Repensando el éxito de los eventos: cómo las métricas de rendimiento de los eventos están cambiando para mejor

Muchos consideran a Cleopatra la primera organizadora de eventos de la historia. Conocía el valor de reunir a la gente para celebraciones, anuncios y otras ocasiones. Famosamente, convirtió su encuentro con el general romano Marco Antonio en un evento fabuloso. Cleopatra entró en la reunión navegando por el Nilo en el equivalente antiguo de un yate de lujo, vestida como la diosa Venus. ¡Menuda entrada! El

objetivo de Cleopatra al conocer a Marco Antonio era claro: quería forjar una conexión cercana con él. ¿El resultado de su evento? Su dinastía perduró un día más. Desde los festivales de temporada hasta la moderna fiesta de Año Nuevo, los eventos han mantenido el mismo objetivo subyacente: crear conexiones y unir a la gente para una experiencia compartida.

Si bien el objetivo de los eventos no ha cambiado, la importante inversión que se requiere para crear eventos empresariales modernos significa que hay más en juego. Esto es especialmente cierto hoy en día, con una amplia gama de herramientas tecnológicas que facilitan muchos aspectos de la gestión de eventos. Los eventos híbridos

y virtuales llevan esto mucho más allá, ya que muchos (si no todos) los asistentes experimentan el evento a través de sus dispositivos. Además de poder acceder a los eventos en línea a través de dispositivos, se puede participar desde prácticamente cualquier lugar del mundo. Esto ofrece a las empresas la oportunidad de llegar a audiencias a gran escala. Pero ¿es alcanzar la mayor audiencia posible un indicador de éxito en un evento? Algunas empresas se benefician sin duda de organizar eventos más pequeños que generan conexiones más profundas y experiencias de networking más significativas.

Con tantos factores y modelos de negocio cambiantes en juego, analicemos cómo ha evolucionado el éxito de los eventos para adaptarse al entorno empresarial actual.

¿En qué métricas de éxito debería centrarse?

¿Cuáles son los objetivos de tu evento? ¿Y cómo sabes si los has alcanzado? Responder a estas preguntas te dará una idea de lo que significa el éxito para tu negocio. Pero para determinarlo, primero debes elegir las métricas adecuadas que midan tu progreso en el logro de los objetivos de tu evento.

A continuación se presentan algunas de las métricas más importantes para medir el éxito de los eventos modernos:

1. Número de asistentes

Medir la asistencia a tu evento es una forma sencilla de determinar el éxito. Sin embargo, al contabilizar la asistencia, es necesario distinguir entre quienes se inscribieron y quienes realmente asistieron. Como un estudio de Bizzado , solo la mitad de los asistentes registrados suelen presentarse el día del evento.

Al evaluar la cantidad de participantes, considera cuántos abandonan el evento antes de su finalización oficial. Si bien es normal que la gente cierre sesión durante los eventos, podrías tener un problema de participación si un número significativo de asistentes abandona el evento.

2. Ingresos o entradas vendidas

Si organiza un evento de pago, la rentabilidad y el retorno de la inversión (ROI) son fundamentales.

Con una contabilidad adecuada, esta métrica debería ser fácil de determinar. Simplemente sume todos sus ingresos y reste los gastos generales. Un evento exitoso generará una ganancia considerable.

3. Actividad y cobertura en redes sociales

El impacto del evento también se puede medir por la cantidad de asistentes que comparten sus experiencias. Dado que la mayoría de las audiencias están conectadas digitalmente, el seguimiento de las menciones en redes sociales proporciona un indicador en tiempo real del éxito del evento. El número de menciones positivas o negativas proporciona una métrica cuantitativa, mientras que leer las publicaciones de los asistentes proporciona datos cualitativos sobre la opinión de los participantes respecto a su evento.

Para facilitar el seguimiento en redes sociales, comparte el perfil de tu evento y anima a los participantes a usar un hashtag sencillo y específico para el evento. Además de revisar las publicaciones, el análisis de sentimiento y las métricas de interacción son importantes para determinar cómo interactúa el público con los eventos.

4. Datos generados

En eventos virtuales e híbridos, la calidad y cantidad de datos generados pueden ser un indicador de éxito. Si su objetivo es mejorar su evento, por ejemplo, generar datos sobre la participación del público es fundamental para lograrlo. Si utiliza eventos para llegar a nuevos clientes potenciales, recopilar datos de estos es fundamental para comprenderlos y convertirlos.

Sin embargo, la calidad es fundamental, ya que los datos de baja calidad pueden causar más perjuicios que beneficios. Por ejemplo, una captura deficiente de datos puede generar una imagen incompleta de los clientes potenciales. Esto puede generar malas experiencias, ya que se utilizan mensajes inapropiados para dirigirse a ellos.

5. Generación de clientes potenciales

Si utiliza eventos para generar prospectos de ventas, su éxito se puede medir por la cantidad de leads generados. Dado que no todos los leads se convierten, la forma en que los califica y atribuye es un factor crucial al usar esta métrica. Contar leads no calificados, por ejemplo, puede generar una falsa impresión de éxito.

Otra forma de medir el éxito es comparar el coste por adquisición de leads (CPA) de los eventos con el de otras estrategias de generación de leads. Esto le dará una idea clara de si su inversión se está invirtiendo mejor en otras áreas.

6. Felicidad y satisfacción de los asistentes

¿Cómo sabes si los asistentes disfrutaron de tu evento? Pregúntales.

Las encuestas son una táctica directa para obtener la opinión de los participantes sobre los eventos. Dependiendo de la información que se busque, se pueden enviar antes, durante o después de los eventos. Para mejorar las tasas de respuesta, las encuestas deben ser breves y fáciles de responder. Con la plataforma de eventos adecuada, las encuestas se pueden implementar sin problemas en eventos virtuales e híbridos.

Para comprender mejor la satisfacción de los asistentes, considere formular sus preguntas para determinar su Net Promoter Score (NPS). Esto implica plantear a la audiencia preguntas clave sobre la probabilidad de que recomienden su evento.

7. Inclusión y diversidad

El éxito de un evento se puede juzgar por la calidad de la conversación y la experiencia del ponente. Por eso, la inclusión y la diversidad se han convertido en indicadores de eventos de alta calidad . Cuanto más diverso sea el panel de ponentes, más se beneficiarán las conversaciones de una riqueza de perspectivas, conocimientos y experiencias. Cuando las personas se sienten representadas, también es más probable que asistan a su evento.

Al analizar su último evento, pregúntese: ¿Fueron los asistentes y ponentes suficientemente representativos de diversas voces y experiencias? ¿Se les dio a estas diferentes voces el mismo tiempo y espacio para transmitir su mensaje?

8. Éxito técnico

A medida que los eventos virtuales se vuelven más sofisticados, los organizadores de eventos deben trabajar en la calidad de audio y video. En el camino hacia la excelencia técnica, el éxito se mide por la cantidad (o ausencia) de problemas y tiempos de inactividad. En particular, los organizadores de eventos deben prestar atención a la calidad de audio y video, la calidad de la transmisión y la facilidad de acceso a su evento.

Las estrategias para mejorar la participación del público, como la gamificación, suelen requerir múltiples herramientas digitales. La fluidez con la que se integran estas herramientas es otro indicador del éxito del evento.

Errores comunes al medir el éxito de un evento

Saber qué métricas emplear es solo el primer paso para medir el rendimiento de un evento. El siguiente paso consiste en evitar los errores y conceptos erróneos comunes que cometen los gestores de eventos al evaluar su éxito. A continuación, se presentan algunos:

• Dejarse llevar por métricas vanidosas: no se centre en métricas que solo hagan que su evento parezca exitoso. Enfóquese en mediciones precisas y significativas que proporcionen una indicación real del éxito del evento.
• Ignorar los datos cualitativos: algunas métricas de eventos son difíciles de cuantificar. La experiencia de los asistentes, la accesibilidad, la inclusión y la calidad de la transmisión son ejemplos de factores cualitativos que no deben descuidarse.
• Medir la experiencia de solo un tipo específico de asistente: las experiencias de la audiencia pueden variar según el grupo demográfico. Si tiene un público multilingüe, por ejemplo, los participantes angloparlantes podrían tener una retroalimentación diferente a la de los hispanohablantes. En este caso, obtener información de ambos segmentos de audiencia es clave para comprender la recepción integral de su evento.
• Descuidar el panorama general —centrarse excesivamente en un conjunto limitado de métricas— puede llevar al fracaso en otras áreas. Por ejemplo, si organiza un evento con mucha asistencia pero de baja calidad, centrarse en la venta de entradas puede hacer que pase por alto la mala calidad de la experiencia. Organizar eventos deficientes puede resultar en una menor venta de entradas en el futuro.
• Medir lo incorrecto: elegir la métrica incorrecta puede distorsionar el éxito del evento. Por ejemplo, monitorear la interacción en una plataforma de redes sociales que tu audiencia usa poco puede dar la impresión de que los asistentes no interactúan con tu evento.

Refinando nuestra comprensión del éxito de los eventos

El auge de los eventos híbridos y virtuales ha transformado el concepto de éxito de un evento. En lugar de centrarse únicamente en el número de asistentes, factores como la inclusión y el nivel de participación se han vuelto cruciales para organizar eventos de alto nivel. Este cambio refleja una transición hacia experiencias significativas donde los asistentes se sientan reconocidos y comprometidos.

Además de generar una asistencia significativa, las prioridades de la empresa organizadora abarcan desde la asistencia de las personas adecuadas a los eventos hasta la obtención de un buen retorno de la inversión. Para los organizadores de eventos, las métricas mencionadas anteriormente son invaluables para alcanzar los objetivos de la empresa y garantizar una asistencia significativa.

Pero existe una diferencia entre saber qué métricas monitorear y tener las herramientas para medir el éxito del evento. Afortunadamente, muchos socios en tecnologías y soluciones digitales pueden ayudarle a impulsar el éxito y a crear experiencias significativas en sus eventos.

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