A medida que más eventos se realizan en línea, los organizadores y gerentes de eventos tradicionalmente “presenciales” se están dando cuenta de que el panorama es muy diferente.
Los fundamentos siguen siendo inalterados, pero el desafío ahora es utilizar tecnologías digitales modernas para ofrecer experiencias de eventos que sean diferentes del resto.
Para quienes no están familiarizados con la organización de eventos multilingües en línea, saber cómo hacer que sus eventos se destaquen es un verdadero punto de fricción, pero es aquí donde quizás podamos ofrecer algo de orientación.
En este blog, compartiremos varias cosas que puedes hacer para que tus eventos multilingües en línea se destaquen de la competencia.
Si bien la tecnología siempre ha sido fundamental para el éxito de los eventos, nunca ha sido tan importante elegirla correctamente. Con la transición de los eventos a la modalidad virtual, las empresas deben considerar diversos aspectos antes de seleccionar una plataforma: compatibilidad con idiomas, conectividad en la nube, resiliencia… ¡y la lista continúa!
Estas empresas también deben tener en cuenta que los eventos son cada vez más internacionales: los resultados de nuestro Event Management Trends 2020 muestran que casi dos tercios (64%) de los gerentes de eventos con los que hablamos (106) estuvieron de acuerdo en que los eventos son mucho más diversos que hace 5 años.
Por lo tanto, garantizar que los asistentes puedan escuchar el contenido del evento en su idioma preferido es fundamental. Al eliminarse las barreras de acceso offline, los eventos son mucho más accesibles para audiencias más grandes y remotas, quienes esperan poder interactuar con los ponentes y otros asistentes de nuevas maneras ( más de tres cuartas partes (78 %) de los organizadores de eventos afirmaron que este es el caso ).
Para aprovechar esta oportunidad, los organizadores de eventos deben poder ofrecer su contenido, en tiempo real, en diversos idiomas. Esto requiere interpretación simultánea remota (RSI) en tiempo real.
La mayoría de las plataformas convencionales no incluyen esta funcionalidad de serie o ofrecen un soporte limitado, ya sea en formato de traducción de texto a voz (hasta la fecha con una precisión de traducción limitada) o en transcripciones. Por consiguiente, a la hora de ofrecer una experiencia de evento excepcional, estas plataformas se quedan cortas, ya que los asistentes deben esperar para leer una traducción inexacta del contenido en su idioma de elección o descargar las transcripciones una vez finalizado el evento.
Sin embargo, aquellos que ofrecen RSI (o pueden integrarse con una plataforma RSI) garantizan que el contenido se pueda presentar, mediante un intérprete, en el idioma de preferencia de los asistentes. Esto significa que la experiencia es consistente, atractiva (ya que los asistentes escuchan en su idioma) y accesible .
¿Quieres que tu evento multilingüe online destaque?
Consejo profesional n.° 1:
Pon música de fondo y permite que los asistentes online conversen en salas de chat sobre temas específicos. Esto podría hacerse 15 o 30 minutos antes del discurso inaugural y se podría enviar un recordatorio a los asistentes para que se unan a la sala principal 5 minutos antes del inicio.
La tecnología de personalización permite a los organizadores ofrecer a los asistentes recomendaciones y contenido a medida para hacer el evento más atractivo y mejorar la experiencia general. Por ejemplo, durante el registro, los posibles asistentes completan un formulario y responden a algunas preguntas, como "¿Qué contenido le interesaría más?" o "¿Qué tipo de sesiones del evento disfruta más?". Esta información es utilizada por la tecnología de personalización para sugerir sesiones de ponentes o dirigir las inscripciones a contenido que podría resultarles útil.
Otra tecnología que vale la pena considerar para un evento en línea multilingüe es la tecnología de emparejamiento. Las aplicaciones de emparejamiento agrupan a las personas según el contenido que les interesa, ya sea antes o durante el evento, lo que garantiza que reciban el contenido que desean ver. Estas aplicaciones suelen incluir funciones de chat, para que estos grupos puedan comunicarse entre sí y compartir sus conocimientos.
Si quieres llevar tus eventos multilingües online al siguiente nivel, vale la pena echar un vistazo a plataformas como ON24 .
ON24 está diseñado para ofrecer experiencias personalizadas y siempre activas durante eventos multilingües en línea. Cuenta con un conjunto de herramientas de personalización que te ayudan a impulsar la interacción a gran escala, desde antes de que los usuarios se registren hasta que asistan a tu evento en línea.
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Consejo profesional n.° 2:
Crea un entorno inmersivo. Algunas empresas, como VII Events , han creado espacios virtuales en 3D que los asistentes pueden recorrer de sala en sala e interactuar con las presentaciones y otros asistentes. Si no se te escapa del presupuesto, ¡vale la pena considerarlo!
Independientemente de la plataforma que elija, debe reducir la fricción. Por ejemplo, algunas plataformas de eventos en línea solo admiten una o dos sesiones a la vez . Solo después de que estas sesiones hayan concluido, se pueden realizar otras, y a menudo el ponente tiene que salir de sus diapositivas para que entre otro. Simplemente no es lo suficientemente fluido.
Lo ideal es una plataforma que ofrezca varias salas para diferentes seminarios o ponencias. Estas salas también deberían contar con canales lingüísticos independientes para que los asistentes puedan escuchar el contenido en su idioma preferido mientras se desarrolla la presentación .
El otro beneficio de esta capacidad es que los asistentes pueden elegir eficazmente el contenido que desean escuchar.
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Consejo profesional n.° 3:
Ofrece a los asistentes la oportunidad de relajarse y conectar con otros directamente a través de tu plataforma. Crea salas de descanso donde los asistentes puedan conectarse, relajarse o conectar con otros asistentes. También vale la pena considerar la posibilidad de grabar vídeos del intermedio: imágenes del detrás de cámaras, entretenimiento, cómo has planificado el evento, errores tipográficos, entrevistas breves con algunos de los ponentes, etc. ¡Son una excelente manera de interrumpir tu evento!
Al igual que sucedería con un evento presencial, sus eventos en línea multilingües deben publicitarse con mucha antelación si desea maximizar la asistencia.
Empieza por identificar a tu público ideal y adapta tus mensajes a él. ¿Qué les resulta útil en tu evento? ¿Cómo puede ayudarte tu contenido? Al posicionar tu mensaje de esta manera, animas a las personas a registrarse, ya que no quieren perderse nada útil ni perder terreno frente a la competencia.
Una vez que hayas elaborado tus mensajes y conseguido que la gente se registre, utiliza el email marketing para enviar boletines informativos regulares con meses de antelación, cada dos semanas. Esto no solo generará expectación en torno a tu evento, sino que también aumentará las nuevas inscripciones y ofrecerá a los inscritos contenido más interesante (que probablemente compartirán con otros).
También puedes aprovechar las redes sociales para llegar a nuevas audiencias. Crear hashtags únicos e invitar a los inscritos a usarlos y compartir tu contenido mejorará la visibilidad de tu evento y te ayudará a llegar a nuevas audiencias.
Además, deja muy claro que tu evento se ofrecerá en varios idiomas lo antes posible. Esto es crucial, ya que si alguien está interesado en un evento y ve que se ofrecerá en su idioma , las probabilidades de que se inscriba aumentan enormemente.
Por último, considere usar la automatización de correo electrónico para crear plantillas que le permitan enviar estos correos a gran escala. La automatización le permitirá centrarse en actividades que aporten valor a la experiencia general, como la comunicación personalizada, el desarrollo de contenido exclusivo para sus miembros, el trabajo en el emparejamiento, la conexión a través de redes sociales y mucho más.
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Consejo profesional n.° 4:
Crea un foro o una zona de discusión online donde todos los asistentes puedan comunicarse contigo, con los ponentes y con otros asistentes. Considéralo una base de conocimientos comunitaria en constante evolución. Lo mejor es que sigue siendo útil incluso después de que el evento haya terminado: úsalo para grabar grabaciones, compartir novedades sobre próximos eventos y responder preguntas.
Una de las mejores formas de mantener el interés en su evento y hacer que se destaque es contar con contenido “solo para miembros”: contenido que no se puede encontrar en ningún otro lugar y que brinda una idea de lo que cubrirá su evento.
A la gente le molesta perderse información relevante para sus intereses, así que el contenido exclusivo para miembros puede convencer a quienes aún no se han registrado. Solo asegúrate de bloquear este contenido tras un portal (incluso podría estar protegido con contraseña) para que la gente tenga que registrarse para verlo y recibirlo.
En cuanto al contenido que debes crear, crea contenido que se centre en lo que se tratará en el evento y que proporcione información sobre los ponentes. Por ejemplo, podrías hacer un breve resumen de uno de los temas que tratará un ponente en tu evento, o incluso una breve entrevista con uno de ellos para compartir su historia y experiencia.
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Consejo profesional n.º 5:
¡Gamificación! Si quieres atraer a más asistentes, organiza minieventos con premios (p. ej., descuentos en entradas, acceso especial a vídeos del detrás de cámaras o incluso la oportunidad de hablar con uno de los ponentes personalmente). Por ejemplo, puedes pedir a los asistentes que usen tu hashtag #inserteventname aquí en LinkedIn y Twitter para participar y luego seleccionar uno al azar para otorgar uno de los premios. Requiere poco esfuerzo por ambas partes, ¡pero realmente añade un elemento interesante a tu evento! Otra cosa que puedes hacer es incluir la gamificación en tus eventos: pide a los ponentes de las sesiones paralelas que añadan componentes interactivos a sus charlas donde los asistentes puedan dibujar en pizarras o presentar sus ideas sobre el tema. Estos son solo ejemplos, ¡pero hay muchas cosas que puedes hacer! PD: ¿Has considerado dar a tus asistentes códigos de descuento para tus productos y servicios?
Los mejores eventos multilingües en línea ofrecen múltiples perspectivas, ya que esto es lo que realmente impulsa la participación. Si su panel de ponentes está compuesto únicamente por hombres blancos de 60 años, solo tendrá una perspectiva: la de los hombres blancos de 60 años. Para aportar real a su audiencia y que su evento destaque, debe incluir expertos con perspectivas únicas y diversas, todos ellos capaces de hablar sobre los temas a debatir.
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Consejo profesional n.° 6:
Realiza una encuesta previa al evento para determinar qué formato será más atractivo para tu público. Así como buscas un panel de ponentes diverso, necesitas una amplia gama de opciones para el evento. La encuesta previa te ayudará a decidir qué es lo mejor para tu público, maximizando así la participación.
Hay mucho que pensar y organizar un evento multilingüe en línea es muy diferente a organizar uno presencial.
Muchas empresas utilizan actualmente soluciones fragmentadas; plataformas como Cisco Webex y Microsoft Teams, por ejemplo, ofrecen excelentes herramientas de reuniones listas para usar, pero no incluyen funciones de interpretación de serie. Esto debe complementarse con el uso de una herramienta de terceros (e incluso así, podría no ser compatible con RSI).
Pero ahí es donde podemos ayudar. Nuestra plataforma, Interprefy, está diseñada para ofrecer todo lo anterior y puede ayudar a los organizadores y gestores de eventos a configurar RSI para sus eventos en cualquier idioma que necesiten.
No solo es más rentable, sino que también podemos proporcionar intérpretes de primer nivel a través de nuestra red de proveedores de servicios lingüísticos (LSP), lo que significa que puede obtener los idiomas y la experiencia que necesita cuando los necesita.
Por último, nuestra plataforma se integra con las herramientas de reuniones en línea más populares (Zoom, Cisco Webex, Microsoft Teams) para ayudar a que sus eventos en línea multilingües se destaquen.
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