«Evento híbrido» bien podría ser la palabra del año en la industria de eventos. Convertido en tema de conversación , el concepto de eventos híbridos ha revolucionado la industria, impulsando la creatividad y la imaginación de los organizadores más allá de las limitaciones de los espacios físicos.
Los eventos híbridos ofrecen oportunidades únicas al adentrarnos en un mundo mitad digital, mitad presencial . Según EventMB , « el 66,5 % de los organizadores de eventos planean utilizar el formato híbrido como formato principal una vez que se reanuden los eventos presenciales».
Pero ¿qué es exactamente lo que lleva a la mayoría de organizadores de eventos a recurrir al formato híbrido?
Si bien la cantidad de eventos virtuales que se celebran a diario sigue aumentando, los formatos que dependen en gran medida de un espacio físico están regresando poco a poco. Todos anhelamos reunirnos en persona, y la fatiga de Zoom sin duda ha generado una mayor necesidad de interactuar físicamente. Pero el mundo ha cambiado, y nuestra forma de vivir y hacer negocios nunca volverá a ser la misma.
El componente virtual y un panorama tecnológico de eventos en rápida evolución ofrecen a los organizadores de eventos la oportunidad de crear eventos sorprendentes tanto para el público presente como para aquellos que se conectan virtualmente.
Los eventos presenciales presentan dos grandes limitaciones: la asistencia suele estar limitada por el tamaño del recinto y la posibilidad de que los asistentes puedan tomarse tiempo libre, viajar y cubrir los gastos asociados. La transición a lo virtual ha demostrado que las barreras físicas no tienen por qué ser un obstáculo para llegar a un público amplio y global.
The Atlantic , por ejemplo, multiplicó por trece la asistencia al trasladar su festival anual a formato virtual. Combinar lo mejor de ambos mundos permite a los organizadores de eventos aprovechar al máximo su potencial de alcance para aumentar drásticamente la asistencia.
Un gran ejemplo de las oportunidades que ofrece el formato híbrido es el Festival de Música y Artes del Valle de Coachella. Con entradas limitadas y muchos millones más esperando asistir, el equipo de Coachella decidió en 2020 llevar la experiencia a hogares de todo el mundo. El festival invirtió fuertemente en transmisiones en vivo en su canal de YouTube. Y aunque los poseedores de entradas asistieron al evento en vivo como de costumbre, para los fanáticos de la música que no pudieron asistir, esta transición a un evento híbrido fue un cambio radical. Nació un nuevo término, Couchella , que añade fiestas satélite privadas en el sofá de casa a la oferta del festival. Hoy, el canal de YouTube de Coachella ha crecido a más de 1.66 millones de suscriptores.
En última instancia, los eventos híbridos pueden ayudarle a aumentar su alcance, el tráfico de su sitio web, los clientes potenciales y las ventas de entradas y patrocinios.
Los eventos híbridos pueden adoptar diversos formatos, desde grabaciones virtuales a la carta posteriores al evento hasta una experiencia interconectada. Un evento híbrido puede ser mucho más que una simple transmisión en vivo del escenario a YouTube. Permite que todos los participantes, tanto presenciales como en línea, interactúen entre sí, con los ponentes y con el contenido. Ofrecer a los asistentes la oportunidad de compartir ideas, interactuar con los presentadores y conectar con colegas en tiempo real transforma a los espectadores pasivos en participantes activos.
Lea más sobre herramientas, tácticas y consejos para impulsar la participación de la audiencia en este artículo del blog .
El formato híbrido permite eventos más inclusivos. Los eventos totalmente presenciales están limitados a la ubicación. Solo pueden asistir quienes tengan los recursos, la disponibilidad y la salud necesarios para viajar.
Esto no solo limita tu asistencia, sino que también reduce la atracción de presentadores de primer nivel que quizás no puedan dedicar un día completo a tu evento. Ofrecer un punto de acceso virtual a tu evento te permite atraer a personas de cualquier parte del mundo, enriqueciendo tu contenido con una variedad de perspectivas.
La tecnología y los servicios para eventos virtuales lo hacen posible. No solo conectan a personas de todo el mundo, sino que también ofrecen a sus diversos grupos de participantes valor añadido con herramientas como interpretación en directo, subtítulos, interpretación en lengua de señas o lectura de pantalla.
Al trabajar con un proveedor de interpretación simultánea remota (RSI) como Interprefy, tanto los asistentes presenciales como los virtuales pueden acceder a traducciones en vivo, ya sea desde su teléfono móvil o mediante la integración de Interprefy en la plataforma de eventos de su elección. Esto significa que, independientemente de dónde asista su audiencia, un intérprete profesional y experto en la materia puede traducir el discurso a su idioma preferido en cualquier momento.
Descubra cómo puede mejorar la diversidad y la inclusión de su evento en línea en este artículo del blog .
Tradicionalmente, los organizadores de eventos dependían de KPI generales, como las inscripciones o la asistencia, para determinar el éxito. Sin embargo, durante el último año, las plataformas de eventos virtuales han proporcionado una gran cantidad de datos e información granular.
Puede centralizar y medir la asistencia y la participación en una plataforma de eventos compatible con el formato híbrido. Al contar con un lugar centralizado donde sus asistentes, tanto virtuales como presenciales, se registren, compren entradas, se conecten y vean contenido a la carta, obtendrá información valiosa sobre el rendimiento de su evento. Puede acceder a análisis en línea sobre cómo interactúan los asistentes con su evento, a qué sesiones se unen, cuánto tiempo permanecen y qué temas impulsan la participación.
En última instancia, esto le ayudará a comprender mejor a su público objetivo, afinar eventos futuros y alinear sus estrategias comerciales y de marketing en el futuro.
Desde el viaje hasta el alojamiento, pasando por el catering y el desperdicio de materiales, al considerar todos los elementos de un evento presencial, la huella de carbono puede resultar alarmante. Un informe de Hope Solutions solo la industria de eventos del Reino Unido emite 1.200 millones de kg de CO2e al año . Los eventos virtuales generan hasta 40 veces menos emisiones de carbono que los eventos presenciales, según otro estudio a principios de este año.
La transición a lo virtual ha ayudado a reducir drásticamente el impacto de la industria en las emisiones. Y al seguir adoptando el componente virtual, los organizadores de eventos pueden contribuir a un futuro más verde.
Una de las cosas que el año pasado nos ha enseñado es que debemos planificar para lo inesperado. No podemos prever todas las posibles interrupciones, y necesitamos agilizar nuestra planificación para garantizar la continuidad de los eventos. Organizar un evento híbrido que no incluya la transmisión continua, pero que se preocupe por igual por los asistentes virtuales y presenciales, puede ayudar a reducir el riesgo de cancelación.
Los eventos híbridos no nacieron con la pandemia, sino que existían mucho antes de que se inventara el distanciamiento social. Sin embargo, el año pasado cambió nuestra forma de vivir y trabajar, creando oportunidades nuevas y únicas para celebrar eventos.
Al adentrarnos en un mundo mitad digital, mitad físico, podemos atraer e interactuar con asistentes de todo el mundo. Ya sea que los asistentes estén en un centro de conferencias, en una cafetería al otro lado del mundo o en el sofá con su familia, querrán sintonizar.
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