Métricas de rendimiento de eventos: cómo está cambiando la medición del éxito

Muchos consideran a Cleopatra como la primera planificadora de eventos registrada en la historia. Ella comprendía el valor de reunir a las personas para celebraciones, anuncios y otras ocasiones. Famosamente, convirtió la reunión con el general romano Marco Antonio en un evento fabuloso. Cleopatra ingresó a la reunión flotando por el Nilo en el equivalente antiguo de un yate de lujo — mientras estaba vestida como la diosa Venus. Hablemos de una entrada triunfal.

El objetivo de Cleopatra’s al reunirse con Marco Antonio era claro: quería establecer una conexión estrecha con él. ¿El resultado de su evento? Su dinastía continuó existiendo un día más. Desde festivales estacionales hasta la moderna fiesta de New Year’s, los eventos han mantenido el mismo objetivo subyacente: crear conexiones y reunir a las personas para una experiencia compartida.

Aunque el objetivo de los eventos no ha cambiado, la inversión significativa requerida para crear eventos empresariales modernos implica que hay más en juego. Esto es especialmente cierto hoy, con una amplia gama de herramientas tecnológicas que facilitan muchas partes de la gestión de eventos.

Los eventos híbridos y virtuales llevan esto mucho más lejos, ya que muchos (si no todos) los asistentes experimentan el evento a través de sus dispositivos. Además de acceder mediante dispositivos, los eventos en línea pueden unirse desde casi cualquier lugar del planeta. Esto brinda a las empresas la oportunidad de alcanzar audiencias a gran escala. ¿Pero alcanzar la mayor audiencia posible es un signo de un evento exitoso? Algunas empresas sin duda se benefician al organizar eventos más pequeños que generan conexiones más profundas y experiencias de networking más significativas.

Con tantos factores cambiantes y modelos de negocio en juego, consideremos cómo ha evolucionado el “éxito” de los eventos para adaptarse al entorno empresarial contemporáneo.

¿Qué indicadores de éxito debe priorizar?

¿Cuáles son los objetivos de su evento? ¿Y cómo sabe cuándo lo ’ha logrado? Responder a estas preguntas le proporcionará una idea de lo que significa el éxito para su empresa. Pero, para determinar el éxito, primero debe elegir las métricas apropiadas que rastreen su progreso en la consecución de los objetivos de su evento.

A continuación, algunos de los indicadores más importantes para medir el éxito de los eventos modernos:

1. Número de asistentes

Medir el número de personas que asisten a su evento es una forma sencilla de determinar el éxito. Pero al contar la asistencia, se debe hacer una distinción entre quienes se inscribieron y quienes realmente asistieron — como Bizzado research muestra, solo la mitad de los asistentes registrados suelen presentarse el día del evento.

Al evaluar el número de participantes, considere cuántos asistentes abandonan su evento antes de que concluya oficialmente. Mientras que es natural que las personas se desconecten durante los eventos, podría tener un problema de compromiso si un número significativo de asistentes abandona el evento.

2. Ingresos o boletos vendidos

Si está organizando un evento de pago, la rentabilidad y el retorno de la inversión son extremadamente importantes.

Con la contabilidad adecuada, este indicador debería ser fácil de determinar. Simplemente sume todos sus ingresos y luego reste sus costos generales. Un evento exitoso generará un beneficio saludable.

3. Actividad y cobertura en redes sociales

El impacto del evento también puede medirse por cuántos asistentes hablan de sus experiencias. Dado que la mayoría de las audiencias están conectadas digitalmente, el seguimiento de menciones en redes sociales le brinda un indicador en tiempo real del éxito del evento. El número de menciones positivas o negativas proporciona una métrica cuantitativa, mientras que la lectura de las publicaciones de los asistentes le ofrecerá datos cualitativos sobre cómo los participantes perciben su evento.

For easy social media tracking, share your event handle and encourage participants to use a simple and event-specific hashtag. Apart from looking at posts, sentiment analysis and engagement metrics are important to determining how audiences engage with events.

4. Datos generados

Para eventos virtuales e híbridos, la calidad y la cantidad de datos generados pueden ser un indicador de éxito. Si su objetivo es mejorar su evento, por ejemplo, generar datos sobre la participación de la audiencia es fundamental para alcanzar su objetivo. O, si está utilizando eventos para llegar a nuevos prospectos, la recopilación de datos de prospectos es esencial para comprender y luego convertir a esos prospectos.

Pero la calidad es extremadamente importante aquí, ya que los datos de baja calidad causarán más daño que beneficio. Por ejemplo, una captura de datos deficiente puede crear una imagen incompleta de los prospectos. Esto puede conducir a malas experiencias de cliente al usar mensajes inapropiados para dirigirse a esos clientes.

5. Generación de clientes potenciales

Si está utilizando eventos para crear prospectos de ventas, el éxito del evento puede medirse por la cantidad de contactos generados. Dado que no todos los contactos se convierten, la forma en que califica y atribuye sus contactos es un factor crucial al utilizar esta métrica. Contar contactos no calificados, por ejemplo, puede darle una percepción errónea del éxito del evento.

Otra forma de medir el éxito es comparar el costo por adquisición de contactos (CPA) de los eventos con sus otras estrategias de generación de contactos. Esto le proporcionará una buena idea de si su dinero se gasta mejor en otro lugar.

6. Felicidad y satisfacción de los asistentes

¿Cómo sabes si los asistentes disfrutaron de tu evento? Tú les preguntas.

Las encuestas son una táctica directa para obtener retroalimentación de los participantes sobre los eventos. Dependiendo de la información que busque, las encuestas pueden enviarse antes, durante o después de los eventos. Para mejorar las tasas de respuesta, mantenga las encuestas breves y fáciles de responder. Con la plataforma de eventos adecuada, las encuestas pueden implementarse sin problemas en eventos virtuales e híbridos.

For greater insights into attendee satisfaction, consider framing your questions so that you can determine your Net Promoter Score (NPS). This involves asking audiences key questions relating to how likely they are to recommend your event.

7. Inclusión y diversidad

El éxito del evento puede juzgarse por la calidad de la conversación y la experiencia temática de su ponente’s. Por eso la inclusión y la diversidad se han convertido en indicadores de eventos de alta calidad. Cuanto más diverso sea su panel de ponentes, más conversaciones se beneficiarán de una gran cantidad de ideas, perspectivas y experiencias. Cuando las personas se ven representadas, también tienen más probabilidades de asistir a su evento.

Al revisar su último evento, pregúntese: ¿fueron los asistentes y ponentes suficientemente representativos de voces y experiencias diversas? ¿Y se les dio a esas diferentes voces tiempo y espacio iguales para transmitir su mensaje?

8. Éxito técnico

A medida que los eventos virtuales se vuelven más sofisticados, los organizadores de eventos deben centrarse en la calidad de audio y video. En el camino hacia la excelencia técnica, el éxito puede medirse por la cantidad (o ausencia) de problemas y tiempo de inactividad. En particular, los organizadores de eventos deben prestar atención a la calidad de audio y video, la calidad de transmisión y la facilidad con la que se accede a su evento.

Estrategias para mejorar la participación de la audiencia, como la gamificación, a menudo requieren múltiples herramientas digitales. Qué tan fluidamente se integran estas herramientas es otra medida del éxito del evento.

Errores comunes al medir el éxito de un evento

Conociendo qué métricas emplear es solo el primer paso para medir el rendimiento del evento. El siguiente paso implica evitar los conceptos erróneos y errores comunes que los gestores de eventos cometen al evaluar el éxito del evento. Aquí hay algunos de ellos:

• Enredarse en métricas superficiales — No se centre en métricas que solo hacen que su evento parezca exitoso. En su lugar, concéntrese en mediciones precisas y significativas que proporcionen una indicación real del éxito del evento.
• Pasar por alto los datos cualitativos — Algunas métricas de eventos son difíciles de cuantificar. La experiencia de los asistentes, la accesibilidad, la inclusión y la calidad de la transmisión son ejemplos de factores cualitativos que no deben ser descuidados.
• Medir la experiencia de solo un tipo determinado de asistente — las experiencias de la audiencia pueden diferir entre demografías. Si tienes audiencias multilingües, por ejemplo, los participantes de habla inglesa pueden tener comentarios diferentes a los asistentes de habla española. En este caso, obtener información de ambos segmentos de la audiencia es clave para comprender cómo se recibió tu evento de manera integral.
• Descuidar ‘el panorama general’ — la hiper-focalización en un conjunto limitado de métricas puede conducir al fracaso en otras áreas. Si organiza un evento bien asistido pero de baja calidad, por ejemplo, centrarse en la venta de entradas puede hacer que pase por alto el bajo nivel de experiencias del evento. Ofrecer eventos deficientes puede conducir a una menor venta de entradas en el futuro.
• Medir lo incorrecto — elegir la métrica equivocada puede distorsionar el éxito del evento. Por ejemplo, rastrear la participación en una plataforma de redes sociales que su audiencia rara vez usa puede crear la impresión de que los asistentes no están participando en su evento.

Refinando nuestra comprensión del éxito de los eventos

El auge de los eventos híbridos y virtuales ha transformado lo que significa que un evento sea exitoso. En lugar de centrarse únicamente en el número de asistentes, factores como la inclusividad y el nivel de compromiso se han vuelto críticos para organizar eventos de alto calibre. Este cambio refleja una transición hacia experiencias de eventos significativas, donde los asistentes se sienten reconocidos y comprometidos.

Junto a la generación de una asistencia significativa, las prioridades de la empresa anfitriona abarcan desde contar con las personas adecuadas en los eventos hasta obtener un retorno de inversión saludable. Para los gestores de eventos, las métricas compartidas anteriormente son invaluables para alcanzar los objetivos de la empresa y garantizar una asistencia significativa.

Sin embargo, existe una diferencia entre saber qué métricas rastrear y contar con las herramientas para medir realmente el éxito de un evento. Afortunadamente, muchas tecnologías digitales y socios de soluciones pueden ayudarle a impulsar el éxito y desbloquear experiencias de eventos significativas.

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