Guía para aprovechar al máximo las plataformas de conferencias virtuales

A la luz de los desafíos presentados por el COVID-19, cada vez más eventos se están realizando en línea.

Gracias a las tecnologías modernas, es más fácil que nunca que las empresas realicen reuniones, conferencias y seminarios a través de internet.

Ya estamos viendo un rápido cambio a plataformas digitales: en abril, Microsoft anunció que todos sus eventos serán “solo digitales hasta julio de 2021” debido a la pandemia de coronavirus, mientras que empresas como Apple, Facebook, IBM, Dell, Intel, SAP, Qualcomm y otras, dice Forbes, han “realizado un rápido giro para crear o participar en eventos en línea para conectar y servir a sus clientes”.

Sin embargo, aunque el futuro de los eventos es indudablemente digital, “pasar al entorno en línea” no es tan simple como descargar una solución, activarla e invitar a los delegados a participar, especialmente para quienes necesitan organizar grandes eventos en varios idiomas.

Para estas empresas, la única opción real es una plataforma de conferencias en línea capaz de ofrecer eventos a gran escala y a una audiencia multilingüe.

Puede que se encuentre en esta situación – pero con tantas plataformas de conferencias en línea diferentes para elegir, ¿qué debería buscar y cómo puede aprovechar al máximo la tecnología?

1. Verifique la capacidad de interpretación remota

En el contexto actual, la única forma en que las empresas que organizan grandes eventos en línea para audiencias multilingües pueden ofrecer interpretación simultánea es cuando los intérpretes están conectados de forma remota. Este tipo de tecnología permite a los intérpretes trabajar desde cualquier lugar, y sin necesidad de equipos especializados, propietarios y complejos – pueden simplemente usar un portátil con su micrófono y auriculares.

Con una plataforma de conferencias virtuales en funcionamiento, hay:

• No es necesario traer equipos en el sitio – los eventos se vuelven mucho más resilientes como si there’s un problema en el sitio (p.ej., el equipo deja de funcionar) o un intérprete no pudiera viajar (restricciones, pandemias como COVID-19), tienen la opción de trabajar de forma remota.
• More flexibility – your events are no longer restricted to a single location. You can simply move your events online and enlist your usual interpreters to deliver their service remotely. Also, as your events are now online, more people can attend as they are no longer restricted by travel. You could even host hybrid or cluster events – part on-site, part online!
• Costos más bajos – no necesita pagar por el viaje o alojamiento de los intérpretes, solo paga por su servicio. El dinero ahorrado puede entonces destinarse a ofrecer interpretación en más idiomas.
• Mejor calidad Ya no estás limitado a los intérpretes disponibles localmente, puedes usar a los mejores intérpretes del mundo, sin importar dónde vivan

Sin embargo, tenga en cuenta que, aunque una plataforma de conferencias virtuales pueda ofrecer interpretación remota, ¿el proveedor de dicha solución cuenta con una red de intérpretes especializados en conferencias entre los que pueda elegir? Disponer de la plataforma es solo el primer paso; aún necesita intérpretes experimentados y altamente cualificados para entregar su contenido en los idiomas requeridos.

2. Obtenga la mayor cantidad de idiomas posible

Al trasladar sus eventos en línea, reduce y/o elimina algunas barreras de acceso, a saber: ubicación, tiempo y costo.

¿Pero qué pasa con el idioma?

Los eventos presenciales están limitados porque sólo hay tanto espacio para los puestos de intérpretes, por lo que a menudo sólo se eligen los pocos idiomas más populares. Spiace, que quizás podría haber usado para más asistentes. Sin embargo, al trasladar los eventos en línea no tiene que preocuparse por el espacio y puede contar con tantos intérpretes como desee. Además, porque sus eventos están en línea, ahora tiene acceso a una audiencia mucho, mucho mayor.

El dinero que ahorra en infraestructura puede usarse para adquirir más intérpretes de nivel de conferencia, incluidos intérpretes de idiomas para solo unos pocos delegados. No solo atraerá a más personas a sus eventos en línea, sino que también los hará más inclusivos, ya que muestra que ha considerado a todos.

¿Nuestro consejo? Verifique si su proveedor de plataforma de conferencias en línea tiene una red de intérpretes de nivel de conferencia (como se mencionó arriba) y servicios. Ellos’ podrán ofrecer un descuento como parte del paquete, y proporcionar intérpretes que estén familiarizados con la plataforma que está utilizando.

3. Verifique si se proporciona soporte técnico y/o equipo

Llevar sus eventos en línea requiere mucho más que una simple plataforma – necesita un proveedor que sea capaz de ayudarle a configurarla y gestionarla.

El proveedor adecuado podrá “incorporarle” usted, es decir, explicar cómo funciona la solución, implementarla para usted y – por una pequeña tarifa adicional – proporcionar soporte dedicado antes, durante y después de sus eventos.

Por ejemplo, ¿lo harán:

• ¿Capacitar a usted y a su equipo sobre cómo usar la plataforma?
• ¿Ofrece soporte dedicado antes, durante y después del evento?
• ¿Ayudar a configurar cualquier equipo para intérpretes? (No tanto proporcionar el equipo en sí, sino explicar cómo obtener la mejor calidad de audio/video posible con los dispositivos actuales)
• ¿Grabar audio y/o video para su uso después del evento, incluyendo transcripciones?

Todas son preguntas relativamente inofensivas, pero deben hacerse de todos modos. ¡Encuentre un proveedor que pueda ayudarle en cada aspecto, ya que esto hará su vida mucho, mucho más fácil!

4. Examinar las cualificaciones y el conocimiento del tema

Supongamos que el proveedor que elija para trabajar cuenta con una red de intérpretes de nivel de conferencia y desea contratar a algunos de ellos para un próximo evento.

¿Cómo sabes si estás obteniendo el mejor valor por tu dinero?

Como usted’ha realizado el trabajo diligente de configurar su plataforma de conferencias en línea (y los servicios asociados), debe asegurarse de que los intérpretes ofrecidos realmente cumplan con sus requisitos.

Algunas consideraciones a tener en cuenta al evaluar a los intérpretes:

• ¿Son tan capacitados y conocedores como necesita?

Por ejemplo, ¿pueden demostrar que comprenden los temas que se discutirán en su evento? ¿Dominarán la terminología? Sería inútil contratar a un intérprete que no entienda los matices del contenido, ya que podría transmitir el material de manera incorrecta. Esto es particularmente importante para asuntos altamente técnicos, donde el material complejo a menudo debe condensarse y explicarse claramente a la audiencia.

• ¿Cuáles son sus cualificaciones y qué nivel de experiencia necesita?

Cualquier intérprete que elija debe estar cualificado a un nivel en el que se sienta cómodo hablando sobre los temas que planea presentar. También debe contar con el nivel de experiencia adecuado para que estén tranquilos, serenos y capaces de entregar contenido en el correcto modo. Por ejemplo, un intérprete experimentado podrá entregar de manera constante bajo presión, y podrá eliminar el contenido superfluo y centrarse en los elementos más pertinentes.

• ¿Están familiarizados con el software/herramientas de conferencias – es decir, su plataforma elegida?

De las preguntas hasta ahora, esta es quizás la más importante. Los mayores problemas surgen cuando un intérprete no sabe cómo usar la tecnología que tiene implementada. Esto significa que debe invertir dinero para capacitarlos. Normalmente, un proveedor podrá entrenar a los intérpretes sobre cómo utilizar su plataforma de conferencias en línea. Además, si cuentan con una red de intérpretes, es probable que estos ya sepan cómo usarla.

• Trabaje con un proveedor que pueda ayudarle en cada paso del camino

En Interprefy, nos especializamos en proporcionar interpretación simultánea remota (RSI) para eventos multilingües presenciales y en línea. Proporcionamos la plataforma RSI basada en la nube líder del mundo’ (o plataforma de conferencias virtuales/eventos en línea). Permite a los intérpretes trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento, y sin equipos especializados, es’ fácil de configurar y usar, y es’ escalable y flexible (lo que la hace adecuada para cualquier evento).

Si necesita idiomas específicos, nuestra red de proveedores de servicios lingüísticos (LSP) puede encontrar los mejores intérpretes de nivel de conferencia para que pueda centrarse en que su evento sea excelente. Incluso proporcionaremos soporte técnico y experiencia para garantizar que sus eventos se desarrollen sin problemas.

Estamos con usted en cada paso del camino, así que si realmente está buscando ayuda para llevar sus eventos en línea – ¿por qué no habla con nosotros?

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