Consejos sobre cómo hacer que sus eventos en línea sean más atractivos para su audiencia

Cuando se trata de evaluar el éxito de un evento, una variable clave a considerar es la participación de la audiencia. Opiniones, discusiones, preguntas – todos son signos de participación de la audiencia y, lo que es más importante, la prueba de que su evento es interesante.

El hecho es que nos encontramos en tiempos extraños y problemáticos. Tras la cancelación de eventos locales e internacionales debido a la pandemia de COVID-19, muchos eventos y conferencias programados se están realizando en línea. Estos eventos, aunque son mucho más accesibles, inclusivos y diversos, resultan mucho más difíciles de hacer atractivos.

Gran parte de esta dificultad se reduce al medio: pocas plataformas de conferencias en línea ofrecen las funciones necesarias para la participación de una audiencia a gran escala. Para eventos y reuniones más pequeños, la capacidad de ‘levantar la mano’ o ‘compartir la pantalla’ es invaluable y empodera a los usuarios, pero para eventos en línea a gran escala con potencialmente miles de personas, ¿cómo pueden los asistentes participar?

Y no se trata solo de entregar contenido. Se trata de entregar contenido que su audiencia pueda involucrar – y para lograrlo necesita facilitarlo, ya sea a través de su plataforma o antes del evento en línea. Para muchos que ahora trabajan desde casa como resultado de COVID-19, interactuar a través de una plataforma de eventos les resultará desconocido.

En este blog, ’estamos a punto de compartir varios consejos que le ayudarán a mejorar la participación de la audiencia antes y durante su próximo evento en línea.

1. Promocione el evento con suficiente antelación

Una de las mejores formas de promocionar un evento en línea (y, por lo tanto, mejorar la participación antes y durante el evento) es compartir contenido relevante. Esto podría ser cualquier cosa, desde publicar grabaciones de video cortas hasta iniciar un foro de discusión solo para los asistentes. Al crear contenido y compartirlo con su audiencia en línea, les brinda una experiencia interna que los entusiasma para asistir.

Además de crear contenido, es necesario compartirlo a través de los canales de redes sociales que frecuenta su audiencia.

Twitter y LinkedIn son los principales canales de promoción, pero considere crear grupos privados para los inscritos donde pueda compartir contenido y material audiovisual totalmente nuevo. Deje claro en la página de registro del evento que, al inscribirse, los asistentes obtendrán acceso a este contenido restringido.

2. Seleccione a los ponentes cuidadosamente y permita suficiente tiempo para preguntas

El panel de ponentes y el contenido proporcionado son los factores más importantes para determinar si alguien asiste a un evento en línea. En un espacio de eventos en línea cada vez más internacional, el panel seleccionado debe ser diverso (nadie quiere escuchar la misma opinión de cinco personas diferentes del mismo origen) y contar con una clara experiencia.

Con esto en mente, debe seleccionar ponentes que puedan ofrecer nuevas ideas y perspectivas que mantengan a su audiencia al borde de sus asientos de oficina. ¡Esto también los motivará a formular más preguntas, ya que será información interesante que no han escuchado previamente o sobre la que saben menos.

Finalmente, reserve algo de tiempo para Q&A.

Los eventos en línea no son conferencias (tan fácil como para los ponentes dominar cuando se utilizan plataformas en línea) sino seminarios educativos o discusiones. Al permitir que la audiencia disponga de mucho tiempo para formular preguntas, se sienten incluidos y, por lo tanto, comprometidos con el/los ponente(s). Además, las preguntas ayudan a arrojar más luz sobre los temas tratados por los ponentes; puede ser que no hayan tenido suficiente tiempo para cubrir todos los aspectos de un tema; las preguntas de la audiencia pueden ayudar a obtener las respuestas.

3. Elija la tecnología de comunicación adecuada

Nuestra encuesta nos destacó que una parte clave del compromiso de la audiencia es la capacidad de comunicarse con otros asistentes y ponentes antes y durante un evento en línea.

De hecho, según nuestra encuesta Tendencias de la Industria de Eventos 2020 (con 106 encuestados, todos con experiencia en la gestión de eventos), el 78% estuvo de acuerdo en que los asistentes al evento desean nuevas formas de interactuar entre sí y con los ponentes.

Con los avances en la tecnología de eventos y plataformas de comunicación, es’ más fácil que nunca para usted (y sus ponentes) interactuar con su audiencia en tiempo real. La mayoría de las herramientas de conferencias en línea disponen de una función de ‘chat’ – utilícela para recopilar y organizar las preguntas de la audiencia. Este enfoque brinda a los ponentes tiempo para leer y reflexionar sobre sus respuestas a las preguntas e involucra a la audiencia.

También puede utilizar plataformas de comunicación para recopilar comentarios de su audiencia y evaluar en tiempo real el desempeño del evento. Esta información puede luego usarse para realizar ajustes en la forma en que se entrega el evento–quizá la audiencia desee que el ponente permanezca más tiempo en diapositivas específicas o que se compartan las diapositivas después del evento en línea.

Por último, contar con esta tecnología permite comprender qué tan bien puede afrontar la participación de la audiencia y cumplir con las expectativas. Puede que su audiencia tuviera muchas preguntas, pero sus ponentes no pudieron responderlas todas debido a limitaciones de tiempo. Por lo tanto, la próxima vez podrá ampliar el tiempo de intervención y el segmento de preguntas.

4. Proporcione abundantes opciones de traducción

Una de las principales barreras para la participación de la audiencia es el idioma. Por ejemplo, let’s decir que un nativo alemán quiere unirse a su evento en línea. El contenido ofrecido les atrae, al igual que la lista de ponentes, pero there’s solo un problema: el evento está en inglés y solo hablan alemán.

Ahora, este escenario es común. Hay muchos eventos en línea que su público objetivo adoraría asistir, pero no pueden’t debido a barreras lingüísticas. Es’s 2020 – no hay razón para que su evento en línea esté sin opciones de interpretación.

Existen plataformas disponibles (como Interprefy) que le permitirán alojar sus eventos en línea para grandes audiencias y habilitar a los intérpretes a conectarse de forma remota. En el entorno actual, esto le ahorrará dinero y le brindará un mayor acceso a una variedad de intérpretes en línea.

Por lo tanto, reflexione sobre los idiomas que necesita ofrecer a su audiencia. Si estas opciones están disponibles, la participación del público aumentará significativamente.

5. Facilite a los asistentes la selección de las sesiones adecuadas y el uso de una plataforma de emparejamiento

El compromiso de la audiencia se ve afectado cuando resulta difícil para los asistentes, particularmente los que participan por primera vez, identificar qué sesiones en línea serán relevantes para ellos.

Por lo tanto, es de su mayor interés proporcionar una agenda en su sitio web y enviarla por correo electrónico a todos sus asistentes.

Otro aspecto a considerar para su próximo evento en línea es preguntar qué desean ver sus asistentes. Esto le permitirá ofrecer contenido más personalizado la próxima vez, aumentando nuevamente la participación de la audiencia

Por último, para los recién llegados a su evento, utilice una plataforma de emparejamiento de eventos. Estas plataformas están diseñadas para reunir a los asistentes interesados en temas específicos y/o ponentes de su evento. Esto facilita mucho que las personas se comuniquen y conecten con antelación, generando entusiasmo y mejorando la participación.

¿Cómo puede ayudar Interprefy?

En Interprefy ofrecemos una solución de eventos en línea que facilita la conexión con su audiencia y la entrega de contenido dondequiera y cuando sea necesario.

Nuestra plataforma utiliza interpretación simultánea remota en tiempo real para hacer que los eventos sean más accesibles para hablantes de diferentes idiomas. Esto permite que sus asistentes se conecten a sus eventos “digitalmente” y le permite ofrecer opciones de idioma que antes habrían sido demasiado costosas.

It’s una solución accesible y escalable: se puede usar desde cualquier lugar y en cualquier momento y funciona tanto para eventos pequeños como de gran escala. En cuanto a la instalación, no se requiere hardware ni configuración; simplemente descargue la aplicación y listo.

Su audiencia busca cada vez más tecnología que les permite conectarse y eso’s algo en lo que podemos ayudar.

Si desea obtener más información sobre cómo están cambiando los eventos en 2020, puede descargar nuestro eBook gratuito – Tendencias de Gestión de Eventos 2020 – haciendo clic en el botón de abajo.