Los consumidores han experimentado recientemente un cambio dramático en sus expectativas. Cada vez más, los consumidores esperan experiencias digitales de primera. Las organizaciones se apresuran a actualizar sus ofertas y la industria de eventos no es una excepción. Pero, como Investigación de McKinsey muestra, las empresas solo disponen de un corto período de transición antes de que nos establezcamos en la “nueva normalidad”
Entonces, ¿cómo serán los eventos en línea bajo la “nueva normalidad”? En su nuevo libro, Reinventing Live, el emprendedor y experto en eventos Marco Giberti predice que los eventos en línea se volverán significativamente más sofisticados. Él escribe que “Los eventos y seminarios virtuales post‑Covid serán irreconocibles. Será como comparar la televisión tradicional con la transmisión en línea.”
Pronto, los organizadores ya no podrán salirse con la suya con eventos poco profesionales que “parezcan una videollamada deficiente”. Junto con estos cambios en las expectativas de los clientes, los organizadores de eventos enfrentan otro desafío que afecta el éxito del evento: la fatiga de Zoom.
Con el auge del trabajo remoto, los espectadores pasan cada vez más tiempo en reuniones en línea. Esto puede resultar agotador y afectar la motivación de su audiencia para asistir a eventos virtuales. Después de una larga jornada laboral, ¿quién quiere pasar más tiempo frente a su portátil?
Para adaptarse a la nueva normalidad y superar la fatiga de Zoom, los organizadores de eventos deben crear experiencias virtuales atractivas que capten la atención del espectador. Basándose en algunos de los mejores eventos en línea recientes, hemos reunido seis pasos clave para mejorar sus eventos en línea. Vamos a profundizar.
Mejorar la calidad de su transmisión es el paso más importante para crear eventos más profesionales. Esto se puede lograr aumentando su presupuesto de equipamiento. Cámaras Full HD y 4K, por ejemplo, le ayudarán a ofrecer experiencias visuales nítidas. Según su ubicación y el tipo de evento, puede alquilar equipos, ahorrando el capital necesario para adquirir su propio material.
Una vez que haya asegurado el equipo adecuado, contratar soporte técnico es clave para garantizar que su equipamiento se utilice de manera óptima y que su transmisión esté libre de errores técnicos. También puede utilizar una plataforma de videoconferencias que le permita comprobar la calidad de su transmisión y que ofrezca soporte técnico. Interprefy, por ejemplo, cuenta con una función de prueba previa a la llamada que brinda a los participantes de la reunión una vista previa completa de su audio y video, la configuración de su computadora y la velocidad de internet — esto ayuda a los participantes a verificar la calidad de la transmisión de sonido y video. Ensayar el evento y experimentar con la ubicación de cámaras y micrófonos también puede mejorar su transmisión.
Una vez dominados estos elementos, puede intentar mejorar la calidad de producción incluyendo más ángulos de cámara e incorporando material de apoyo (imágenes secundarias) en su transmisión. Otra forma de garantizar que sus participantes cuenten con una velocidad de internet fiable es animarlos a conectarse a la red mediante un cable Ethernet. Estos cables ofrecen una conexión de banda ancha superior a la del Wi‑Fi, por lo que deberían ser utilizados por los ponentes del evento.
Si bien requiere un mayor esfuerzo inicial, la incorporación de sus ponentes le ayuda a crear eventos coordinados. Por ejemplo, puede proporcionar a los participantes kits de ponentes que incluyan resúmenes del evento, horarios y guiones introductorios. Además de comprender la estructura del evento’s, los ponentes deben recibir capacitación sobre cómo utilizar su plataforma de eventos. Esto conducirá a una experiencia sin fricciones y permitirá que sus ponentes aprovechen al máximo las funciones de su plataforma’s.
Otra estrategia para garantizar experiencias de ponencia exitosas es compartir un lista de verificación de etiqueta para ponentes que detalla las mejores prácticas de presentación en línea, como la iluminación, los ángulos de la cámara web y silenciar los micrófonos cuando no se está presentando.
Relacionado con el paso anterior de mejora de la calidad de transmisión, no debe descartar el envío de equipos a ponentes remotos. Aunque esto pueda requerir cierta incorporación técnica, conducirá a una presentación superior a la que pueden ofrecer las webcams y los micrófonos de portátil.
Su audiencia asistirá a su evento usando diferentes dispositivos y con distintos niveles de alfabetización digital. Para facilitar la participación, los organizadores de eventos deben atender estas discrepancias. Esto se puede lograr proporcionando recursos que ayuden a los asistentes a acceder y luego navegar su evento. Esto puede incluir una sección de preguntas frecuentes, junto con una guía para usar herramientas y funciones del evento para la audiencia, como salas de chat. Interprefy, por ejemplo, tiene una Base de Conocimientos que incluye guías de usuario y consejos de solución de problemas.
Mientras los recordatorios automáticos pueden ayudar a los asistentes a seguir el programa del evento, algo tan simple como una redacción clara y concisa puede proporcionar a los asistentes la información que necesitan para disfrutar de su evento.
Para crear experiencias de eventos atractivas, necesitas ir más allá de las presentaciones de PowerPoint. Facilita a tus ponentes con plantillas de presentación elegantes que incluyan recursos multimedia. Para mantener altos niveles de energía, considera contratar a un maestro de ceremonias para presentar charlas, ponentes y resaltar por qué cada tema es valioso para la audiencia. También puedes obtener música de sitios web como Jamendo y Bensound para cumplir una función similar y para involucrar a la audiencia en los descansos de la sesión.
Dependiendo de cuán rica en funciones sea tu plataforma de eventos, puedes utilizar herramientas para impulsar la participación en eventos en línea. Las encuestas en línea, los cuestionarios y las salas de chat grupales, por ejemplo, son valiosos para superar la fatiga de Zoom.
For event audiences, few experiences are as frustrating as not understanding the message clearly. With simultaneous interpreting solutions, messages reach a wider audience but interpretation can get messy if interpreters don’t have the right tools to do their job.
Event planners can avoid this and improve the professionalism of their events by investing in a professional remote simultaneous interpretation solution. These tools are specifically designed for interpreters and include features that allow you to efficiently brief interpreters. These solutions simplify interpretation by providing one easy to use platform for all interpretation needs. This eliminates logistical hurdles, freeing up interpreters to focus solely on providing high-calibre interpretation while attendees interact in their preferred language. At Interprefy, for instance, we’ve developed an online interpretation solution that’s been used for over 30,000 virtual and hybrid events.
Aunque es genial tener tu contenido en diferentes idiomas, disponer de él también en forma escrita en tiempo real en esos idiomas mejora la calidad de tu evento. Los subtítulos en tiempo real permiten a los asistentes que no pueden oír claramente —ya sea por una discapacidad auditiva o porque están en un lugar donde el audio no se puede escuchar— seguir el contenido de tu evento.
Desde la mejora de la calidad de transmisión hasta la incorporación de ponentes y asistentes, hemos
compartido cómo los organizadores de eventos pueden satisfacer las crecientes expectativas y captar la atención del público.
Para obtener más consejos sobre cómo mejorar su evento en línea, consulte nuestra guía 2021 de planificación de eventos remotos e híbridos. En ella, analizamos la mejor forma de utilizar herramientas de eventos en línea como Zoom, Microsoft Teams y ON24, junto con recomendaciones para aumentar la asistencia mediante el marketing digital. Descárguela de forma gratuita siguiendo el enlace a continuación.