Hasta hace poco, los eventos en línea se consideraban el último recurso para los profesionales de eventos. Las experiencias digitales convencionales se quedaban atrás respecto a sus contrapartes presenciales y eran en gran medida el dominio de exposiciones de arte y de lo “realmente arriesgado” (o casi truculento).
El advenimiento de la pandemia de COVID-19 cambió eso casi de la noche a la mañana cuando los profesionales de eventos y las empresas se vieron obligados a pivotar a eventos en línea, o arriesgarse a graves retrocesos financieros y de marca. Aunque nadie ha salido ileso, los que se atrevieron y adoptaron los eventos en línea no solo han mitigado parte del impacto financiero de la pandemia, también han logrado mantener sus marcas en la mente de colegas y consumidores, y han establecido un nuevo estándar en experiencias digitales.
Hemos seleccionado 5 ejemplos de eventos en línea de clase mundial de 2020 para inspirarte, ya que la planificación de eventos en línea (y híbridos) se está convirtiendo en la norma. Son nuestros ejemplos favoritos de empresas que han:
1) cambiaron en un momento de aviso de un evento físico planificado a una ejecución digital, y
2) concibió y dirigió una experiencia totalmente en línea desde el principio hasta una gran aclamación.
Cada uno de ellos encarna un consejo de planificación de eventos que no puedes’ prescindir al enfrentar los nuevos desafíos de la esfera virtual, así que tómalo en cuenta y disfruta de las recompensas de digitalizarte!
El evento de referencia para profesionales inbound, esta conferencia de marketing y ventas de 3 días se celebra normalmente en persona en el Boston Convention Exhibition Centre. Desafortunadamente, la pandemia llegó cuando sus planes ya estaban bien encaminados, dejando al equipo de HubSpot con la opción de cancelar o realizar una transición completa a lo digital.
El equipo se armó de valor y se lanzó en vivo con su primer 100% virtual INBOUND experiencia en septiembre de 2020. Alto valor de producción, combinado con ponentes principales de alto nivel, talleres, paneles de discusión, Q&As y una plataforma inmersiva, mantuvo a los participantes comprometidos de principio a fin.
Junio de 2020 vio Apple’s conferencia anual mundial de desarrolladores se lanzó con un formato totalmente digital. Una inversión significativa en producción vio a Apple mantener su profesionalismo característico y estilo pionero, y ofreció a los asistentes una conferencia que rivalizó no solo con sus eventos presenciales anteriores, sino que posiblemente los superó.
Con más de 100 sesiones de ingeniería dirigidas por el equipo interno de Apple, a foros de desarrolladores totalmente nuevos, laboratorios de desarrolladores 1:1 y más, Apple transformó su conferencia en algo más que una reunión ampliada de Zoom. ¿Cómo? Equilibrando compromisos grupales e individuales o de pequeños grupos, y ofreciendo tanto foros abiertos como talleres con cita previa (como sus laboratorios de desarrolladores), tal como lo harían en un evento físico.
Relacionado: Eso’ es por lo que hemos creado un eBook sobre la planificación de tu próximo evento remoto e híbrido. Incluye un desglose de los tipos de eventos tradicionales junto con nuestro consejo sobre cómo pueden modificarse para adaptarse al espacio en línea. Haz clic en el botón de abajo y descarga tu copia.
En julio, la Asociación Mundial de Boxeo (WBA) reunió a la familia global en su 100% virtual, 99ª Convención Mundial de la WBA. En lugar de cancelar el evento por completo, cambiaron a un evento en línea organizado con la ayuda de GoToWebinar, GoToMeeting, YouTube e Interprefy (leer el caso de estudio).
Más de 2.000 personas de todo el mundo asistieron a este evento para escuchar a sus líderes deportivos y opinar sobre temas como el futuro del boxeo, la igualdad y el género, y la lucha contra el dopaje. A través de los servicios de RSI, pudieron participar tanto en español como en inglés, con facilidad — cumpliendo con el potencial de los eventos virtuales’ de eliminar barreras de acceso y ser realmente accesibles para múltiples audiencias.
Día de los Profesores del Mundo 2020 el 5 de octubre constituyó un momento sin precedentes para los educadores de todo el mundo. Transmitido en vivo por YouTube durante 24 horas, más de 500,000 personas alrededor del planeta sintonizaron para seguir las más de 100 sesiones, entregadas en 7 idiomas, para reconectar sobre lo que los educadores han aprendido durante la pandemia y lo que se necesitará para reconstruir mejor.
Pasar al formato online permitió que el evento se conectara con medio millón de asistentes, con el hashtag del evento (#5octLive) apareciendo en más de 26,000 tuits. El Coordinador Senior, Timo Linsenmaier, incluso sugirió que el 22,000 que escuchan los canales de interpretación de Interprefy’s podrían haber sido más altos con más idiomas solicitados y que la organización “definitivamente se adaptará a eso mientras planificamos nuestros próximos eventos en línea. Los eventos virtuales han llegado para quedarse, y tendremos que seguir replanteándonos cómo mantener alta la participación”.
El Cumbre Digital SBC de 2020 transformó lo que era posible para la industria de apuestas y juegos. Evitando la interrupción y las cancelaciones (comprensibles) provocadas por la pandemia, SBC organizó una conferencia digital a gran escala que garantizó que 140 ejecutivos de la industria tuvieran una plataforma para compartir sus conocimientos empresariales cuando los operadores y su cadena de suministro los necesitaban más.
La digitalización garantizó que los actores de la industria pudieran trabajar juntos en un momento en que reunirse de forma segura en grupos de cualquier tamaño era casi imposible. Gracias a la tecnología, los participantes pudieron explorar exposiciones, asistir a charlas y establecer contactos en un espacio totalmente interactivo que conectaba a grupos e individuos.
Estos equipos pioneros han asegurado que los eventos en línea ya no se sientan como la pobre relación de “la cosa real”. ¿Volveremos a organizar eventos presenciales? ¡Casi seguro! ¿Recuperará alguna vez su monopolio sobre la forma en que nos conectamos, comunicamos y hacemos networking? Probablemente no.
Los eventos en línea han crecido por sí mismos, y ya no se puede escapar de una organización improvisada — el nivel se ha elevado permanentemente.
Nadie lleva a cabo un evento profesional sin ayuda, y la calidad de tu equipo determina qué tan bien puedes satisfacer las necesidades de tus clientes y asistentes al evento. Y nada refleja calidad como la accesibilidad. Para eventos digitales que han ampliado la asistencia a una audiencia global, implementar RSI experto es esencial para garantizar la accesibilidad y la inclusión.
Ofrecer a la audiencia de tu evento acceso al contenido del evento en varios idiomas es una parte importante de mantener el alto estándar que los asistentes a eventos en línea esperan.
Al aprovechar plataformas como Interprefy’s, tienes la tranquilidad de saber que al crear eventos altamente accesibles que aumentan la participación de la audiencia y entregan tu contenido a una audiencia más amplia y multilingüe. Llega a las audiencias en su idioma. Haz clic en el botón de abajo y habla con nosotros para ver lo fácil que puede ser.