Dondequiera que mires, hay cambios en la industria de eventos. En un contexto de disrupción tecnológica, se está produciendo un cambio en la dinámica que define las relaciones entre marcas, agencias y consumidores. Puede resultar abrumador navegar por este cambio e identificar lo que los delegados de la conferencia consideran valioso, lo que es solo hype, y lo que ahora necesitas hacer que un evento sea exitoso.
Pero no hay necesidad de preocuparse.
En este blog identificamos cuatro consejos clave para mostrar cómo hacer que un evento sea exitoso.
Acabamos de volver del International Confex en Londres y nos asombró ver cuántas aplicaciones de organización de eventos están en el mercado. Aunque hay muchas ideas innovadoras, la realidad de usar aplicaciones que deben integrarse, poblarse y desplegarse para cada evento puede ser laboriosa y agotadora tanto para los organizadores como para los usuarios finales.
Sin embargo, la tecnología adecuada debe ser adoptada. Sabemos que los delegados – y particularmente los asistentes más jóvenes – no solo se sienten más cómodos usando la tecnología, sino que la esperan cada vez más. Así que, esto es una consideración crítica al observar cómo hacer que un evento sea exitoso.
Al identificar qué tecnologías para usar para tu evento, pregúntate lo siguiente:
¿Cuál es el objetivo central de mi evento y cómo puede la tecnología ayudarme a lograrlo? ¿Cuáles son las expectativas de los asistentes?
Mira el demografía de tus asistentes, ¿cuáles son sus intereses? ¿Hay consideraciones culturales? ¿Tienen las herramientas necesarias para navegar eficazmente el recinto y establecer contactos con los ponentes? Además, ¿la tecnología que estás considerando usar reduce la administración, ahorra costos, mejora el diseño del evento o mejora la experiencia del usuario? Si la respuesta es sí a uno o más de estos criterios, vale la pena considerarlo.
La tecnología ha facilitado el intercambio rápido de ideas. Estamos’ capaces de obtener información en tiempo real y al instante a través de nuestros dispositivos inteligentes. Una de las consecuencias es que los consumidores – y, por lo tanto, los delegados del evento – quieren ir directamente al grano. Y rápidamente. Al mismo tiempo, la forma en que recibimos información y nos relacionamos con los demás ha cambiado. Estamos acostumbrados a obtener datos de múltiples fuentes de una manera menos estructurada que antes de la era digital. Considera cómo podrías reflejar esto en tu evento. ¿Qué elementos de tu evento son innecesarios? Elimínalos. ¿Cómo podrías transmitir información de manera significativa que fomente la interacción de los participantes?
Al buscar cómo hacer que un evento sea exitoso, personalización se ha convertido en la norma. Es ya no es suficiente con adoptar un enfoque de ‘talla única’. Porque las empresas tienen una visión mucho mejor del comportamiento del consumidor, los consumidores de hoy dan por sentado un enfoque personalizado. Retrocede trabajando para conocer a tu audiencia. Puedes hacerlo elaborando algunos perfiles de personas para establecer los intereses y expectativas únicos de tus delegados. ¿Se satisfacen sus necesidades? ¿Cómo puedes asegurarte de que se sientan cómodos en el entorno de tu evento? Al hacer esas preguntas, puedes llevar tu evento al siguiente nivel.
En 2016 - 2017 un estudio en Alemania reveló un 18% de aumento en participantes internacionales y más de 3 millones de eventos organizados. Alemania no está sola. Esta es una tendencia global. Y sin embargo, la industria ha sido lenta en responder. Observamos que con demasiada frecuencia, los eventos internacionales se ofrecen en un solo idioma. Esto desalienta la participación y resulta poco atractivo para ponentes y delegados por igual que, en la era digital actual, esperan una respuesta personalizada y potenciada por la tecnología a estos desafíos. La plataforma simultánea remota de Interprefy eliminó la administración y redujo costos para los organizadores de eventos, mientras mejoraba enormemente la experiencia del usuario.
Interprefy ha revolucionado la interpretación. Su poderosa plataforma basada en la nube puede proporcionar interpretación simultánea remota para reuniones uno a uno, mesas redondas, eventos corporativos y conferencias a gran escala, en tantos idiomas como sea necesario. La plataforma fácil de usar permite a los intérpretes trabajar de forma remota y a los participantes usar sus smartphones como receptores descargando la aplicación dedicada. Porque intérpretes no necesitan viajar y no se requiere equipo AV ni cabinas de interpretación en el sitio, los ahorros de costos comparados con la tecnología de interpretación convencional son sustanciales.
Interprefy ha trabajado estrechamente con organizadores de eventos de todo el mundo en algunas de las ferias y conferencias más grandes para ofrecer interpretación simultánea remota en numerosos idiomas. Los usuarios pueden nombrar a sus propios intérpretes, utilizar una agencia o, alternativamente, pueden acceder a algunos de los mejores especialistas en idiomas del mundo como parte del propio servicio de idiomas de Interprefy’s.