6 formas de mejorar tus eventos en línea

Las expectativas de los consumidores han cambiado drásticamente recientemente. Ahora, cada vez más consumidores esperan experiencias digitales de primer nivel. Las organizaciones se esfuerzan por actualizar sus ofertas, y el sector de los eventos no es la excepción. Pero, como un estudio de McKinsey , las empresas solo tienen un breve periodo de transición antes de adaptarnos a la "nueva normalidad".

Entonces, ¿cómo serán los eventos online en esta "nueva normalidad"? En su nuevo libro, Reinventing Live, el emprendedor y experto en eventos Marco Giberti predice que los eventos online se volverán significativamente más sofisticados. Escribe que "los eventos virtuales y webinars post-Covid serán irreconocibles. Será como comparar la televisión tradicional con el streaming".

Pronto, los organizadores ya no podrán salirse con la suya con eventos poco profesionales que "parezcan una videollamada de mala calidad". Junto con estos cambios en las expectativas de los clientes, los organizadores de eventos se enfrentan a otro reto que afecta al éxito de los eventos: la fatiga por Zoom.

Con el auge del teletrabajo, los espectadores pasan cada vez más tiempo en reuniones online. Esto puede ser agotador y puede afectar al impulso de la audiencia para asistir a eventos virtuales. Después de un largo día de trabajo, ¿quién quiere pasar más tiempo frente al portátil?

Para adaptarse a la nueva normalidad y superar la fatiga de Zoom, los organizadores de eventos necesitan crear experiencias virtuales atractivas que capten la atención del público. Basándonos en algunos de los mejores eventos online recientes , hemos recopilado seis pasos clave para mejorar tus eventos online. ¡Comencemos!

1. Mejora la calidad de tu transmisión

Mejorar la calidad de tu transmisión es el paso más importante para crear eventos más profesionales. Esto se puede solucionar aumentando tu presupuesto para equipo. Las cámaras Full HD y 4K, por ejemplo, te ayudarán a ofrecer experiencias de visualización nítidas. Dependiendo de la ubicación y el tipo de evento, puedes alquilar equipo, lo que te ahorrará el capital necesario para comprar tu propio equipo.

Después de conseguir el equipo adecuado, contratar soporte técnico es clave para garantizar que se utilice correctamente y que tu transmisión esté libre de errores técnicos. También puedes usar una plataforma de videoconferencia que te permita comprobar la calidad de tu transmisión y te brinde soporte técnico. Interprefy, por ejemplo, cuenta con una función de prueba previa a la llamada que ofrece a los participantes una vista previa completa de su audio y video, la configuración de su computadora y la velocidad de internet. Esto ayuda a los participantes a comprobar la calidad de la transmisión de sonido y video. Ensayar el evento y experimentar con la ubicación de la cámara y el micrófono también puede mejorar tu transmisión.

Después de dominar estos elementos, puedes intentar mejorar la calidad de tu producción incluyendo más ángulos de cámara e incorporando material adicional (b-roll) en tu transmisión. Otra forma de garantizar que sus participantes tengan una velocidad de internet confiable es animarlos a conectarse mediante un cable Ethernet. Estos cables ofrecen una conexión de banda ancha superior a la del wifi, por lo que deberían ser utilizados por los ponentes del evento.

2. Integra tus altavoces

Si bien requiere un mayor esfuerzo inicial, la integración de los ponentes ayuda a crear eventos coordinados. Por ejemplo, puede proporcionar a los participantes kits para ponentes que incluyan resúmenes del evento, tiempos y guiones introductorios. Además de comprender la estructura del evento, es necesario capacitar a los ponentes en el uso de la plataforma. Esto generará una experiencia fluida y permitirá que los ponentes aprovechen al máximo las funciones de la plataforma.

Otra estrategia para garantizar experiencias exitosas como oradores es compartir una lista de verificación de protocolo que detalle las mejores prácticas para hablar en línea, como la iluminación, los ángulos de la cámara web y el silenciamiento de los micrófonos cuando no se esté presentando.

En relación con el paso anterior sobre cómo mejorar la calidad de la transmisión, no debe descartar la posibilidad de enviar equipos a los ponentes remotos. Si bien esto puede requerir cierta integración técnica, resultará en una presentación superior a la que pueden ofrecer las cámaras web y los micrófonos de las computadoras portátiles.

3. Incorpore a su audiencia

Tu público asistirá a tu evento utilizando diferentes dispositivos y con distintos niveles de alfabetización digital. Para facilitar la participación, los organizadores de eventos deben abordar estas discrepancias. Esto se puede lograr proporcionando recursos que ayuden a los asistentes a acceder y navegar por tu evento. Esto puede incluir una sección de preguntas frecuentes, junto con una guía para usar las herramientas y funciones del evento para la audiencia, como las salas de chat. Interprefy, por ejemplo, cuenta con una Base de Conocimiento que incluye guías de usuario y consejos para la resolución de problemas.

Si bien los recordatorios automáticos pueden ayudar a los asistentes a mantenerse al día con la programación del evento, algo tan simple como un texto claro y conciso puede brindarles la información que necesitan para disfrutar de tu evento.

4. Cree presentaciones y experiencias de eventos atractivas

Para crear experiencias atractivas en sus eventos, necesita ir más allá de las presentaciones de PowerPoint. Empodere a sus ponentes con elegantes plantillas de presentación que incluyan recursos multimedia. Para mantener un alto nivel de energía, considere contratar a un maestro de ceremonias que presente las charlas y a los ponentes, y que destaque por qué cada tema es valioso para el público. También puede buscar música en sitios web como Jamendo y Bensound para desempeñar una función similar y para involucrar al público en los descansos de las sesiones.

Dependiendo de la cantidad de funciones que tenga su plataforma para eventos, puede usar herramientas para impulsar la participación en línea . Las encuestas, los cuestionarios y las salas de chat en línea, por ejemplo, son útiles para superar la fatiga de Zoom.

5. Crea una conversación multilingüe que la gente realmente entienda

Para el público de eventos, pocas experiencias son tan frustrantes como no comprender el mensaje con claridad. Con las soluciones de interpretación simultánea, los mensajes llegan a un público más amplio, pero la interpretación puede complicarse si los intérpretes no cuentan con las herramientas adecuadas.

Los organizadores de eventos pueden evitar esto y mejorar la profesionalidad de sus eventos invirtiendo en una solución profesional de interpretación simultánea remota. Estas herramientas están diseñadas específicamente para intérpretes e incluyen funciones que permiten informarles de forma eficiente. Estas soluciones simplifican la interpretación al proporcionar una plataforma fácil de usar para todas las necesidades de interpretación. Esto elimina los obstáculos logísticos, permitiendo a los intérpretes centrarse exclusivamente en ofrecer una interpretación de alta calidad mientras los asistentes interactúan en su idioma preferido. En Interprefy, por ejemplo, hemos desarrollado una solución de interpretación en línea que se ha utilizado en más de 30.000 eventos virtuales e híbridos.

6. Habilite los subtítulos en tiempo real en diferentes idiomas

Si bien es fantástico tener el contenido en diferentes idiomas, contar con él también por escrito en tiempo real en esos idiomas mejora la calidad del evento. Los subtítulos en tiempo real permiten a los asistentes que no pueden oír con claridad, ya sea por problemas auditivos o por encontrarse en un lugar donde no se escucha el audio, seguir el contenido del evento.

Mejora tus eventos online

Desde mejorar la calidad de la transmisión hasta la integración de ponentes y público, hemos
compartido cómo los organizadores de eventos pueden satisfacer las crecientes expectativas y captar la atención del público.

Para más consejos sobre cómo mejorar tu evento online, consulta nuestra guía de 2021 para la planificación de eventos remotos e híbridos. En ella, explicamos cómo aprovechar al máximo herramientas para eventos online como Zoom, Microsoft Teams y ON24, además de consejos para impulsar la asistencia mediante el marketing online. Descárgala gratis en el enlace de abajo.