¿Qué es un evento híbrido y cómo comenzar?

La pandemia de COVID-19 obligó a los planificadores de eventos a pasar a eventos virtuales en marzo de 2020. Aunque este fue un desafío inesperado, muchos organizadores de eventos lograron un gran éxito con los eventos virtuales y adoptaron los beneficios que el mundo virtual aportó a sus eventos.

Sin embargo, a medida que los eventos presenciales vuelven gradualmente, los organizadores de eventos buscan formas de combinar las mejores cualidades de las plataformas de eventos virtuales con los eventos tradicionales en lugares físicos. Al ofrecer a los asistentes opciones tanto presenciales como en línea, los planificadores pueden hacer sus eventos más flexibles y accesibles para una audiencia global más amplia. En este artículo, exploramos qué son los eventos híbridos, sus beneficios, ejemplos y cómo organizar uno.

Entonces, ¿qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido es un evento que combina elementos presenciales y en línea. Incluye ambos: una experiencia en vivo en un lugar físico, que los ponentes y asistentes pueden unirse en persona, y una experiencia virtual alojada en línea donde los ponentes y asistentes pueden participar remotamente, usualmente en una plataforma de eventos.

En el núcleo de un evento híbrido hay una conferencia, feria comercial, seminario, taller u otro tipo de reunión que combina una experiencia de evento "en vivo" presencial con un componente en línea "virtual".

Hay tres componentes clave que hacen que un evento sea híbrido:

• Dos experiencias - El evento tiene tanto elementos presenciales como en línea.
• Compromiso multicanal - Todos los asistentes (tanto presenciales como en línea) pueden interactuar entre sí y con los presentadores.
• En vivo - El evento es al menos parcialmente en vivo.

¿Los eventos híbridos son algo nuevo?

No, el concepto de combinar lo virtual y lo presencial no es algo nuevo. Históricamente, la mayoría evento híbridos fueron simplemente eventos presenciales transmitidos en vivo para una audiencia en línea que los ve desde casa.

Mucho antes de Covid-19, Interprefy apoyó a los planificadores de eventos con configuraciones híbridas, trayendo traducción en vivo de intérpretes remotos a los asistentes y delegados presenciales y, a menudo, también remotos.

Covid-19 es sin duda un catalizador en el reciente auge de los eventos virtuales, pero de ninguna manera creó un formato de evento completamente nuevo.

Aunque no son nada nuevos, los eventos híbridos se han vuelto una prioridad ya que la pandemia de Covid-19 cambió la forma en que el mundo vivía y hacía negocios. Los eventos híbridos de hoy van más allá de una transmisión en vivo y buscan involucrar tanto a audiencias virtuales como presenciales mediante la tecnología en su totalidad, en forma de chats, networking y, a menudo, instalaciones elaboradas en el lugar para conectar a las personas en ambos lados de la pantalla.

En última instancia, hoy we're viendo cómo los eventos híbridos continúan evolucionando y cerrando la brecha entre las experiencias que tienen las audiencias presenciales y virtuales.

Beneficios de los eventos híbridos

Combinar las mejores cualidades de los eventos tradicionales y los eventos virtuales puede aportar una serie de beneficios tanto para sus asistentes como para su organización:

• Alcance del evento- Los asistentes que pueden no poder viajar a su evento ahora tienen la opción de asistir virtualmente, lo que le permite abrir las compuertas a una gran audiencia global.
• Desbloquear el potencial de compromiso de la audiencia - Convertir a los espectadores en participantes comprometidos mediante el uso de funciones de compromiso de vanguardia que proporcionan las plataformas de eventos virtuales.
• Ampliar la accesibilidad e inclusión - Ya no la asistencia está limitada a quienes tienen los recursos y habilidades físicas para viajar al lugar.
• Obtener más datos del evento y conocimientos de la audiencia - Plataformas y aplicaciones de eventos virtuales sofisticadas proporcionan una visión más profunda de la asistencia y el compromiso.
• Mejora tu huella de carbono - Los eventos tradicionales contribuyen a grandes emisiones - del viaje al alojamiento y residuos materiales. El cambio a lo virtual ha impactado positivamente las emisiones de la industry's, y al continuar adaptando componentes virtuales, los organizadores de eventos pueden reducir sus emisiones de carbono.
• Mantente ágil y prepárate para lo inesperado - Los organizadores de eventos no pueden planificar posibles interrupciones, pero al no solo añadir lo virtual, sino atender por igual a dos experiencias, se puede mitigar el riesgo de cancelación.

Obtén más información sobre los beneficios de los eventos híbridos en nuestro artículo del blog sobre desbloquear todo el potencial de los eventos híbridos.

Ejemplos de eventos híbridos

Los eventos híbridos pueden adoptar muchas formas. En sus versiones más simples, un evento híbrido añadirá una capa en línea a un evento físico, presencial, con el fin de alcanzar y comprometer a una audiencia más amplia sin que necesiten viajar para participar.

Algunos ejemplos de eventos híbridos podrían ser:

• Una gran feria comercial en un recinto de exposición, con contenido en línea exclusivo y una aplicación del evento utilizada tanto por visitantes presenciales como virtuales
• Una cumbre anual transmitida en vivo en un teatro presentado a una audiencia limitada y transmitido a millones de personas en línea
• Una conferencia internacional en un centro de convenciones con algunos ponentes en el lugar y otros conectados mediante videoconferencia, transmitida a los asistentes presenciales en una gran pantalla

Tipos de eventos híbridos

Los tipos más comunes de reuniones y eventos pueden adaptar aspectos híbridos, incluso eventos internos de la empresa.

Considera cómo estos tipos de eventos podrían funcionar en un entorno híbrido para tu organización:

• Reuniones de equipo 
• Ferias comerciales
• Webinars
• Lanzamientos de productos
• Reuniones de ayuntamiento
• Conferencias
• Seminarios de capacitación
• Reuniones anuales de inicio

¿Cómo es un evento híbrido?

Con eventos híbridos, los asistentes tienen la opción de asistir o, si no pueden viajar al sitio o simplemente prefieren conectarse de forma remota, participar en línea. Los organizadores de eventos utilizan sofisticadas plataformas de eventos virtuales para complementar la experiencia presencial.

Los eventos híbridos podrían simplemente transmitir su programa en línea, arriesgándose a que los asistentes virtuales se sientan excluidos. Para involucrar a su audiencia, muchos organizadores de eventos utilizan tecnología de eventos que ofrece funciones de participación.

Posibles características de participación incluyen:

• Encuestas en vivo
• Preguntas y respuestas virtuales
• Feeds de actividad
• Sesiones de networking
• Software de emparejamiento
• Interpretación de idiomas en vivo
• Salas de grupos
• Chats de eventos

Aprende más sobre cómo puedes hacer que tu evento híbrido sea un éxito con Interprefy's  Guía definitiva para eventos virtuales & híbridos multilingües

Comenzando

1. Ponga a su audiencia primero

Lo primero que hay que tener en cuenta al comenzar con eventos híbridos es que presentan un acto de equilibrio entre visitantes presenciales y virtuales, cuyas experiencias deben armonizarse - creando un evento con dos experiencias. El desafío es asegurarse de que su contenido funcione para ambos grupos, mientras que doesn't sienta como dos eventos completamente diferentes.

Así que un buen punto de partida es centrarse en sus audiencias: quiénes son, qué esperan, qué valor puede añadir a su experiencia, cómo puede mantener su atención y compromiso alto y cómo puede añadir un elemento positivo de sorpresa

2. Establece objetivos SMART

Define los objetivos comerciales que respalda tu evento y cómo puedes establecer objetivos SMART para tu evento. ¿Qué aspectos virtuales podrían apoyar esos objetivos y cómo puedes medir su impacto?

3. Defina su programa sabiamente

Al definir tu programa y horario, considera la capacidad de atención y los husos horarios. Elige calidad sobre cantidad, ya que tu audiencia virtual puede estar conectándose desde una animada cafetería o el hogar familiar.

4. Trabaja con un socio AV de primera categoría para crear una experiencia inmersiva

Para crear una experiencia de evento atractiva en ambos lados del recinto, es absolutamente clave trabajar con un socio de AV y producción de primera categoría. No arriesgues que tu evento parezca una mala llamada de Zoom. Cámaras de alta calidad, equipos de audio y la experiencia de tu socio de AV determinarán en última instancia el éxito de tu evento híbrido.

5. Elija su stack tecnológico sabiamente

Investiga y selecciona una plataforma de eventos virtuales o híbrida que pueda satisfacer tus necesidades, desde el registro hasta la interacción con tus audiencias virtuales y presenciales mediante una aplicación de escritorio y móvil.

Porque su audiencia ahora puede conectarse desde cualquier parte del mundo, asegúrese de que todos puedan entender y que sus presentadores sean comprendidos por cualquiera. Seleccionar un socio de la plataforma Interprefy significa que puede ofrecer a sus asistentes traducción de idiomas en vivo, tanto en el sitio a través de la aplicación móvil de Interprefy como dentro de la plataforma del evento para quienes se conectan de forma remota.

El socio tecnológico de eventos multilingüe adecuado también ofrecerá una gama de soluciones de acceso lingüístico, que van desde la interpretación profesional por intérpretes capacitados o soluciones impulsadas por IA, como subtítulos en vivo y traducción de voz por IA. Asegúrese de que su socio tecnológico elegido pueda conectarse con su plataforma de eventos preferida y proporcionar gestión de proyectos y soporte remoto para mayor tranquilidad.