Aunque el trabajo remoto ha proporcionado una mayor flexibilidad, todavía es casi imposible reunir a todo el personal en un solo lugar al mismo tiempo.
Los diarios están llenos de reunión tras reunión, y ’siempre hay una persona que ’está de vacaciones anuales.
Es una situación complicada, especialmente al intentar proporcionar actualizaciones importantes de la empresa a toda la plantilla.
Por eso, muchas organizaciones están comenzando a adoptar reuniones virtuales al estilo de ayuntamiento.
La diferencia entre un evento normal y una reunión virtual de ayuntamiento es que típicamente cuenta con equipos de liderazgo de toda la empresa que brindan a toda la plantilla actualizaciones de gran alcance para mantener a todos al día y bien informados.
Con una reunión virtual de ayuntamiento, los empleados obtienen muchos de los beneficios de un evento presencial con el beneficio adicional de poder asistir desde cualquier parte del mundo.
También’ son una gran herramienta para reforzar la cultura de la empresa, aumentar la unión del equipo y mantener a todos alineados con la visión de la organización’.
Sin embargo, mantener la participación en un evento virtual puede ser un desafío, especialmente si es una actividad de día completo y con muchas personas agotadas por constantes reuniones de videoconferencia.
Entonces, con 55 por ciento de los trabajadores remotos que actualmente se sienten menos conectados a su empresa y 69 por ciento experimentando agotamiento, aquí tienes mis principales consejos para que los organizadores de eventos hagan sus reuniones virtuales de ayuntamiento más atractivas.
1. Crea el ambiente
Reproduce algo de música de fondo mientras tus colegas se conectan lentamente. Puede tardar un poco hasta que todos’ estén conectados y puedas crear el ambiente mientras los demás esperan.
No solo establece el ambiente, ’es un gran rompehielos, ya que ’es usualmente una agradable y inesperada sorpresa para la mayoría!
2. Celebra tus éxitos
¿Qué mejor manera de impulsar la moral del personal que comenzar con una celebración?
El reconocimiento de los empleados es una forma eficaz de impulsar la participación, y las reuniones de ayuntamiento son la manera perfecta de reforzar que la contribución de cada persona’ es valorada.
Podría ser un premio al empleado del mes, pero también puede ser tan simple como un reconocimiento de otro colega, una recompensa por un desempeño excepcional, o un reconocimiento por demostrar los valores de la empresa.
Incluso la investigación muestra que los trabajadores prefieren elogios o reconocimiento público en lugar de un aumento, así que no tengas miedo de ofrecer el merecido reconocimiento.
3. Manténlo breve y enfocado
Hay tanto que te gustaría contar a tus colegas, pero tan poco tiempo.
Con los horarios de todos’ tan ocupados como están, no quieres sobrecargar su atención.
Manténgalo breve, con una agenda clara y realista y no más de 4 temas. Y aun en estos temas, intente evitar entrar demasiado en detalle.
Asegúrate de transmitir el mensaje principal y que quede claro. Dar demasiados detalles solo diluye el mensaje y corres el riesgo de perder la atención de tus colegas.
4. Da a todos la oportunidad de hablar
Usar siempre los mismos ponentes, o incluso un solo anfitrión, en cada asamblea es predecible y monótono. ¿Por qué no ofrecer el micrófono a otra persona para que comparta sus opiniones?
Mejor aún, anima las cosas usando una variedad de presentadores de diferentes departamentos y niveles de gestión. Algunas organizaciones incluso han ido un paso más allá, contratando ponentes invitados y motivacionales para unirse a sus llamadas.
Pero considere incluir al menos un nuevo ponente en cada reunión general de la empresa, así como ofrecer la oportunidad de que los empleados sean escuchados. No solo permite que se representen diferentes perspectivas, sino que también crea una sensación más verdadera de lo que’s está sucediendo en toda la organización.
5. Da a la gente un descanso
El promedio de atención humana es de alrededor de 8 segundos, por lo que mantener las cosas breves, impactantes y al punto es clave para mantener a la gente comprometida.
Los eventos más cortos, de no más de una hora, suelen recibir las mejores tasas de participación entre los miembros de la audiencia, ya que cuanto más largo se prolonga, mayor es la probabilidad de que la gente se distraiga y pierda la concentración.
Las sesiones de descanso también son una excelente manera de mantener la concentración, al igual que permitir tiempo al final de cada presentación o sección para preguntas y respuestas. Al recortar lo superfluo y mantener los intervalos en longitudes digestibles, la atención de la audiencia es mucho menos propensa a vacilar.
6. Usa encuestas y gamificación para iniciar la participación
Involucra a tus colegas mediante una encuesta o juego sencillo en algunos de los temas de la agenda. No hay forma más simple de involucrar que con un solo clic, pero crea una conexión rápida.
7. Sé creativo
Los empleados buscan nuevas formas de interactuar entre sí y una alternativa a la típica reunión de videoconferencia, así que sé creativo.
Las reuniones ya no tienen que realizarse dentro de los cuatro muros de la oficina. Anima a los empleados a dar un paseo de vez en cuando mientras siguen conectándose desde sus smartphones.
No todas las ideas tienen que ser una gran idea. La variedad es la especia de la vida, así que no tengas miedo de experimentar.
Asegúrate de obtener retroalimentación de tu equipo y ajustar tu enfoque siempre que sea necesario para mantener el compromiso a un nivel constante.
8. Rellena las brechas de idioma
Las reuniones municipales en línea facilitan más que nunca reunir a personas de todos los rincones del mundo. El problema es que no todos hablan el mismo idioma.
Para que personas de diferentes nacionalidades y antecedentes interactúen en tiempo real, necesitan herramientas intuitivas y software que ofrezca interpretación fluida mientras se desarrolla el evento.
Herramientas de traducción en tiempo real como la plataforma Interprefy añaden traducción en vivo para eventos multinacionales de todos los tamaños, mientras ayudan a las organizaciones a promover la inclusión y derribar barreras lingüísticas, a través de:
- En vivo interpretación simultánea de intérpretes de conferencias
- Automático, traducido por IA subtítulos en vivo
- Interpretación de lengua de señas
Poder disfrutar de un evento en tu lengua materna es, sin duda, la forma más eficaz de crear una experiencia de audiencia comprometida en la que todos pueden participar.
9. Voltea la mesa en tu sección de Q&A
Una vez que hayas compartido las actualizaciones de tu negocio y los objetivos próximos, asegúrate de que tus empleados tengan la oportunidad de hacer preguntas y conectarse directamente con el equipo de liderazgo.
Considera incluir algo de tiempo de Q&A después de cada ponente en la agenda de tu ayuntamiento virtual.
Pero incluso en la cultura más abierta y de apoyo, hacer una pregunta a la dirección frente a toda la empresa puede ser intimidante.
Los empleados pueden abstenerse de ello por miedo a exponer una posible ignorancia. Pero si un líder se levanta y hace una pregunta, los empleados tienen la oportunidad de participar desde una posición de fortaleza.
10. ¡Mantenlo simple!
Hay’s nada peor que ir a una reunión y no poder entender una palabra de lo que dice cualquiera. Solo incluye los datos financieros, si puedes darles vida y hacerlos relevantes para lo que la empresa necesita enfocarse a continuación.
Ya sea que haya demasiado jerga empresarial o diapositivas que cansen la vista, procura evitar temas excesivamente complicados para tus reuniones generales y mantén el mensaje simple, comprensible y directo.
Reuniones de ayuntamiento: una vía de doble sentido
Las reuniones de ayuntamiento son mucho más que simplemente un ejecutivo de la empresa presentando una presentación a una multitud de personas.
Estos eventos integrales pueden desempeñar un papel vital en el impulso de la moral de los empleados, guiar la dirección organizacional y, lo que es importante, mantener a todos comprometidos.
Aunque todavía puede ser complicado reunir a toda la plantilla en una sola llamada, mantener el compromiso en estas llamadas desde el principio es una forma segura de que tus reuniones sean tan divertidas como educativas.
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