aún eran los primeros días de la pandemia y el verdadero impacto de los confinamientos regionales aún no se había visto, ya estaba claro que había un cambio drástico en la forma en que los eventos se planificaban, organizaban y asistían.
Ahora, más de un año después, hemos tenido tiempo para observar cómo se desarrolla este impacto. ¿Los organizadores de eventos han aceptado el desafío y garantizado que sus eventos sean lo más diversos e inclusivos posible, o las cosas han empeorado al ver cómo la tecnología y los eventos virtuales refuerzan barreras y exclusiones tradicionales? Además, a medida que los programas de vacunación avanzan y la sociedad se abre, ¿los eventos volverán a su estado previo a la pandemia, o los eventos presenciales han desaparecido para siempre?
En este artículo, analizaremos algunas lecciones clave que hemos aprendido sobre la inclusividad en eventos en línea como resultado de la pandemia de COVID-19.
Antes de analizar las lecciones sobre cómo maximizar la diversidad e inclusión en eventos en línea, vale la pena revisar por qué impulsar la diversidad en los eventos sigue siendo tan beneficioso para los organizadores y gestores de eventos.
Por un lado, la diversidad es una obligación ética. Esto es evidente, ya que excluir a alguien de la asistencia – o de poder disfrutar la misma calidad de experiencia – simplemente porque tiene un origen cultural diferente o habla un idioma distinto, no es justo para ellos y causa más daño que beneficio.
Pero existe un caso más tangible para la diversidad – ya sea en el lugar de trabajo, en pruebas de usuarios de un producto o aplicación, o en la asistencia y participación en eventos. Las opiniones y antecedentes diversos conducen a mejores ideas, reducen los sesgos implícitos y ofrecen una representación más precisa de la forma en que la sociedad realmente es. Para una empresa, esto significa una mejor comprensión del contexto social, histórico y cultural en el que opera – lo que lleva a una mayor capacidad para satisfacer necesidades genuinas y tener éxito a largo plazo.
Los principales beneficios de la diversidad e inclusión en eventos en línea incluyen: mayor asistencia, contenido más profundo, mejor participación y una huella social global más amplia que puede impulsar futuros eventos.
Ahora sumérjase en algunas lecciones prácticas que hemos aprendido desde la publicación de nuestro blog el año pasado.
Atender a diferentes idiomas era esencial entonces, y lo es ahora. Incluso para hablantes y asistentes bilingües, poder recibir contenido en la lengua materna de cada uno marca una diferencia enorme en términos de participación, comprensión y la experiencia general del evento.
Cuando se trata de organizar un evento virtual, los riesgos son mucho mayores: sus asistentes tienen más probabilidades de hablar una variedad de idiomas, ya que pueden transmitir y difundir contenido desde cualquier lugar con conexión a internet.
Con la tecnología como parte integral de la organización de un evento en línea, tampoco hay excusa para descuidar estas diversas necesidades lingüísticas. Las soluciones de interpretación son fáciles de encontrar, como nuestra plataforma, y son extremadamente rentables considerando el impacto positivo que pueden generar para los asistentes, los ponentes y los gestores de eventos.
Mientras la interpretación de idiomas es una buena base para atender la diversidad en un evento en línea, un evento inclusivo debe atender a los asistentes con necesidades más especializadas: como aquellos con discapacidades visuales o auditivas. Mejorar la accesibilidad para eventos en línea es sencillo, siempre que no sea una reflexión tardía.
Al planificar el evento – desde la preparación de los ponentes hasta el diseño de diapositivas, pasando por la selección de su plataforma de software y socios tecnológicos – tenga en cuenta a las personas con discapacidad visual o auditiva.
Asegúrese de que los contrastes de color sean adecuados para las personas con daltonismo; anime a los ponentes a ser descriptivos en su lenguaje; ofrezca subtítulos en vivo y/o lenguaje de señas; y proporcione las diapositivas para su descarga o con antelación.
Al informar a los asistentes sobre sus medidas de accesibilidad con antelación, maximizará la asistencia y atraerá a personas que no están acostumbradas a recibir tan mucho cuidado y consideración por parte de otros organizadores de eventos.
Incluso puede dar un paso más y preguntar a los posibles asistentes sobre sus necesidades de accesibilidad. Esta iniciativa le ayudará a ofrecer la mejor experiencia posible en el evento, al tiempo que muestra el auténtico cuidado y la consideración de su marca.
El trabajo remoto ha puesto de relieve cuánto dependemos la mayoría de nosotros de la tecnología para llevar a cabo nuestras actividades diarias. Pero otro aprendizaje clave es que no todos disponemos del mismo nivel de acceso tecnológico desde nuestros hogares. Lo mismo ocurre con los asistentes a eventos en línea. Mientras algunos pueden contar con fibra ultrarrápida, otros tienen conexiones más lentas que se ven sobrepasadas por un alto ancho de banda. Para atender a todos sus asistentes, considere ofrecer varios canales u opciones que requieran menos ancho de banda para la transmisión.
La alfabetización digital es otro factor a considerar. Si su evento es bastante complejo en cuanto a funciones, plataformas e interactividad, proporcione a los asistentes materiales educativos que les permitan aprovechar al máximo la experiencia. Y para aquellos que no puedan asistir el día real, considere poner algunas o todas las sesiones a disposición bajo demanda en los días o meses posteriores.
La pandemia ha dejado su huella en todos: la salud mental, física y emocional se encuentran tensionadas para muchos. Al organizar un evento en línea, marcará una gran diferencia para todos los involucrados si se percibe auténticamente humano y ayuda a las personas a fomentar conexiones genuinas entre sí. Esto abarca todo, desde su mensajería y contenido, hasta ofrecer a los asistentes oportunidades para reunirse, interactuar y conectar. Por ejemplo, podría ofrecer salas de descanso o un chat del evento para que los participantes tomen un receso de las sesiones de los ponentes y disfruten de una conversación ligera y amena. Promover visiblemente la diversidad y la inclusión es la mejor manera de hacer que su evento en línea sea auténticamente humano.
En Interprefy, podemos ayudarle a que sus eventos en línea sean más diversos, inclusivos y atractivos.
Nuestro plataforma de interpretación basada en la nube para eventos en línea, híbridos y presenciales garantiza que los asistentes de todo el mundo puedan disfrutar de la misma experiencia de alta calidad, sin importar el idioma que hablen.
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