La pandemia de COVID-19 obligó a los planificadores de eventos a pasar a eventos virtuales en marzo de 2020. Aunque este fue un desafío inesperado, muchos organizadores de eventos lograron un gran éxito con los eventos virtuales y adoptaron los beneficios que el mundo virtual aportó a sus eventos.
Sin embargo, a medida que los eventos presenciales vuelven gradualmente, los organizadores de eventos buscan formas de combinar las mejores cualidades de las plataformas de eventos virtuales con los eventos tradicionales en lugares físicos. Al ofrecer a los asistentes opciones tanto presenciales como en línea, los planificadores pueden hacer sus eventos más flexibles y accesibles para una audiencia global más amplia. En este artículo, exploramos qué son los eventos híbridos, sus beneficios, ejemplos y cómo organizar uno.
Un evento híbrido es un evento que combina elementos presenciales y en línea. Incluye ambos: una experiencia en vivo en un lugar físico, que los ponentes y asistentes pueden unirse en persona, y una experiencia virtual alojada en línea donde los ponentes y asistentes pueden participar remotamente, usualmente en una plataforma de eventos.
En el núcleo de un evento híbrido hay una conferencia, feria comercial, seminario, taller u otro tipo de reunión que combina una experiencia de evento "en vivo" presencial con un componente en línea "virtual".
Hay tres componentes clave que hacen que un evento sea híbrido:
No, el concepto de combinar lo virtual y lo presencial no es algo nuevo. Históricamente, la mayoría evento híbridos fueron simplemente eventos presenciales transmitidos en vivo para una audiencia en línea que los ve desde casa.
Mucho antes de Covid-19, Interprefy apoyó a los planificadores de eventos con configuraciones híbridas, trayendo traducción en vivo de intérpretes remotos a los asistentes y delegados presenciales y, a menudo, también remotos.
Covid-19 es sin duda un catalizador en el reciente auge de los eventos virtuales, pero de ninguna manera creó un formato de evento completamente nuevo.
Aunque no son nada nuevos, los eventos híbridos se han vuelto una prioridad ya que la pandemia de Covid-19 cambió la forma en que el mundo vivía y hacía negocios. Los eventos híbridos de hoy van más allá de una transmisión en vivo y buscan involucrar tanto a audiencias virtuales como presenciales mediante la tecnología en su totalidad, en forma de chats, networking y, a menudo, instalaciones elaboradas en el lugar para conectar a las personas en ambos lados de la pantalla.
En última instancia, hoy we're viendo cómo los eventos híbridos continúan evolucionando y cerrando la brecha entre las experiencias que tienen las audiencias presenciales y virtuales.
Combinar las mejores cualidades de los eventos tradicionales y los eventos virtuales puede aportar una serie de beneficios tanto para sus asistentes como para su organización:
Obtén más información sobre los beneficios de los eventos híbridos en nuestro artículo del blog sobre desbloquear todo el potencial de los eventos híbridos.
Los eventos híbridos pueden adoptar muchas formas. En sus versiones más simples, un evento híbrido añadirá una capa en línea a un evento físico, presencial, con el fin de alcanzar y comprometer a una audiencia más amplia sin que necesiten viajar para participar.
Algunos ejemplos de eventos híbridos podrían ser:
Los tipos más comunes de reuniones y eventos pueden adaptar aspectos híbridos, incluso eventos internos de la empresa.
Considera cómo estos tipos de eventos podrían funcionar en un entorno híbrido para tu organización:
Con eventos híbridos, los asistentes tienen la opción de asistir o, si no pueden viajar al sitio o simplemente prefieren conectarse de forma remota, participar en línea. Los organizadores de eventos utilizan sofisticadas plataformas de eventos virtuales para complementar la experiencia presencial.
Los eventos híbridos podrían simplemente transmitir su programa en línea, arriesgándose a que los asistentes virtuales se sientan excluidos. Para involucrar a su audiencia, muchos organizadores de eventos utilizan tecnología de eventos que ofrece funciones de participación.
Posibles características de participación incluyen:
1. Ponga a su audiencia primero
Lo primero que hay que tener en cuenta al comenzar con eventos híbridos es que presentan un acto de equilibrio entre visitantes presenciales y virtuales, cuyas experiencias deben armonizarse - creando un evento con dos experiencias. El desafío es asegurarse de que su contenido funcione para ambos grupos, mientras que doesn't sienta como dos eventos completamente diferentes.
Así que un buen punto de partida es centrarse en sus audiencias: quiénes son, qué esperan, qué valor puede añadir a su experiencia, cómo puede mantener su atención y compromiso alto y cómo puede añadir un elemento positivo de sorpresa
2. Establece objetivos SMART
Define los objetivos comerciales que respalda tu evento y cómo puedes establecer objetivos SMART para tu evento. ¿Qué aspectos virtuales podrían apoyar esos objetivos y cómo puedes medir su impacto?
3. Defina su programa sabiamente
Al definir tu programa y horario, considera la capacidad de atención y los husos horarios. Elige calidad sobre cantidad, ya que tu audiencia virtual puede estar conectándose desde una animada cafetería o el hogar familiar.
4. Trabaja con un socio AV de primera categoría para crear una experiencia inmersiva
Para crear una experiencia de evento atractiva en ambos lados del recinto, es absolutamente clave trabajar con un socio de AV y producción de primera categoría. No arriesgues que tu evento parezca una mala llamada de Zoom. Cámaras de alta calidad, equipos de audio y la experiencia de tu socio de AV determinarán en última instancia el éxito de tu evento híbrido.
5. Elija su stack tecnológico sabiamente
Investiga y selecciona una plataforma de eventos virtuales o híbrida que pueda satisfacer tus necesidades, desde el registro hasta la interacción con tus audiencias virtuales y presenciales mediante una aplicación de escritorio y móvil.
Porque su audiencia ahora puede conectarse desde cualquier parte del mundo, asegúrese de que todos puedan entender y que sus presentadores sean comprendidos por cualquiera. Seleccionar un socio de la plataforma Interprefy significa que puede ofrecer a sus asistentes traducción de idiomas en vivo, tanto en el sitio a través de la aplicación móvil de Interprefy como dentro de la plataforma del evento para quienes se conectan de forma remota.
El socio tecnológico de eventos multilingüe adecuado también ofrecerá una gama de soluciones de acceso lingüístico, que van desde la interpretación profesional por intérpretes capacitados o soluciones impulsadas por IA, como subtítulos en vivo y traducción de voz por IA. Asegúrese de que su socio tecnológico elegido pueda conectarse con su plataforma de eventos preferida y proporcionar gestión de proyectos y soporte remoto para mayor tranquilidad.