Guía para aprovechar al máximo las plataformas de conferencias virtuales

Ante los desafíos que presenta el COVID-19, cada vez más eventos se llevan a cabo en línea.

Gracias a las tecnologías modernas, es más fácil que nunca para las empresas realizar reuniones, conferencias y seminarios a través de Internet.

Ya estamos viendo un cambio rápido hacia las plataformas digitales: en abril, Microsoft anunció que todos sus eventos serán "solo digitales hasta julio de 2021" debido a la pandemia de coronavirus, mientras que empresas como Apple, Facebook, IBM, Dell, Intel, SAP, Qualcomm y otras, dice Forbes , han "adoptado un cambio rápido para crear o participar en eventos en línea para conectarse con sus clientes y servirlos".

Pero si bien el futuro de los eventos es sin duda digital, “conectarse” no es tan simple como descargar una solución, activarla e invitar a los delegados a participar, especialmente para aquellos que necesitan organizar grandes eventos en varios idiomas.

Para estas empresas, la única opción real es una plataforma de conferencias en línea capaz de ofrecer eventos a gran escala y para una audiencia multilingüe.

Es posible que usted se encuentre en esta situación, pero con tantas plataformas de conferencias en línea diferentes para elegir, ¿qué debería buscar y cómo puede aprovechar al máximo la tecnología?

1. Verificar la capacidad de interpretación remota

En la situación actual, la única forma en que las empresas que organizan grandes eventos en línea para audiencias multilingües pueden ofrecer interpretación simultánea es cuando los intérpretes se conectan remotamente. Este tipo de tecnología permite a los intérpretes trabajar desde cualquier lugar sin necesidad de equipos especializados complejos y exclusivos; basta con usar una computadora portátil con micrófono y auriculares.

Con una plataforma de conferencias virtuales en funcionamiento, hay:

• No es necesario llevar equipo al lugar : los eventos se vuelven mucho más resistentes ya que si hay un problema en el lugar (es decir, el equipo deja de funcionar) o un intérprete no puede viajar (restricciones, pandemias como COVID-19), tienen la opción de trabajar de forma remota.
• Mayor flexibilidad : sus eventos ya no se limitan a una sola ubicación. Simplemente puede trasladarlos a internet y contratar a sus intérpretes habituales para que presten sus servicios a distancia. Además, al ser ahora online, más personas podrán asistir, ya que no tendrán que viajar. ¡Incluso podría organizar eventos híbridos o en grupos, con una parte presencial y otra en línea!
• Costos más bajos : no necesita pagar el viaje ni el alojamiento de los intérpretes, solo paga por sus servicios. El dinero ahorrado puede invertirse en ofrecer servicios de interpretación a más idiomas.
• Mejor calidad Ya no está limitado a intérpretes disponibles localmente, puede utilizar los mejores intérpretes del mundo, sin importar dónde vivan.

Sin embargo, tenga en cuenta que, si bien una plataforma de conferencias virtuales puede ofrecer interpretación remota, ¿cuenta el proveedor de dicha solución con una red de intérpretes de conferencias especializados entre los que pueda elegir? Contar con la plataforma es solo el primer paso; aún necesita intérpretes experimentados y altamente cualificados para presentar su contenido en los idiomas requeridos.

2. Aprende tantos idiomas como puedas

Al realizar sus eventos en línea, reduce y/o elimina algunas barreras de entrada, a saber: ubicación, tiempo y costo.

¿Pero qué pasa con el lenguaje?

Los eventos presenciales son limitados, ya que el espacio para las cabinas de interpretación es limitado, por lo que a menudo solo se eligen los idiomas más populares. Spiace, que quizás podría haber sido útil para más asistentes. Sin embargo, al realizar los eventos en línea, no tiene que preocuparse por el espacio y puede contratar a tantos intérpretes como desee. Además, al ser sus eventos en línea, ahora tiene acceso a una audiencia mucho mayor.

El dinero que ahorra en infraestructura puede utilizarse para contratar más intérpretes de conferencias, incluso para intérpretes de idiomas para pocos asistentes. Esto no solo atraerá a más personas a sus eventos en línea, sino que también los hará más inclusivos, ya que demuestra que ha considerado a todos .

¿Nuestro consejo? Verifique si su proveedor de plataforma de conferencias en línea cuenta con una red de intérpretes de nivel de conferencia (como se mencionó anteriormente) y servicios . Podrán ofrecerle un descuento como parte del paquete y proporcionarle intérpretes familiarizados con la plataforma que utiliza.

3. Verificar si se proporciona soporte técnico y/o equipo.

Llevar tus eventos a Internet requiere mucho más que una simple plataforma: necesitas un proveedor que sea capaz de ayudarte a configurarla y gestionarla.

El proveedor adecuado podrá “incorporarlo”, es decir, explicarle cómo funciona la solución, implementarla para usted y, por una pequeña tarifa adicional, brindarle soporte específico antes, durante y después de sus eventos.

Por ejemplo, ¿ellos:

• ¿Capacitarte a ti y a tu equipo sobre cómo utilizar la plataforma?
• ¿Ofrecer apoyo dedicado antes, durante y después del evento?
• ¿Ayudar a configurar algún equipo para intérpretes? (No se trata tanto de proporcionar el equipo en sí, sino de explicar cómo obtener la mejor calidad de audio/video posible con los dispositivos actuales).
• ¿Grabar audio y/o video para usar después del evento, incluso para transcripciones?

Estas son preguntas relativamente inofensivas, pero aun así es necesario plantearlas. Para sacar el máximo provecho de su plataforma de conferencias en línea, busque un proveedor que pueda ayudarle con todos los aspectos, ya que esto le facilitará muchísimo la vida.

4. Examinar las cualificaciones y el conocimiento de la materia.

Entonces, digamos que el proveedor con el que usted elige trabajar tiene una red de intérpretes de nivel de conferencia y desea contratar a algunos de ellos para un próximo evento.

Pero ¿cómo saber si estás obteniendo el mejor valor por tu dinero?

Una vez que haya realizado el trabajo diligente de configurar su plataforma de conferencias en línea (y los servicios asociados), debe asegurarse de que los intérpretes ofrecidos realmente cumplan con sus requisitos.

Algunas cosas a tener en cuenta al evaluar a los intérpretes:

• ¿Son tan hábiles y conocedores como usted necesita que sean?

Por ejemplo, ¿pueden demostrar que comprenden los temas que se tratarán en su evento? ¿Dominan la terminología? Sería inútil contratar a un intérprete que no comprenda los matices del contenido, ya que podría transmitir el material de forma incorrecta. Esto es especialmente importante para temas muy técnicos, donde el material complejo a menudo debe resumirse y explicarse con claridad al público.

• ¿Cuáles son sus calificaciones y qué nivel de experiencia necesita?

Cualquier intérprete que elija debe estar cualificado y sentirse cómodo hablando de los temas que planea presentar. También debe tener la experiencia adecuada para mantener la calma, la serenidad y la capacidad de transmitir el contenido correctamente . Por ejemplo, un intérprete experimentado podrá transmitir el contenido de forma consistente bajo presión, eliminar la información superflua y centrarse en los elementos más relevantes.

• ¿Están familiarizados con el software/las herramientas de conferencias, es decir, con la plataforma elegida?

De las preguntas planteadas hasta ahora, esta es quizás la más importante. Los mayores problemas surgen cuando un intérprete no sabe usar la tecnología disponible. Esto significa que hay que invertir en su capacitación. Normalmente, un proveedor podrá capacitar a los intérpretes en el uso de su plataforma de conferencias en línea. Además, si cuenta con una red de intérpretes, es probable que estos ya sepan usarla.

• Trabaje con un proveedor que pueda ayudarlo en cada paso del camino

En Interprefy, nos especializamos en ofrecer interpretación simultánea remota (RSI) para eventos multilingües presenciales y en línea. Ofrecemos la plataforma de RSI (o plataforma virtual para conferencias/eventos en línea) líder a nivel mundial, basada en la nube. Esta plataforma permite a los intérpretes trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento y sin necesidad de equipos especializados. Es fácil de configurar y usar, y escalable y flexible (lo que la hace adecuada para cualquier evento).

Si necesita idiomas específicos, nuestra red de proveedores de servicios lingüísticos (LSP) puede encontrar los mejores intérpretes para conferencias para que usted pueda concentrarse en que su evento sea un éxito. Incluso le brindaremos soporte técnico y experiencia para garantizar que sus eventos se desarrollen sin contratiempos.

Estamos contigo en cada paso del camino, así que si realmente estás buscando ayuda para llevar tus eventos en línea, ¿por qué no hablas con nosotros?

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