Los eventos híbridos combinan las mejores cualidades de las plataformas de eventos virtuales con los eventos presenciales tradicionales — ofreciendo literalmente lo mejor de ambos mundos. Son’re cada vez más populares, y funcionan bien cuando estás’re programando temas y actividades que pueden comunicarse tanto a audiencias físicas como en línea.
Uno de los mayores beneficios de los eventos híbridos es lo mucho más fácil que es para los organizadores garantizar que su evento sea inclusivo y accesible. Aquí’s por qué ya no puedes permitirte ignorar la inclusividad de los eventos, y cómo puedes reducir las barreras de acceso con tu próximo evento híbrido.
Qué Significa la Inclusividad en Tu Evento
La inclusividad no puede reducirse a un ejercicio de casilla de verificación — se basa en un principio universal, pero su implementación es contextual. Si pretendes ser inclusivo, estás haciendo un compromiso de organizar un evento que no excluya a nadie por discapacidad, raza, etnia, orientación sexual, género, etc. Los eventos inclusivos también se comprometen a reducir activamente las barreras tradicionales al acceso. Prácticamente, esto puede verse así:
- Acomodando a personas con discapacidades auditivas, físicas y visuales
- Diseñar una combinación de actividades e interfaces que atiendan tanto a personas neurotípicas como neurodivergentes
- Asegurar ponentes y paneles diversos que representen una variedad de perspectivas
- Programar contenido de eventos inclusivo que hable a una audiencia diversa
- Asegurando que tu equipo use un lenguaje inclusivo, tanto en el piso como en todos los materiales promocionales
Somos diversos de muchas más maneras que solo por raza o etnia — aunque estos son importantes de considerar, los humanos también abrazan y encarnan una variedad de géneros, lenguas, clases, orientaciones sexuales y habilidades. Considera la amplitud completa de la diversidad, y luego asegúrate de que todos se sientan seguros, incluidos, escuchados y bienvenidos.
Por qué los eventos inclusivos ya no son opcionales
Según McKinsey, las empresas que invierten continuamente en iniciativas de Diversidad e Inclusión superan financieramente a sus competidores que mantienen el statu quo. Si bien estos datos se refieren a cambios estructurales internos dentro de una organización, reflejan las oportunidades disponibles para las marcas que adoptan activamente la Diversidad y la Inclusión, y a través de compromisos públicos como la organización de eventos inclusivos desde su concepción. Las acciones audaces de las marcas en materia de inclusión tienen sentido comercial y generan buena voluntad entre el público y los empleados, pilares fundamentales para la sostenibilidad de su organización.
Garantizar que todos se sientan bienvenidos en su evento, independientemente de su identidad y estatus, brinda a todos los asistentes acceso a la riqueza de ideas, perspectivas y experiencias valiosas que una audiencia diversa puede ofrecer. La diversidad de pensamiento y perspectiva genera contenido de mayor calidad para el evento, lo que lo hace más valioso para los asistentes.
Finalmente, al programar contenido diverso y garantizar la accesibilidad, puede esperar una mayor asistencia al evento, ya que más personas pueden acceder a él e interactuar con contenido relevante en un espacio seguro y acogedor. Esto maximiza la visibilidad de su marca.
Formas sencillas de hacer que tu próximo evento híbrido sea más inclusivo
Afortunadamente, hay pasos accionables que puedes tomar para que tu próximo evento sea más inclusivo.
- Planificar un evento híbrido sienta una base sólida para la inclusión. Al ser accesible tanto presencialmente como en línea, un evento híbrido facilita de inmediato la interacción con el contenido para cualquier persona que pueda encontrar los eventos presenciales más estresantes o prohibitivos.
- Adoptar la inclusividad por diseño. Haga de la inclusividad un principio central que’s aplicado desde la concepción y planificación, hasta el evento y más allá. Si se añade como una reflexión tardía, los asistentes lo notarán y puede resultar contraproducente.
- Examina tu programación. Asegúrate de que tu lista de ponentes y el contenido asociado, incluidos los materiales promocionales, sean adecuados y atractivos para una audiencia diversa. Para ello, recopila opiniones de una variedad de partes interesadas y considera tantas perspectivas diferentes como puedas.
- Utiliza la tecnología a tu favor. Asegúrate de contar con las herramientas y la tecnología adecuadas para ayudar a mantener a los espectadores remotos comprometidos en todo momento. Examina a los proveedores potenciales y favorece a aquellos con un historial demostrado de fiabilidad, innovación y calidad de servicio.
- Aproveche las herramientas de interpretación. La interpretación simultánea remota puede hacer que su evento sea mucho más accesible. No solo los asistentes de todo el mundo podrán comprender el contenido, sino que los intérpretes de lengua de signos también pueden facilitar la participación de personas con discapacidad auditiva. Incluso para los asistentes bilingües, recibir el contenido en su lengua materna marca una gran diferencia en la participación, la comprensión y la experiencia general del evento. Para sesiones con varios idiomas o de menor trascendencia, la traducción de voz con IA y los subtítulos en directo generados por IA pueden ampliar aún más el acceso, con intérpretes profesionales reservados para los momentos en que los matices son cruciales.
- Planifique teniendo en cuenta las discapacidades visuales y auditivas. Asegúrese de que los contrastes de color sean adecuados para personas daltónicas, anime a los ponentes a utilizar un lenguaje descriptivo, ofrezca subtítulos en directo con inteligencia artificial o lenguaje de señas, y comparta las diapositivas para su descarga con antelación. Informe a los asistentes sobre las medidas de accesibilidad antes del evento y pregúnteles sobre sus necesidades de accesibilidad al registrarse.
- Adapta la experiencia a las diferentes habilidades y accesos digitales. No todos los asistentes tienen la misma conexión: algunos cuentan con fibra óptica de alta velocidad, mientras que otros tienen problemas con el ancho de banda. Ofrece opciones que requieran menos ancho de banda para la transmisión. Si tu plataforma de eventos tiene muchas funciones, proporciona a los asistentes guías sencillas para que le saquen el máximo provecho y ofrece sesiones bajo demanda para quienes no puedan asistir en directo.
- Mantén un enfoque humano. Ofrece a los asistentes oportunidades para conocerse, interactuar y conectar, por ejemplo, mediante salas de reuniones o un chat donde puedan tomarse un respiro entre las ponencias. Fomentar visiblemente la diversidad y la inclusión es la mejor manera de que tu evento se sienta auténticamente humano.
Asóciate con un líder en eventos multilingües e híbridos
Para organizar un evento híbrido exitoso, necesitarás la colaboración de varios proveedores de servicios. Estos socios influirán directamente en la experiencia de tus asistentes. Contar con un socio tecnológico experimentado que te acompañe desde la planificación hasta la implementación aportará un valor inmenso a tu evento y te brindará tranquilidad.
Interprefy ha brindado servicios de interpretación simultánea remota a marcas globales, como Google, JP Morgan y Facebook, que buscaban ofrecer eventos verdaderamente inmersivos e inclusivos a su público. Y podemos hacer lo mismo por usted.
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