Muchos consideran a Cleopatra como la primera planificadora de eventos registrada en la historia. Ella conocía el valor de reunir a la gente para celebraciones, anuncios y otras ocasiones. Famosamente, convirtió la reunión con el general romano Marco Antonio en un evento fabuloso. Cleopatra entró a la reunión flotando por el Nilo en el equivalente antiguo de un yate de lujo — mientras vestía como la diosa Venus. Hablando de hacer una entrada.
El objetivo de Cleopatra al reunirse con Marco Antonio era claro: quería establecer una conexión cercana con él. ¿El resultado de su evento? Su dinastía continuó viviendo un día más. Desde festivales estacionales hasta la fiesta moderna de Año Nuevo, los eventos han mantenido el mismo objetivo subyacente: construir conexiones y reunir a la gente para una experiencia compartida.
Si bien el objetivo de los eventos no ha cambiado, la inversión significativa requerida para crear eventos empresariales modernos significa que hay más en juego. Esto es especialmente cierto hoy, con una amplia gama de herramientas tecnológicas que facilitan muchas partes de la gestión de eventos.
Los eventos híbridos y virtuales llevan esto mucho más lejos, ya que muchos (si no todos) los asistentes experimentan el evento a través de sus dispositivos. Además de ser accesibles mediante dispositivos, los eventos en línea pueden unirse desde casi cualquier parte del mundo. Esto brinda a las empresas la oportunidad de alcanzar audiencias a gran escala. ¿Pero alcanzar la mayor audiencia posible es un signo de un evento exitoso? Algunas empresas ciertamente se benefician al organizar eventos más pequeños que generan conexiones más profundas y experiencias de networking más significativas.
Con tantos factores cambiantes y modelos de negocio en juego, consideremos cómo ha evolucionado el “éxito” de los eventos para adaptarse al entorno empresarial contemporáneo.
¿Cuáles son los objetivos de su evento? ¿Y cómo sabe cuándo lo ’ha logrado? Responder a estas preguntas le proporcionará una idea de lo que significa el éxito para su empresa. Pero, para determinar el éxito, primero debe elegir las métricas apropiadas que rastreen su progreso en la consecución de los objetivos de su evento.
A continuación, algunos de los indicadores más importantes para medir el éxito de los eventos modernos:
Medir el número de personas que asisten a su evento es una forma sencilla de determinar el éxito. Pero al contabilizar la asistencia, debe hacerse una distinción entre quienes se inscribieron y quienes realmente asistieron — como Bizzado research muestra, que solo la mitad de los asistentes registrados suelen presentarse el día del evento.
Al evaluar el número de participantes, considere cuántos asistentes abandonan su evento antes de que concluya oficialmente. Aunque es natural que las personas se desconecten durante los eventos, podría tener un problema de compromiso si un número significativo de asistentes abandona el evento.
Si está organizando un evento de pago, la rentabilidad y el retorno de la inversión son extremadamente importantes.
Con una contabilidad adecuada, esta métrica debería ser fácil de determinar. Simplemente sume todos sus ingresos y luego reste sus costos operativos. Un evento exitoso habrá generado una ganancia saludable.
El impacto del evento también puede medirse por cuántos asistentes hablan de sus experiencias. Dado que la mayoría de las audiencias están conectadas digitalmente, el seguimiento de menciones en redes sociales le brinda un indicador en tiempo real del éxito del evento. El número de menciones positivas o negativas proporciona una métrica cuantitativa, mientras que la lectura de las publicaciones de los asistentes le ofrecerá datos cualitativos sobre cómo los participantes perciben su evento.
For easy social media tracking, share your event handle and encourage participants to use a simple and event-specific hashtag. Apart from looking at posts, sentiment analysis and engagement metrics are important to determining how audiences engage with events.
For virtual and hybrid events, the quality and quantity of data generated can be an indicator of success. If your goal is to improve your event, for example, then generating data on audience engagement is critical to achieving your goal. Or, if you’re using events to reach new prospects, then collecting prospect data is central to understanding and then converting these prospects.
But quality is extremely important here, as low-quality data will cause more harm than good. For example, poor data capture can create an incomplete picture of prospects. This can lead to bad customer experiences as you use inappropriate messaging to target these customers.
Si utiliza eventos para crear prospectos de ventas, el éxito del evento puede medirse por la cantidad de contactos generados. Dado que no todos los contactos se convierten, la forma en que califica y atribuye sus contactos es un factor crucial al usar esta métrica. Contar contactos no calificados, por ejemplo, puede darle una percepción errónea del éxito del evento.
Otra forma de medir el éxito es comparar el costo por adquisición de contactos (CPA) de los eventos con sus otras estrategias de generación de leads. Esto le proporcionará una buena idea de si su dinero se gasta mejor en otro lugar.
¿Cómo sabes si los asistentes disfrutaron de tu evento? Tú les preguntas.
Las encuestas son una táctica directa para obtener retroalimentación de los participantes sobre los eventos. Dependiendo de la información que busque, las encuestas pueden enviarse antes, durante o después de los eventos. Para mejorar las tasas de respuesta, mantenga las encuestas breves y fáciles de responder. Con la plataforma de eventos adecuada, las encuestas pueden implementarse sin problemas en eventos virtuales e híbridos.
For greater insights into attendee satisfaction, consider framing your questions so that you can determine your Net Promoter Score (NPS). This involves asking audiences key questions relating to how likely they are to recommend your event.
El éxito del evento puede juzgarse por la calidad de la conversación y la experiencia temática de su ponente. Por eso la inclusión y la diversidad se han convertido en indicadores de eventos de alta calidad. Cuanto más diverso sea su panel de ponentes, más conversaciones se beneficiarán de una gran cantidad de ideas, perspectivas y experiencias. Cuando las personas se ven representadas, también es más probable que asistan a su evento.
Al revisar su último evento, pregúntese: ¿fueron los asistentes y ponentes suficientemente representativos de voces y experiencias diversas? ¿Y se les dio a esas diferentes voces tiempo y espacio iguales para transmitir su mensaje?
A medida que los eventos virtuales se vuelven más sofisticados, los organizadores de eventos deben centrarse en la calidad de audio y video. En el camino hacia la excelencia técnica, el éxito puede medirse por la cantidad (o ausencia) de problemas y tiempo de inactividad. En particular, los organizadores de eventos deben prestar atención a la calidad de audio y video, la calidad de transmisión y la facilidad con la que se accede a su evento.
Estrategias para mejorar la participación de la audiencia, como la gamificación, a menudo requieren múltiples herramientas digitales. Qué tan fluidamente se integran estas herramientas es otra medida del éxito del evento.
Conociendo qué métricas emplear es solo el primer paso para medir el rendimiento del evento. El siguiente paso implica evitar los conceptos erróneos y errores comunes que los gestores de eventos cometen al evaluar el éxito del evento. Aquí hay algunos de ellos:
El auge de los eventos híbridos y virtuales ha transformado lo que significa que un evento sea exitoso. En lugar de centrarse únicamente en el número de asistentes, factores como la inclusividad y el nivel de compromiso se han vuelto críticos para organizar eventos de alto calibre. Este cambio refleja una transición hacia experiencias de eventos significativas, donde los asistentes se sienten reconocidos y comprometidos.
Junto a la generación de una asistencia significativa, las prioridades de la empresa anfitriona abarcan desde contar con las personas adecuadas en los eventos hasta obtener un retorno de inversión saludable. Para los gestores de eventos, las métricas compartidas anteriormente son invaluables para alcanzar los objetivos de la empresa y garantizar una asistencia significativa.
Sin embargo, existe una diferencia entre saber qué métricas rastrear y contar con las herramientas para medir realmente el éxito de un evento. Afortunadamente, muchas tecnologías digitales y socios de soluciones pueden ayudarle a impulsar el éxito y desbloquear experiencias de eventos significativas.
Los eventos virtuales e híbridos permiten a las empresas alcanzar audiencias multinacionales masivas. Para crear experiencias significativas para audiencias globales, las empresas necesitan una forma de romper las barreras lingüísticas y presentar sus eventos en el idioma principal de cada participante’s. Eso’s donde intervenimos.
En Interprefy, ofrecemos una plataforma de interpretación basada en la nube para eventos en línea, híbridos y presenciales. Nuestra solución de interpretación simultánea remota permite la interpretación en tiempo real y se integra con cualquier plataforma de eventos, garantizando que los asistentes disfruten de la misma experiencia de alta calidad — sin importar el idioma que hablen.
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