Cuando se trata de evaluar el éxito de un evento, una variable clave a considerar es la participación de la audiencia. Opiniones, discusiones, preguntas – todos son signos de participación de la audiencia y, lo que es más importante, la prueba de que su evento es interesante.
Sin embargo, aunque sea fácil medir la participación en un evento presencial (y, posteriormente, mejorar el siguiente), ¿qué pasa con aquellos que organiza en línea?
Durante la pandemia de COVID-19, debido a la cancelación de eventos locales e internacionales, muchos eventos y conferencias programados se trasladaron al formato en línea. Si bien los eventos en línea son mucho más accesibles, inclusivos y diversos, resulta mucho más difícil lograr que sean atractivos.
Gran parte de esta dificultad se reduce al medio: pocas plataformas de conferencias en línea ofrecen las funciones necesarias para la participación de una audiencia a gran escala. Para eventos y reuniones más pequeños, la capacidad de ‘levantar la mano’ o ‘compartir la pantalla’ es invaluable y empodera a los usuarios, pero para eventos en línea a gran escala con potencialmente miles de personas, ¿cómo pueden los asistentes participar?
Y no se trata solo de ofrecer contenido. Se trata de ofrecer contenido con el que tu audiencia pueda interactuar, y para ello debes facilitarles las cosas, ya sea a través de tu plataforma o antes del evento en línea. Para muchos asistentes, interactuar a través de una plataforma de eventos puede resultarles aún desconocido.
En este blog, ’estamos a punto de compartir varios consejos que le ayudarán a mejorar la participación de la audiencia antes y durante su próximo evento en línea.
Una de las mejores formas de promocionar un evento en línea (y, por lo tanto, mejorar la participación antes y durante el evento) es compartir contenido relevante. Esto podría ser cualquier cosa, desde publicar grabaciones de video cortas hasta iniciar un foro de discusión solo para los asistentes. Al crear contenido y compartirlo con su audiencia en línea, les brinda una experiencia interna que los entusiasma para asistir.
Además de crear contenido, es necesario compartirlo a través de los canales de redes sociales que frecuenta su audiencia.
LinkedIn y X son los principales canales de promoción, pero considera crear grupos privados para los inscritos donde puedas compartir contenido y material audiovisual nuevo. Deja claro en la página de registro del evento que, al registrarse, los asistentes obtienen acceso a este contenido exclusivo.
El panel de ponentes y el contenido proporcionado son los factores más importantes para determinar si alguien asiste a un evento en línea. En un espacio de eventos en línea cada vez más internacional, el panel seleccionado debe ser diverso (nadie quiere escuchar la misma opinión de cinco personas diferentes del mismo origen) y contar con una clara experiencia.
Con esto en mente, debe seleccionar ponentes que puedan ofrecer nuevas ideas y perspectivas que mantengan a su audiencia al borde de sus asientos de oficina. ¡Esto también los motivará a formular más preguntas, ya que será información interesante que no han escuchado previamente o sobre la que saben menos.
Finalmente, reserve algo de tiempo para Q&A.
Los eventos en línea no son conferencias (tan fácil como para los ponentes dominar cuando se utilizan plataformas en línea) sino seminarios educativos o discusiones. Al permitir que la audiencia disponga de mucho tiempo para formular preguntas, se sienten incluidos y, por lo tanto, comprometidos con el/los ponente(s). Además, las preguntas ayudan a arrojar más luz sobre los temas tratados por los ponentes; puede ser que no hayan tenido suficiente tiempo para cubrir todos los aspectos de un tema; las preguntas de la audiencia pueden ayudar a obtener las respuestas.
Nuestra encuesta nos destacó que una parte clave del compromiso de la audiencia es la capacidad de comunicarse con otros asistentes y ponentes antes y durante un evento en línea.
De hecho, según nuestra encuesta Tendencias de la Industria de Eventos 2020 (con 106 encuestados, todos con experiencia en la gestión de eventos), el 78% estuvo de acuerdo en que los asistentes al evento desean nuevas formas de interactuar entre sí y con los ponentes.
Con los avances en la tecnología de eventos y plataformas de comunicación, es’ más fácil que nunca para usted (y sus ponentes) interactuar con su audiencia en tiempo real. La mayoría de las herramientas de conferencias en línea disponen de una función de ‘chat’ – utilícela para recopilar y organizar las preguntas de la audiencia. Este enfoque brinda a los ponentes tiempo para leer y reflexionar sobre sus respuestas a las preguntas e involucra a la audiencia.
También puede utilizar plataformas de comunicación para recopilar comentarios de su audiencia y evaluar en tiempo real el desempeño del evento. Esta información puede luego usarse para realizar ajustes en la forma en que se entrega el evento–quizá la audiencia desee que el ponente permanezca más tiempo en diapositivas específicas o que se compartan las diapositivas después del evento en línea.
Por último, contar con esta tecnología permite comprender qué tan bien puede afrontar la participación de la audiencia y cumplir con las expectativas. Puede que su audiencia tuviera muchas preguntas, pero sus ponentes no pudieron responderlas todas debido a limitaciones de tiempo. Por lo tanto, la próxima vez podrá ampliar el tiempo de intervención y el segmento de preguntas.
Una de las principales barreras para la participación del público es el idioma. Por ejemplo, supongamos que un hablante nativo de alemán quiere asistir a tu evento en línea. El contenido y la lista de ponentes le resultan atractivos, pero hay un problema: el evento es en inglés y él solo habla alemán.
Esta situación es común. Hay muchos eventos en línea a los que tu público objetivo querría asistir, pero no puede debido a las barreras lingüísticas. Con la gran variedad de soluciones disponibles actualmente, ya no hay excusa para que tu evento en línea carezca de opciones de interpretación.
Existen plataformas (como Interprefy) que te permiten organizar eventos en línea para grandes audiencias y conectar intérpretes de forma remota. Esto te ahorrará dinero y te dará mayor acceso a una amplia gama de intérpretes en línea.
Por lo tanto, reflexione sobre los idiomas que necesita ofrecer a su audiencia. Si estas opciones están disponibles, la participación del público aumentará significativamente.
El compromiso de la audiencia se ve afectado cuando resulta difícil para los asistentes, particularmente los que participan por primera vez, identificar qué sesiones en línea serán relevantes para ellos.
Por lo tanto, es de su mayor interés proporcionar una agenda en su sitio web y enviarla por correo electrónico a todos sus asistentes.
Otro aspecto a considerar para su próximo evento en línea es preguntar qué desean ver sus asistentes. Esto le permitirá ofrecer contenido más personalizado la próxima vez, aumentando nuevamente la participación de la audiencia
Por último, para los recién llegados a su evento, utilice una plataforma de emparejamiento de eventos. Estas plataformas están diseñadas para reunir a los asistentes interesados en temas específicos y/o ponentes de su evento. Esto facilita mucho que las personas se comuniquen y conecten con antelación, generando entusiasmo y mejorando la participación.
Antes del evento, es’ una gran idea incorporar a los asistentes registrados para que sepan cómo usar la plataforma y sus funciones interactivas. Esto asegura que tu audiencia pueda concentrarse en las presentaciones, en lugar de frustrarse al no poder entender la función de chat.
La gamificación es otra excelente manera de involucrar a tu audiencia, tanto antes como durante un evento. Tener trivias, rompecabezas y cuestionarios en el itinerario también permite que la gente sepa que el evento ofrecerá algo de ‘tiempo libre’, lo cual puede ser un alivio si se espera que un evento sea particularmente exigente para la mente.
Adjuntar premios a los juegos en la fase previa puede incentivar a las personas a registrarse y compartir contenido del evento para impulsar más inscripciones.
¡Sean breves! Incluyan sesiones paralelas y mantengan los espacios con una duración manejable para que la atención del público no se disperse. Al seleccionar a los presentadores, no dejen nada al azar: deben tener experiencia con la plataforma, conocimientos prácticos de las herramientas que usarán y un historial comprobado de creación de contenido atractivo y de alta calidad.
Mantener el evento corto también garantiza que sus asistentes se comprometan a reservar tiempo para una participación activa durante el evento. Imagine que se ha inscrito en un evento virtual de 8 horas — ¿cuáles son las probabilidades de que se quede frente a su pantalla durante toda la duración? ¿O cambiará entre la rutina diaria, reuniones y entrando y saliendo de vez en cuando?
La plataforma que elijas tendrá un impacto directo en la participación de tu evento en línea. Debería poder manejar la asistencia que esperas sin sufrir una disminución en la integridad visual y de audio. Debería incluir un chat integrado o una herramienta de preguntas y respuestas (Q&A) que permita una interacción rápida y sencilla con los presentadores, así como un centro de fácil acceso que albergue recursos, documentación y contenido que los asistentes consideren valioso e informativo.
En Interprefy ofrecemos una solución de eventos en línea que facilita la conexión con su audiencia y la entrega de contenido dondequiera y cuando sea necesario.
Nuestra plataforma utiliza interpretación simultánea remota en tiempo real para hacer que los eventos sean más accesibles para hablantes de diferentes idiomas. Esto permite que sus asistentes se conecten a sus eventos “digitalmente” y le permite ofrecer opciones de idioma que antes habrían sido demasiado costosas.
It’s una solución accesible y escalable: se puede usar desde cualquier lugar y en cualquier momento y funciona tanto para eventos pequeños como de gran escala. En cuanto a la instalación, no se requiere hardware ni configuración; simplemente descargue la aplicación y listo.
Su audiencia busca cada vez más tecnología que les permite conectarse y eso’s algo en lo que podemos ayudar.