La mayoría de las conversaciones sobre sostenibilidad en la industria de eventos comienzan con los espacios, el servicio de catering y la compensación de emisiones. Los viajes suelen mencionarse y luego dejarse de lado, porque los viajes de los delegados y ponentes rara vez son objeto de debate: son la razón por la que se realizan los eventos presenciales. Este instinto se mantiene. Los viajes de negocios y el alojamiento suelen representar entre el 70 y el 90 por ciento de las emisiones totales de un evento, y los viajes de los asistentes suelen ser la mayor fuente dentro de esa cifra. En el conjunto de la industria, los viajes, la energía, el catering y la logística en su conjunto pueden representar hasta el 10 por ciento de las emisiones globales de gases de efecto invernadero.
Dentro de ese mismo presupuesto de viajes, existe una partida menor, menos analizada: intérpretes y equipos técnicos, que son trasladados en avión e instalados en el lugar como parte del procedimiento habitual, junto con cabinas insonorizadas, consolas y auriculares que se envían de un país a otro. Ninguno de estos viajes existe para que estos equipos sean visibles. Existen simplemente para que la sala funcione, lo que la convierte en uno de los puntos más sencillos para empezar a recortar gastos.
El uso de intérpretes remotos, técnicos remotos, modelos de entrega híbridos y la reducción del movimiento de equipos son solo algunos de los puntos de partida, sin pedirle a ningún delegado que cambie su forma de presentarse.
La presencia es fundamental cuando el valor reside en las relaciones. Los delegados forjan alianzas. Los ejecutivos perciben el ambiente y se adaptan en tiempo real. Los patrocinadores buscan visibilidad. Estas son razones legítimas y cruciales para el negocio que justifican el traslado de personas a un evento, y ninguna política de sostenibilidad debería intentar eliminarlas.
Pero el personal de apoyo de un evento, aquellas personas cuyo trabajo consiste en crear un ambiente propicio para el público en lugar de estar presentes en él, pertenecen a una categoría diferente. Su contribución es funcional. No depende de la proximidad física al escenario y, cada vez más, no la necesita.
Tradicionalmente, los intérpretes de conferencias viajaban internacionalmente en avión, llegando con cabinas insonorizadas, consolas y auriculares que luego debían transportarse, instalarse y desmontarse. Los técnicos de sonido seguían el mismo patrón: en la sala, detrás de la cabina, eran responsables de la calidad del audio, algo en lo que los delegados nunca pensaban a menos que fallara.
Esta configuración tenía sentido cuando no existía la tecnología para hacerlo de otra manera. La interpretación simultánea dependía de cabinas cableadas y coordinación visual directa con el público. La fiabilidad requería presencia física, y durante décadas, cada modalidad de interpretación exigía intérpretes y equipos de soporte audiovisual in situ, a costa de miles de vuelos que no contribuían en absoluto a reducir las emisiones. Esta limitación marcó décadas de planificación de eventos, hasta el punto de que «los intérpretes vienen en avión» se convirtió en un gasto incuestionable en lugar de una decisión tomada activamente.
Esa limitación se ha superado en gran medida. La interpretación simultánea remota permite a intérpretes cualificados trabajar desde un estudio o un espacio doméstico certificado en cualquier parte del mundo, conectados al evento a través de una plataforma segura en lugar de un cable que llegue hasta una cabina. Lo mismo se aplica a la producción técnica: los ingenieros de audio pueden supervisar y gestionar las señales de forma remota, sin necesidad de transportar una cabina ni enviar personal para desmontarla posteriormente.
Eliminar a los intérpretes y técnicos de la lista de pasajeros no solo reduce los vuelos. Elimina el transporte y la instalación de stands físicos, reduce el equipo que debe trasladarse entre sedes y acorta el montaje in situ. Para los organizadores, esto significa menos logística que gestionar. En cuanto al impacto ambiental del evento, es una de las reducciones más sencillas disponibles, ya que no afecta a los aspectos del evento que dependen de la presencia física del público.
Este patrón se ha observado en la práctica desde hace algunos años. Cuando la Unión Interparlamentaria celebró su 144.ª Asamblea en Bali con un equipo mixto de intérpretes presenciales y remotos, la incorporación de parte de dicho equipo al trabajo remoto eliminó la necesidad de hasta 30 cabinas de interpretación físicas, así como el equipo que, de otro modo, habría tenido que transportarse, almacenarse y desmontarse localmente. Menos intérpretes viajando y menos equipo transportado se traducen directamente en menos vuelos, menos transporte de mercancías y una infraestructura técnica más ligera, sin alterar la experiencia de los delegados durante la Asamblea.
Esto concuerda con la tendencia general de la participación remota: al eliminar los desplazamientos y gran parte del esfuerzo físico in situ, desempeñar una función de forma remota requiere mucho menos esfuerzo que si se realizara presencialmente. Los formatos totalmente remotos son entre 50 y 300 veces más pequeños que sus equivalentes presenciales. Aplicada específicamente a intérpretes y equipos técnicos, y no al público, esta reducción es posible sin afectar a los aspectos del evento por los que los delegados viajan inicialmente.
Una estrategia práctica de sostenibilidad comienza con un análisis honesto de quién viaja y por qué. Para cada puesto en la lista de participantes, la pregunta es sencilla: ¿la contribución de esta persona depende de su presencia física o de una conexión fiable? Los ponentes, el personal de atención al cliente y cualquier persona cuyo rol implique relaciones interpersonales suelen pertenecer al primer grupo. Los intérpretes y los equipos técnicos suelen pertenecer al segundo, y pueden recibir apoyo remoto sin pérdida de calidad, siempre que la plataforma cumpla con los estándares reconocidos de audio, redundancia y condiciones laborales para los intérpretes.
Esta no es una decisión puntual. Es una práctica que conviene incorporar desde el principio a la planificación de eventos, de modo que la contratación de un equipo técnico y lingüístico completo sea una decisión deliberada y no una costumbre arraigada. Para ver cómo Interprefy ofrece servicios híbridos sin comprometer la calidad de la interpretación, explore la plataforma.