Reuniones virtuales en el ayuntamiento: 10 consejos sencillos para impulsar la inclusión y la participación

Si bien el trabajo remoto ha proporcionado una mayor flexibilidad, todavía es casi imposible reunir a todo el personal en un lugar al mismo tiempo.

Las agendas están repletas de reunión tras reunión, y siempre hay una persona que está de vacaciones.

Es una situación complicada, especialmente cuando se intenta proporcionar actualizaciones importantes de la empresa a toda la fuerza laboral.

Es por eso que muchas organizaciones están empezando a adoptar reuniones virtuales tipo cabildo abierto. 

La diferencia entre un evento normal y una reunión virtual es que generalmente cuenta con equipos de liderazgo de toda la empresa que brindan a toda la fuerza laboral actualizaciones generales para mantener a todos actualizados e informados.

Con una reunión municipal virtual, los empleados obtienen muchos de los beneficios de un evento en persona con la ventaja adicional de poder asistir desde cualquier parte del mundo.

También son una gran herramienta para reforzar la cultura de la empresa, aumentar la unión del equipo y mantener a todos alineados con la visión de la organización.

Sin embargo, mantener el compromiso en un evento virtual puede ser un desafío, especialmente si se trata de un evento que dura un día completo y con muchas personas agotadas por las constantes reuniones por videoconferencia.

Entonces, con el 55 por ciento de los trabajadores remotos actualmente sintiéndose menos conectados con su negocio y el 69 por ciento experimentando agotamiento , aquí están mis principales consejos para que los organizadores de eventos hagan que sus reuniones virtuales en el ayuntamiento sean más atractivas.

1. Establece el ambiente

Reproduzca algo de música de fondo mientras sus colegas comienzan a conectarse lentamente. Puede llevar un tiempo hasta que todos estén conectados y usted pueda crear el ambiente mientras los demás esperan.

Esto no solo crea el ambiente, sino que también es una excelente manera de romper el hielo, ya que suele ser una sorpresa agradable e inesperada para la mayoría.

2. Celebra tus éxitos

¿Qué mejor manera de levantar la moral del personal que comenzar con una celebración?

El reconocimiento de los empleados es una forma eficaz de impulsar el compromiso, y las reuniones municipales son la forma perfecta de reforzar que se valora la contribución de cada persona. 

Podría ser un premio al empleado del mes, pero también puede ser algo tan simple como un reconocimiento de otro colega, una recompensa por un desempeño excepcional o un reconocimiento por demostrar los valores de la empresa.

Las investigaciones incluso muestran que los trabajadores prefieren elogios o reconocimiento público a un aumento , así que no tenga miedo de darles un reconocimiento bien merecido.

3. Mantenlo breve y enfocado

Hay tantas cosas que quisiera contarles a sus colegas, pero tan poco tiempo. 

Como todos tienen agendas muy ocupadas, no conviene sobrecargarles la atención. 

Sea breve, con una agenda clara y realista y no más de cuatro temas. Incluso en estos temas, evite entrar en demasiados detalles. 

Asegúrate de transmitir el mensaje principal y que sea relevante. Dar demasiados detalles solo diluye el mensaje y corres el riesgo de perder la atención de tus colegas.

4. Dar a todos la oportunidad de hablar

Usar siempre los mismos oradores, o incluso un solo presentador, en cada asamblea resulta predecible y monótono. ¿Por qué no ceder el micrófono a otra persona para que comparta su punto de vista?

Mejor aún, añada un toque especial a la experiencia con diversos presentadores de diferentes departamentos y niveles directivos. Algunas organizaciones incluso han ido un paso más allá, contratando a conferenciantes invitados y motivacionales para que se unan a sus llamadas.

Considere incluir al menos un nuevo orador en cada asamblea general de la empresa, además de ofrecer a los empleados la oportunidad de hacerse oír. Esto no solo permite representar diferentes perspectivas, sino que también crea una visión más real de lo que sucede en toda la organización.

5. Dale un respiro a la gente

La capacidad de atención humana promedio es de alrededor de 8 segundos, por lo que mantener las cosas breves, concisas y directas es clave para mantener a la gente interesada.

Los eventos más cortos, de no más de una hora de duración, generalmente reciben las mejores tasas de participación entre los miembros de la audiencia, ya que cuanto más dura, mayor es la posibilidad de que las personas se distraigan y pierdan la concentración.

Las sesiones de trabajo también son una excelente manera de mantener la concentración, al igual que reservar tiempo al final de cada presentación o sección para preguntas y respuestas. Al reducir la cantidad de información superflua y mantener la duración de los espacios en un formato digerible, es mucho menos probable que la atención del público se desvíe.

6. Utilice encuestas y gamificación para iniciar la interacción.

Involucra a tus colegas con una encuesta o un juego sencillo en algunos de los temas de tu agenda. No hay forma más sencilla de interactuar que con un solo clic, y además crea una conexión rápida.

7. Sé creativo

Los empleados anhelan nuevas formas de interactuar entre sí y una oportunidad de alejarse de la típica reunión por videoconferencia, así que sea creativo.

Las reuniones ya no tienen por qué celebrarse dentro de la oficina. Anime a sus empleados a dar un paseo de vez en cuando mientras siguen llamando desde sus smartphones.

No todas las ideas tienen que ser geniales. En la variedad está la sal de la vida, así que no tengas miedo de experimentar. 

Asegúrese de recibir retroalimentación de su equipo y ajuste su enfoque siempre que sea necesario para mantener el compromiso en un nivel constante.

8. Llene los espacios en blanco del lenguaje

Las asambleas públicas en línea facilitan más que nunca reunir a personas de todo el mundo. El problema es que no todos hablan el mismo idioma.

Para que personas de diferentes nacionalidades y orígenes puedan interactuar entre sí en tiempo real, necesitan herramientas intuitivas y software que ofrezcan una interpretación fluida a medida que se desarrolla el evento.

Las herramientas de traducción en tiempo real, como la plataforma Interprefy, agregan traducción en vivo para eventos multinacionales de todos los tamaños y, al mismo tiempo, ayudan a las organizaciones a promover la inclusión y romper las barreras lingüísticas mediante:

• Interpretación simultánea en directo por intérpretes de conferencias
• Subtítulos automáticos en vivo traducidos por IA
• Interpretación de lenguaje de señas

Poder disfrutar de un evento en tu lengua materna es posiblemente la forma más efectiva de crear una experiencia de audiencia comprometida a la que todos puedan unirse.

9. Dale la vuelta a la tortilla en tu sección de preguntas y respuestas

Una vez que haya compartido las actualizaciones de su negocio y sus próximos objetivos, asegúrese de que sus empleados tengan la oportunidad de hacer preguntas y conectarse directamente con su equipo de liderazgo.

Considere incluir en la agenda de su asamblea virtual algún tiempo para preguntas y respuestas después de cada orador.

Pero incluso en la cultura más abierta y solidaria, hacer una pregunta a la gerencia frente a toda la empresa puede resultar intimidante. 

Los empleados pueden abstenerse por temor a exponer su posible ignorancia. Pero si un líder se pone de pie y plantea una pregunta, los empleados tienen la oportunidad de participar desde una posición de fuerza.

10. ¡Manténlo simple!

No hay nada peor que ir a una reunión y no entender ni una palabra. Solo incluya información financiera si puede darles vida y hacerla relevante para los próximos objetivos de la empresa.

Ya sea que se trate de demasiada jerga empresarial o diapositivas que cansen la vista, intente evitar temas demasiado complicados para sus reuniones con todo el personal y mantenga el mensaje simple, comprensible y conciso.      

Reuniones en los ayuntamientos: una calle de doble sentido

Las reuniones del ayuntamiento son mucho más que simplemente un ejecutivo de una empresa haciendo una presentación ante una multitud de personas.

Estos eventos integrales pueden desempeñar un papel vital a la hora de aumentar la moral de los empleados, impulsar la dirección organizacional y, lo que es más importante, mantener a todos comprometidos.

Si bien aún puede ser complicado reunir a todo el personal en una sola llamada, mantener el compromiso en estas llamadas desde el comienzo es una forma segura de hacer que sus reuniones sean tan divertidas como educativas.