6 formas de mejorar tus eventos en línea

Los consumidores han experimentado recientemente un cambio dramático en sus expectativas. Cada vez más consumidores esperan experiencias digitales de primera. Las organizaciones están luchando por actualizar sus ofertas y la industria de eventos no es diferente. Pero como investigación de McKinsey muestra, las empresas solo tienen un corto período de transición antes de que nos establezcamos en la “nueva normalidad”.

Entonces, ¿cómo serán los eventos en línea bajo la “nueva normalidad”? En su nuevo libro, Reinventing Live, el emprendedor y experto en eventos Marco Giberti predice que los eventos en línea se volverán significativamente más sofisticados. Escribe que “Los eventos y webinars virtuales post‑Covid serán irreconocibles. Será como comparar la TV tradicional con la transmisión en línea.”

Pronto, los organizadores ya no podrán salirse con la suya con eventos poco profesionales que “parecen una mala videollamada”. Junto con estos cambios en las expectativas de los clientes, los organizadores de eventos enfrentan otro desafío que afecta el éxito del evento: la fatiga de Zoom.

Con el auge del trabajo remoto, los espectadores pasan cada vez más tiempo en reuniones en línea. Esto puede ser agotador y puede afectar la motivación de tu audiencia para asistir a eventos virtuales. Después de un largo día de trabajo, ¿quién quiere pasar más tiempo frente a su portátil?

Para adaptarse a la nueva normalidad y superar la fatiga de Zoom, los organizadores de eventos deben crear experiencias virtuales atractivas que capten la atención del espectador. Basándose en algunos de los mejores eventos en línea recientes, hemos reunido seis pasos clave para mejorar tus eventos en línea. Vamos a profundizar.

1. Mejora la calidad de tu transmisión

Mejorar la calidad de tu transmisión es el paso más importante para crear eventos más profesionales. Esto se puede resolver aumentando tu presupuesto de equipamiento. Cámaras Full HD y 4K, por ejemplo, te ayudarán a ofrecer experiencias visuales nítidas. Dependiendo de tu ubicación y tipo de evento, puedes alquilar equipamiento, ahorrándote el capital necesario para comprar tu propio equipo.

Después de asegurar el equipo adecuado, contratar soporte técnico es clave para garantizar que tu equipamiento se utilice bien y que tu transmisión esté libre de errores técnicos. También puedes usar una plataforma de videoconferencia que te permita comprobar la calidad de tu transmisión y que proporcione soporte técnico. Interprefy, por ejemplo, tiene una función de prueba previa a la llamada que brinda a los participantes de la reunión una vista previa completa de su audio y video, sus configuraciones de computadora y la velocidad de internet — esto ayuda a los participantes a comprobar la calidad de su transmisión de sonido y video. Ensayar el evento y experimentar con la colocación de cámaras y micrófonos también puede mejorar tu transmisión.

Después de dominar estos elementos, puedes intentar mejorar la calidad de tu producción incluyendo más ángulos de cámara e incorporando material de apoyo (metraje secundario) en tu transmisión. Otra forma de garantizar que tus participantes tengan una velocidad de internet fiable es animarlos a conectarse a internet usando un cable Ethernet. Estos cables ofrecen una conexión de banda ancha superior a la Wi‑Fi, por lo que deberían ser utilizados por los ponentes del evento.

2. Incorpora a tus ponentes

Aunque requiere más esfuerzo inicial, la incorporación de tus ponentes ayuda a crear eventos coordinados. Por ejemplo, puedes proporcionar a los participantes kits de ponentes que incluyan resúmenes del evento, horarios y guiones introductorios. Además de comprender la estructura del event’s, los ponentes deben ser capacitados en cómo usar tu plataforma de eventos. Esto conducirá a una experiencia sin fricciones mientras permite que tus ponentes aprovechen al máximo las funciones de tu plataforma’ s.

Otra estrategia para garantizar experiencias de habla exitosas es compartir un lista de verificación de etiqueta para ponentes que detalla las mejores prácticas de presentación en línea, como iluminación, ángulos de cámara web y silenciar los micrófonos cuando no se está presentando.

Vinculado al paso anterior de mejora de la calidad de transmisión, no deberías descartar enviar equipos a ponentes remotos. Aunque esto pueda requerir cierta incorporación técnica, conducirá a una presentación superior a la que pueden ofrecer las webcams y los micrófonos de portátil.

3. Incorporar a tu audiencia

Su audiencia asistirá a su evento usando diferentes dispositivos y con distintos niveles de alfabetización digital. Para facilitar la participación, los organizadores de eventos deben atender estas discrepancias. Esto se puede lograr proporcionando recursos que ayuden a los asistentes a acceder y luego navegar su evento. Esto puede incluir una sección de preguntas frecuentes, junto con una guía para usar herramientas y funciones del evento para la audiencia, como salas de chat. Interprefy, por ejemplo, tiene una Base de Conocimientos que incluye guías de usuario y consejos de solución de problemas.

Mientras los recordatorios automáticos pueden ayudar a los asistentes a seguir el programa del evento, algo tan simple como una redacción clara y concisa puede proporcionar a los asistentes la información que necesitan para disfrutar de su evento.

4. Crear presentaciones atractivas y experiencias de eventos

Para crear experiencias de eventos atractivas, necesitas ir más allá de las presentaciones de PowerPoint. Facilita a tus ponentes con plantillas de presentación elegantes que incluyan recursos multimedia. Para mantener altos niveles de energía, considera contratar a un maestro de ceremonias para presentar charlas, ponentes y resaltar por qué cada tema es valioso para la audiencia. También puedes obtener música de sitios web como Jamendo y Bensound para cumplir una función similar y para involucrar a la audiencia en los descansos de la sesión.

Dependiendo de cuán rica en funciones sea tu plataforma de eventos, puedes utilizar herramientas para impulsar la participación en eventos en línea. Las encuestas en línea, los cuestionarios y las salas de chat grupales, por ejemplo, son valiosos para superar la fatiga de Zoom.

5. Crea una conversación multilingüe que la gente realmente entienda

Para las audiencias de eventos, pocas experiencias son tan frustrantes como no comprender el mensaje claramente. Con soluciones de interpretación simultánea, los mensajes llegan a una audiencia más amplia, pero la interpretación puede volverse caótica si los intérpretes don’t tienen las herramientas adecuadas para su trabajo.

Los organizadores de eventos pueden evitar esto y mejorar la profesionalidad de sus eventos invirtiendo en una solución profesional de interpretación simultánea remota. Estas herramientas están diseñadas específicamente para intérpretes e incluyen funciones que le permiten informar eficientemente a los intérpretes. Estas soluciones simplifican la interpretación al proporcionar una plataforma fácil de usar para todas las necesidades de interpretación. Esto elimina obstáculos logísticos, liberando a los intérpretes para que se centren únicamente en ofrecer una interpretación de alto calibre mientras los asistentes interactúan en su idioma preferido. En Interprefy, por ejemplo, hemos desarrollado una solución de interpretación en línea que se ha utilizado en más de 30,000 eventos virtuales e híbridos.

6. Habilitar subtítulos en tiempo real en diferentes idiomas

Aunque es genial tener tu contenido en diferentes idiomas, disponer de él también en forma escrita en tiempo real en esos idiomas mejora la calidad de tu evento. Los subtítulos en tiempo real permiten a los asistentes que no pueden oír claramente —ya sea por una discapacidad auditiva o porque están en un lugar donde el audio no se puede escuchar— seguir el contenido de tu evento.

Mejora tus eventos en línea

From improving broadcast quality to onboarding speakers and audience members, we’ve
shared how event organisers can meet rising expectations and win audience attention.

For more tips on improving your online event, check out our 2021 guide to remote and hybrid event planning. In it, we unpack how to best use online event tools like Zoom, Microsoft Teams and ON24, along with tips on boosting attendance through online marketing. Download it for free by following the link below.