"Evento híbrido" podría ser la palabra del año dentro de la industria de eventos. Habiéndose convertido en el tema de conversación, el concepto de eventos híbridos ha estado enviando ondas sísmicas a través de la industria de eventos, despertando la creatividad e imaginación de los organizadores de eventos más allá de las limitaciones de los lugares físicos.
Eventos híbridos ofrecen oportunidades únicas de eventos a medida que entramos en un mundo mitad digital, mitad físico. Según EventMB, "El 66,5% de los organizadores de eventos planean usar lo híbrido como su formato principal una vez que los eventos presenciales se reanuden.”
¿Pero qué es exactamente lo que lleva a la mayoría de los organizadores de eventos a inclinarse más por lo híbrido?
Los seis grandes beneficios de los eventos híbridos
Aunque la cantidad de eventos virtuales organizados cada día sigue aumentando, los formatos de eventos que dependen en gran medida de un espacio físico están regresando lentamente. Todos anhelamos reunirnos en persona y la fatiga de Zoom sin duda ha generado un mayor deseo de interactuar físicamente. Sin embargo, el mundo ha cambiado, y la forma en que vivimos y hacemos negocios nunca volverá a ser la misma.
El componente virtual y un panorama tecnológico de eventos de rápida evolución ofrecen a los organizadores de eventos la oportunidad de crear eventos impresionantes tanto para audiencias presenciales como para quienes se conectan virtualmente.
1. Amplíe su evento
Los eventos presenciales presentan dos grandes limitaciones: la primera es que la asistencia a menudo está limitada por el tamaño del recinto, y la segunda es la capacidad de los asistentes para tomar tiempo libre, viajar y pagar los costos asociados. El paso a lo virtual ha demostrado que las barreras físicas no tienen por qué impedir alcanzar a una audiencia amplia y distribuida globalmente.
The Atlantic, por ejemplo, se observó un crecimiento de asistencia trece veces mayor al cambiar su festival anual a virtual. Al combinar lo mejor de ambos mundos, permite a los organizadores de eventos aprovechar todo su potencial de alcance para expandir la asistencia de manera dramática.
Un gran ejemplo de las oportunidades que brinda lo híbrido es el Festival de Música y Artes del Valle de Coachella. Con entradas limitadas disponibles y millones adicionales deseando asistir, el equipo de Coachella decidió en 2020 llevar la experiencia a hogares de todo el mundo. El festival invirtió considerablemente en transmisión en vivo a través de su canal de YouTube. Y mientras los poseedores de entradas asistían al evento en vivo como de costumbre, para los amantes de la música que no pudieron asistir, este paso hacia un evento híbrido supuso un cambio radical. Un nuevo término, Couchella, nació: se añadieron fiestas satelitales privadas en casa, en el sofá, al programa del festival. Hoy, el canal de YouTube de Coachella ha superado los 1,66 millones de suscriptores.
En última instancia, los eventos híbridos pueden ayudarle a aumentar su alcance, el tráfico web, los contactos comerciales y sus ventas de entradas y patrocinios.
2. Desbloquee el potencial de compromiso de su audiencia
Los eventos híbridos pueden adoptar numerosos formatos, desde ofrecer grabaciones bajo demanda después del evento de forma virtual hasta una experiencia interconectada. Un evento híbrido puede ser mucho más que simplemente transmitir en vivo el escenario a YouTube. Desbloquea la capacidad de todos los participantes, tanto presenciales como en línea, para interactuar entre sí, con los ponentes y con el contenido. Ofrece la oportunidad a los asistentes al evento de compartir ideas, interactuar con los presentadores y establecer contactos con sus pares en tiempo real, transformando en última instancia a los espectadores pasivos en participantes activos.
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3. Amplíe la accesibilidad y la inclusión
Hybrid permite eventos más inclusivos. Los eventos totalmente presenciales están limitados por la ubicación. Las únicas personas que pueden asistir son aquellas que tienen los recursos, la disponibilidad, la salud—para viajar allí.
No solo limita su asistencia, sino también la atracción de ponentes de primer nivel que pueden no estar en condiciones de comprometerse a un día completo en su evento. Proporcionar un punto de acceso virtual a su evento le permite incorporar personas de cualquier parte del mundo, enriqueciendo su contenido con un conjunto diverso de perspectivas.
La tecnología y los servicios de eventos virtuales lo hacen posible. No solo conectan a personas en todo el mundo, sino que brindan a sus diversos grupos de participación un valor añadido mediante herramientas como interpretación en vivo, subtitulado, interpretación en lengua de señas o lectura de pantalla.
Trabajar con un proveedor de interpretación simultánea remota (RSI) como Interprefy permite que los asistentes presenciales y virtuales accedan a traducciones en vivo, ya sea en su teléfono móvil o mediante una integración de Interprefy en la plataforma de eventos que haya seleccionado. Es decir, sin importar dónde asista su audiencia, un intérprete profesional y experto en la materia puede traducir el discurso al idioma preferido en cualquier momento.
Descubra cómo puede mejorar la diversidad e inclusión de su evento en línea en este artículo del blog.
4. Obtenga más datos del evento y conocimientos de la audiencia
Tradicionalmente, los organizadores de eventos debían basarse en indicadores generales como las inscripciones o la asistencia para determinar el éxito. Sin embargo, durante el último año, las plataformas de eventos virtuales han estado proporcionando una gran cantidad de datos granulares y conocimientos.
Puede centralizar y medir la asistencia y las actividades de participación en una plataforma de eventos que admite el formato híbrido. Al contar con un lugar central que sus asistentes virtuales y presenciales utilizan para registrarse, comprar entradas, conectarse y ver contenido bajo demanda, obtiene valiosos conocimientos sobre el rendimiento de su evento. Puede acceder a análisis en línea sobre cómo los asistentes interactúan con su evento, a qué sesiones se unen, cuánto tiempo permanecen y qué temas generan mayor participación.
Esto, en última instancia, le ayudará a comprender mejor a su público objetivo, perfeccionar futuros eventos y alinear sus estrategias de marketing y negocio de cara al futuro.
5. Mejore su huella de carbono
Desde el viaje hasta el alojamiento, la restauración y los residuos materiales, al considerar todos los elementos de un evento presencial, la huella de carbono de su evento puede parecer bastante alarmante. Un informe de Hope Solutionssugiere que la industria de eventos del Reino Unido por sí sola emite 1.200 millones de kg de CO2e cada año. Los eventos virtuales generan hasta 40 veces menos emisiones de carbono en comparación con los eventos presenciales, otro estudioconcluyó a principios de este año.
El cambio a lo virtual ha ayudado a reducir drásticamente el impacto de la industria's en las emisiones. Y al continuar adoptando el componente virtual, los planificadores de eventos pueden contribuir a un futuro más verde.
6. Stay agile and prepare for the unexpected
Una de las cosas el año pasado nos ha enseñado que debemos planificar lo inesperado. No podemos planificar todas las posibles interrupciones, y necesitamos incorporar agilidad en nuestra planificación para garantizar que los eventos puedan continuar. Construir un evento híbrido que no añada streaming de forma superficial, sino que cuide por igual a los asistentes virtuales como a los asistentes presenciales, puede ayudar a reducir el riesgo de cancelación.
Conclusión
Los eventos híbridos no surgieron a causa de la pandemia, sino que existen desde mucho antes de que se inventara el distanciamiento social. Sin embargo, el año pasado cambió la forma en que vivimos y trabajamos, creando nuevas y únicas oportunidades para eventos.
Al adentrarnos en un mundo semidigital, semifísico, podemos atraer y comprometer a los asistentes en todo el planeta. No importa si sus asistentes están sentados en un centro de conferencias, en una cafetería al otro lado del mundo o en el sofá con su familia, querrán sintonizar.
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