A la hora de evaluar el éxito de un evento, una variable clave a considerar es la participación del público. Opiniones, debates, preguntas: todo esto son indicios de la participación del público y, aún más importante, prueban que el evento es interesante.
Sin embargo, si bien es fácil medir la participación en un evento presencial (y posteriormente mejorar el próximo), ¿qué pasa con aquellos que organizas en línea?
La realidad es que nos encontramos en tiempos extraños y preocupantes. Tras la cancelación de eventos locales e internacionales debido a la pandemia de COVID-19, muchos eventos y conferencias programados se están celebrando en línea. Estos eventos, aunque mucho más accesibles, inclusivos y diversos, son mucho más difíciles de lograr que resulten atractivos.
Gran parte de esta dificultad se debe al medio: pocas plataformas de conferencias en línea ofrecen las funciones necesarias para la participación de una audiencia a gran escala. Para eventos y reuniones más pequeños, la posibilidad de "levantar la mano" o "compartir pantalla" es invaluable y empodera a los usuarios, pero en eventos en línea a gran escala con miles de personas, ¿cómo pueden participar los asistentes?
Y no se trata solo de ofrecer contenido. Se trata de ofrecer contenido con el que tu audiencia pueda interactuar, y para ello necesitas facilitárselo, ya sea a través de tu plataforma o antes del evento online. Para muchos que ahora trabajan desde casa debido a la COVID-19, interactuar a través de una plataforma de eventos les resultará desconocido.
En este blog, compartiremos varios consejos que te ayudarán a mejorar la participación de la audiencia antes y durante tu próximo evento en línea.
Una de las mejores maneras de promocionar un evento en línea (y, por lo tanto, aumentar la participación antes y durante el evento) es compartir contenido relevante. Esto puede ser desde publicar videos cortos hasta crear un foro de discusión exclusivo para los asistentes. Al crear contenido y compartirlo con tu audiencia en línea, les brindas una experiencia privilegiada que los entusiasmará.
Además de crear contenido, es necesario compartirlo en los canales de redes sociales que frecuenta tu audiencia.
Twitter y LinkedIn son los principales canales de promoción, pero considera crear grupos privados para los inscritos donde puedas compartir contenido y vídeos nuevos. Deja claro en la página de registro del evento que, al registrarse, los asistentes tendrán acceso a este contenido restringido.
El panel de ponentes y el contenido ofrecido son los factores más importantes para determinar si alguien asiste a un evento en línea. En un mundo de eventos en línea cada vez más internacional, el panel elegido debe ser diverso (nadie quiere escuchar la misma opinión de cinco personas diferentes con el mismo perfil) y contar con una amplia experiencia.
Con esto en mente, debe seleccionar ponentes que puedan aportar nuevas perspectivas que mantengan a su audiencia en vilo. Esto también los motivará a hacer más preguntas, ya que se trata de información interesante que no han escuchado antes o que conocen menos.
Por último, deja algo de tiempo para preguntas y respuestas.
Los eventos en línea no son conferencias (por muy fácil que sea para los ponentes dominar el tema en plataformas en línea), sino seminarios o debates educativos. Al dar al público suficiente tiempo para hacer preguntas, se sienten incluidos y, por lo tanto, conectados con el/los ponente(s). Además, las preguntas ayudan a aclarar los temas tratados por los ponentes; puede que no hayan tenido tiempo suficiente para cubrir todos los aspectos de un tema; las preguntas del público pueden ayudar a obtener las respuestas.
Nuestra encuesta nos destacó que una parte clave de la participación de la audiencia es la capacidad de comunicarse con otros asistentes y oradores antes y durante un evento en línea.
De hecho, según nuestra encuesta Event Industry Trends 2020 (que contó con 106 encuestados, todos ellos con experiencia en la gestión de eventos), el 78 % estuvo de acuerdo en que los asistentes a los eventos desean nuevas formas de interactuar entre ellos y con los oradores.
Con los avances en tecnología de eventos y plataformas de comunicación, es más fácil que nunca para usted (y sus ponentes) interactuar con su audiencia en tiempo real. La mayoría de las herramientas de conferencias en línea cuentan con una función de chat: úsela para recopilar y organizar las preguntas de la audiencia. Este enfoque permite a los ponentes leer y reflexionar sobre sus respuestas e involucrar a la audiencia.
También puedes usar plataformas de comunicación para recopilar comentarios de tu audiencia y evaluar el progreso del evento en tiempo real. Esta información puede utilizarse para realizar cambios en la presentación del evento; por ejemplo, la audiencia podría querer que el ponente se quede más tiempo en diapositivas específicas o que las comparta después del evento en línea.
Por último, contar con esta tecnología le permite comprender su capacidad para gestionar la participación del público y cumplir con las expectativas. Es posible que su público tuviera muchas preguntas, pero que los ponentes no pudieran responderlas todas por falta de tiempo. Así que la próxima vez puede ampliar el espacio para hablar y el segmento de preguntas.
Una de las principales barreras para la participación del público es el idioma. Por ejemplo, supongamos que un alemán nativo quiere unirse a tu evento en línea. El contenido ofrecido le resulta atractivo, al igual que la lista de ponentes, pero hay un problema: el evento es en inglés y solo habla alemán.
Esta situación es común. Hay muchos eventos en línea a los que tu público objetivo quisiera asistir, pero no puede debido a las barreras lingüísticas. Estamos en 2020: no hay razón para que tu evento en línea no cuente con servicios de interpretación.
Existen plataformas (como Interprefy) que le permiten organizar sus eventos en línea para grandes audiencias y que los intérpretes se conecten a distancia. En el contexto actual, esto le ahorrará dinero y le brindará mayor acceso a una amplia gama de intérpretes en línea.
Así que piensa en qué idiomas necesitas ofrecer a tu audiencia. Si estas opciones están disponibles, la interacción de la audiencia aumentará significativamente.
La participación de la audiencia se ve afectada cuando a los asistentes, especialmente a los que asisten por primera vez, les resulta difícil identificar qué sesiones en línea serán relevantes para ellos.
Por lo tanto, le conviene proporcionar una agenda en su sitio web y enviarla por correo electrónico a todos los asistentes.
Otro aspecto a considerar para tu próximo evento en línea es preguntar qué quieren ver tus asistentes. Esto te permitirá ofrecer contenido más personalizado la próxima vez, aumentando así la participación de la audiencia.
Por último, para quienes asisten por primera vez a tu evento, utiliza una plataforma de emparejamiento. Estas plataformas están diseñadas para reunir a asistentes interesados en temas o ponentes específicos. Esto facilita la comunicación y el contacto con antelación, generando entusiasmo y mejorando la participación.
En Interprefy ofrecemos una solución de eventos en línea que le permite conectarse más fácilmente con su audiencia y entregarles contenido en cualquier momento y lugar.
Nuestra plataforma utiliza interpretación simultánea remota en tiempo real para que los eventos sean más accesibles para hablantes de diferentes idiomas. Esto permite que los asistentes se conecten a sus eventos digitalmente y le permite ofrecer opciones lingüísticas que antes habrían sido demasiado costosas.
Es una solución accesible y escalable: se puede usar desde cualquier lugar y en cualquier momento, y es compatible con eventos pequeños y grandes. Para su instalación, no se requiere hardware ni configuración; simplemente descargue la aplicación y listo.
Su audiencia busca cada vez más tecnología que les permita conectarse y eso es algo en lo que podemos ayudarle.
Si desea obtener más información sobre cómo están cambiando los eventos en 2020, puede descargar nuestro libro electrónico gratuito – Tendencias de gestión de eventos 2020 – haciendo clic en el botón a continuación.