Con más eventos que se trasladan en línea, los organizadores y gestores de eventos tradicionalmente “offline” están empezando a darse cuenta de que el panorama es mucho más diferente.
Los fundamentos siguen sin cambios, pero el desafío ahora es utilizar tecnologías digitales modernas para ofrecer experiencias de eventos que se diferencien del resto.
Para quienes no están familiarizados con la organización de eventos multilingües en línea, saber exactamente cómo hacer que sus eventos destaquen es un verdadero obstáculo – pero ’es aquí donde quizás podamos ofrecer alguna orientación.
En este blog, estamos’ compartiendo varias cosas que puede hacer para que sus eventos multilingües en línea se destaquen de la competencia.
Mientras la tecnología siempre ha desempeñado un papel crítico en el éxito de los eventos, nunca ha sido más importante elegirla correctamente. Con los eventos trasladándose en línea, hay una serie de cosas que las empresas deben considerar antes de seleccionar una plataforma: soporte de idioma, conectividad basada en la nube, resiliencia… ¡la lista continúa!
Estas empresas también deben tener en cuenta que los eventos son cada vez más internacionales – los hallazgos en nuestro Event Management Trends 2020 informe muestra que casi dos tercios (64%) de los gestores de eventos con los que hablamos (106) coincidieron en que los eventos son mucho más diversos que hace 5 años!
Por lo tanto, garantizar que los asistentes puedan escuchar el contenido del evento en el idioma que elijan es fundamental. Con las barreras de acceso offline eliminadas, los eventos son mucho más accesibles para audiencias más amplias y remotas, y estas audiencias esperan la opción de interactuar con los ponentes y otros asistentes de nuevas maneras (más de tres cuartas partes (78%) de los gestores de eventos señalaron que este es el caso).
Para capitalizar esta oportunidad, los organizadores de eventos deben poder ofrecer su contenido, en tiempo real, en una variedad de idiomas diferentes. Esto requiere interpretación simultánea remota en tiempo real (RSI).
La mayoría de las plataformas convencionales no tienen esta funcionalidad como estándar ni ofrecen soporte “limitado” ya sea en formato de traducción de texto a voz, hasta la fecha con precisión de traducción limitada, o transcripciones. Posteriormente, al intentar ofrecer una experiencia de evento extraordinaria, estas plataformas se quedan cortas, ya que los asistentes deben esperar para leer una traducción inexacta del contenido en su idioma preferido o descargar las transcripciones después el evento ha finalizado.
Aquellos que ofrecen RSI, sin embargo (o pueden integrarse con una plataforma RSI), garantizan que el contenido pueda ser, a través de un intérprete, entregado en el/los idioma(s) de elección de los asistentes. Esto significa que la experiencia es consistente, atractiva (mientras los asistentes escuchan en su idioma) y accesible.
¿Realmente quieres que tu evento multilingüe en línea destaque?
Consejo profesional #1
Pon algo de música de fondo y permite que los asistentes en línea conversen entre sí en salas de chat para áreas temáticas específicas que vas a discutir. Esto podría ser 15 o 30 minutos antes del discurso de apertura y se podría enviar un recordatorio a los asistentes para que se unan a la sala principal 5 minutos antes de que comience todo.
La tecnología de personalización permite a los organizadores ofrecer a los asistentes recomendaciones y contenidos adaptados para hacer el evento más atractivo, mejorando la experiencia global. Por ejemplo, durante el registro, los futuros asistentes completan un formulario y responden a algunas preguntas, i.e. “¿qué contenido le interesa más?”, “¿qué tipo de sesiones del evento disfruta más?”. Esta información es luego utilizada por la tecnología de personalización para proporcionar sugerencias sobre sesiones de ponentes o inscripciones directas a contenidos que puedan resultar útiles.
Otro componente tecnológico que vale la pena considerar para un evento en línea multilingüe es la tecnología de emparejamiento. Las aplicaciones de emparejamiento agrupan a las personas según el contenido que les interesa – ya sea antes y/o durante un evento – garantizando que reciban el contenido que desean ver. Estas aplicaciones suelen incluir capacidades de chat, de modo que los grupos puedan comunicarse entre sí y compartir lo que han aprendido.
Si desea llevar sus eventos multilingües en línea al siguiente nivel, vale la pena mirar plataformas como ON24.
ON24 está diseñada para ofrecer experiencias siempre activas y personalizadas durante eventos multilingües en línea. Cuenta con un conjunto de herramientas de personalización que pueden ayudarle a impulsar la participación a gran escala – desde antes de que las personas se inscriban hasta cuando estén asistiendo a su evento en línea.
¿Quieres realmente que tu evento multilingüe en línea destaque?
Consejo profesional #2
Crea un entorno inmersivo. Algunas empresas, como VII Events, han creado recintos virtuales en 3D que los asistentes pueden recorrer, habitación por habitación, y participar en presentaciones y con otros asistentes. Si no está fuera de tu presupuesto, ¡puede valer la pena considerarlo!
Cualquier plataforma que elija, debe reducir la fricción. Por ejemplo, algunas plataformas de eventos en línea solo pueden admitir una o dos sesiones a la vez. ’Sólo después de que estas sesiones hayan concluido pueden llevarse a cabo otras, y a menudo el ponente debe salir de sus diapositivas para incorporar a otro presentador. ’Simplemente no es lo suficientemente fluido.
Idealmente, desea una plataforma que pueda proporcionar múltiples “rooms” para diferentes seminarios/sesiones de ponentes. También debe haber canales de idioma separados dentro de estas salas para que los asistentes puedan escuchar el contenido en el idioma de su elección mientras la presentación avanza en.
El otro beneficio de esta capacidad es que los asistentes pueden seleccionar y elegir eficazmente el contenido que desean escuchar.
¿Desea realmente que su evento multilingüe en línea destaque?
Consejo profesional #3
Ofrezca a los asistentes la oportunidad de estirar las piernas y establecer contactos con otros directamente a través de su plataforma. Haga que existan “salas de descanso” a las que los asistentes puedan conectarse, permanecer inactivos o relacionarse con otros presentes. También vale la pena considerar la reproducción de videos de intermedio – es decir, material detrás de cámaras, entretenimiento, cómo ha planificado el evento, bloopers, breves entrevistas con algunos de los ponentes, etc. Estas son excelentes formas de dinamizar su evento!
Al igual que lo haría con un evento presencial, sus eventos multilingües en línea deben promocionarse con suficiente antelación si desea maximizar la asistencia.
Comience por identificar a su audiencia ideal y adaptar sus mensajes para ellos. ¿Qué es lo que su evento ofrece que’ es útil para ellos? ¿Cómo puede ayudar su contenido? Al posicionar su mensaje de esta manera, anima a las personas a registrarse, ya que no’ quieren perderse nada útil y perder terreno frente a su competencia!
Una vez que haya creado sus mensajes y conseguido que la gente se registre, utilice el marketing por correo electrónico para enviar boletines regulares con varios meses de antelación, cada dos semanas. Esto no solo generará “hype” alrededor de su evento, sino que también aumentará los nuevos registros y proporcionará a los participantes contenido más interesante (que probablemente compartirán con otros).
También puede aprovechar las redes sociales para llegar a nuevas audiencias. Crear hashtags únicos y solicitar a los inscritos que utilicen esos hashtags y compartan su contenido mejorará la visibilidad de su evento y le ayudará a alcanzar nuevas audiencias.
Además, hágalo de manera abundante claro que su evento se entregará en varios idiomas en la primera oportunidad posible. Esto es crucial porque si alguien está interesado en un evento y ve que se entregará en su idioma, las probabilidades de que se inscriba aumentan astronomicamente.
Por último, considere utilizar la automatización de correo electrónico para ayudarle a crear plantillas que le permitan enviar estos correos a gran escala. La automatización le permitirá centrarse en actividades que aporten valor a la experiencia global, es decir, contacto personalizado, desarrollo del contenido exclusivo de sus miembros, trabajo de emparejamiento, conexión a través de plataformas de redes sociales y mucho más.
¿Realmente desea que su evento multilingüe en línea destaque?
Consejo profesional #4
Inicie un foro o área de discusión en línea donde todos sus asistentes puedan comunicarse con usted, los ponentes y otros asistentes. Considérelo como un base de conocimientos comunitaria que está evolucionando constantemente. Lo mejor es que sigue siendo útil incluso después de que el evento haya finalizado: utilícelo para alojar grabaciones, compartir actualizaciones sobre otros eventos próximos y responder preguntas.
Una de las mejores formas de mantener el entusiasmo alrededor de tu evento y hacerlo destacar es contar con contenido “solo para miembros” – contenido que no se puede encontrar en otro lugar y que brinda información sobre lo que cubrirá tu evento.
A la gente le disgusta perderse cosas que son relevantes para sus intereses, por lo que el contenido exclusivo para miembros puede persuadir a quienes aún no se han registrado a dar el paso. Simplemente asegúrese de bloquear este contenido detrás de un portal (incluso podría estar protegido con contraseña) para que las personas tengan para registrarse y verlo y recibirlo.
En cuanto al contenido que debe crear, elabore contenido que se centre en lo que se discutirá en el evento y proporcione información sobre los propios ponentes. Por ejemplo, podría realizar un breve desglose de uno de los temas que un ponente de su evento abordará, o incluso una breve entrevista con uno de ellos para compartir su historia y experiencia.
¿Desea realmente que su evento multilingüe en línea destaque?
Consejo profesional #5
¡Gamificación! Si desea atraer a aún más asistentes, organice mini eventos con premios (p. ej., descuentos en entradas, acceso especial a material detrás de cámaras o incluso la oportunidad de conversar personalmente con uno de los ponentes). Por ejemplo, podría pedir a los asistentes que utilicen su hashtag #inserteventname aquí en LinkedIn y Twitter para participar y luego seleccionar a uno al azar para otorgarle uno de los premios. Requiere poco esfuerzo por ambas partes, pero realmente añade un elemento interesante a su evento. Otra opción es incorporar gamificación en sus eventos – solicite a los ponentes de las sesiones de grupos de trabajo que añadan componentes interactivos a sus presentaciones, donde los asistentes puedan dibujar en pizarras o exponer sus ideas sobre el tema. Estos son solo ejemplos, pero existen muchas cosas que puede hacer. P.D. ¿Ha considerado ofrecer a sus asistentes códigos de descuento para sus productos y servicios?
Los mejores eventos multilingües en línea ofrecen múltiples perspectivas, ya que esto es lo que realmente impulsa la participación. Si su panel de ponentes está compuesto únicamente por hombres blancos de unos 60 años, solo obtendrá una visión: la de los hombres blancos de esa edad. Para proporcionar real valor a su audiencia y hacer que su evento destaque, necesita incluir expertos con perspectivas únicas y diversas – todos los cuales pueden hablar sobre el(los) tema(s) para discusión
¿Realmente quiere que su evento multilingüe en línea destaque?
Consejo profesional #6
Realice una encuesta previa al evento para determinar qué tipo de formato atraerá más a su audiencia. Así como desea un panel de ponentes diverso, necesita una variedad diversa de opciones de evento. La encuesta previa al evento le ayudará a decidir qué sería lo mejor para su audiencia, maximizando finalmente la participación.
There’s mucho que pensar y organizar un evento multilingüe en línea es muy diferente de organizar uno sin conexión.
Muchas empresas están utilizando actualmente soluciones fragmentarias; plataformas como Cisco Webex y Microsoft Teams, por ejemplo, ofrecen fantásticas herramientas de reuniones listas para usar, pero no incluyen capacidades de interpretación como estándar. Es necesario añadirlas mediante una herramienta de terceros (y aun así puede que no sea compatible con RSI).
Pero ahí es donde podemos ayudar. Nuestra plataforma, Interprefy, está diseñada para ofrecer todo lo anterior y puede ayudar a los gestores y organizadores de eventos a configurar RSI para sus eventos en cualquier idioma que necesiten.
No solo es más rentable, también podemos ofrecer intérpretes de clase mundial a través de nuestra red de proveedores de servicios lingüísticos (LSP), lo que le permite obtener los idiomas y la experiencia que necesita cuando los necesita.
Por último, nuestra plataforma se integra con las herramientas de reuniones en línea más populares (Zoom, Cisco Webex, Microsoft Teams) para ayudar a que sus eventos multilingües en línea destaquen.
¿Interesado en obtener más información? ¿Por qué no reservar una demostración y le guiaremos en un rápido recorrido por Interprefy?.