Lecciones clave de la planificación de una celebración virtual de fin de año

Mientras estamos ocupados abordando la planificación de fin de año, muchos equipos están generando ideas sobre cómo organizar reuniones de fin de año y celebrar las fiestas, incluso si no podemos estar físicamente en el mismo lugar o incluso en la misma zona horaria.

Ser una empresa totalmente distribuida significa reinventar las reuniones de fin de año para el ámbito virtual. Aunque ciertamente extrañamos mezclar con las masas y animar con colegas de otros departamentos que han sido muy generosos ayudándonos siempre que sea necesario, las celebraciones virtuales pueden adaptarse para incluir actividades sociales sorprendentes e incluso nuevas.

En Interprefy, nos reunimos para las Celebraciones de Fin de Año en 2020 y 2021 de forma virtual, y aunque fue una novedad para muchos, resultaron en experiencias alegres y memorables, que continuaron siendo el tema de conversación en la ciudad durante meses.

Aquí están nuestras conclusiones clave de la planificación de una Celebración virtual de fin de año.

1. Comienza a planificar temprano

Hay literalmente miles de empresas y freelancers que han encontrado un nicho agradable al ofrecer entretenimiento para reuniones virtuales, desde la comedia hasta la música y hasta búsquedas de escape virtuales. Planificar con anticipación ayudará a asegurar a los mejores animadores y socios de producción para su celebración virtual.

Recuerda también que algunos de tus colegas pueden comenzar sus vacaciones temprano, así que asegúrate de comunicar la fecha de la celebración con anticipación y enviar un aviso de reserva de fecha.

2. Deja suficiente tiempo en el calendario para actividades sociales

Al organizar el programa de tu celebración, recuerda que para muchos es una oportunidad única de conocer a colegas de varios departamentos y tener conversaciones no relacionadas con el trabajo. La fatiga virtual puede ser una amenaza para cualquier evento en línea si sobrecargas una agenda de 4 horas. Intenta mantener el programa oficial en una duración manejable, añadiendo descansos, sesiones de networking o incluso actividades de speed-dating para encontrarte con colegas al azar.

3. Incorporar un equipo de producción para ensamblar todas las piezas del rompecabezas

Sesiones de trabajo, presentaciones, juegos, cabinas de fotos - armar todas las piezas y crear una experiencia fluida puede ser un desafío. Incorporar temprano a un equipo de producción de eventos virtuales garantizará experiencias sin fallos para todos y se asegurará de que no tengas que solucionar problemas y realmente puedas disfrutar del evento tú mismo.

4. Consigue un maestro de ceremonias para guiar a tus equipos a través del programa

Si estás planeando dirigir a la gente a múltiples áreas durante el evento, necesitan tener claro qué deben hacer en cada momento. Contar con un maestro de ceremonias que inicie la celebración, presente el programa, introduzca las normas de organización y aporte un poco de humor realmente ayuda. El año pasado, tuvimos a un fantástico comediante británico que inició la celebración con una canción temática de Interprefy, entrevistó al fundador de nuestra empresa y mantuvo el compromiso alto durante todo el evento.

5. Menos es más

Seguramente, tienes toneladas de ideas increíbles para actividades de eventos. Pero recuerda, mientras algunas personas pueden reunirse en su oficina local, muchas personas pueden estar sentadas frente a sus computadoras y sufrir fatiga virtual si se prolonga demasiado.

Hazlo breve, atractivo y memorable, pero abierto para aquellos que normalmente serían los últimos en quedarse de pie en el bar.

5. Los juegos son imprescindibles

Los juegos como búsquedas de escape virtuales o concursos de pub pueden ser una excelente manera de entretener a tus colegas y reunir a personas de todo el mundo en pequeños equipos para fortalecer el trabajo en equipo. Al final de este artículo, you'll find una lista de ideas para actividades divertidas.

6. Haz que el discurso de tu CEO' sea memorable

El CEO recapitulando el año siempre es imprescindible. Intenta apoyar a tu CEO con ideas para el discurso para que sea breve y memorable. Para nuestra celebración del año pasado, contratamos a un diseñador gráfico para convertir el discurso en un dibujo en vivo, mientras el discurso continuaba. Todos podían ver a nuestro CEO hablando y un dibujo evolucionando simultáneamente en la pantalla. Esto resultó en un hermoso dibujo de recapitulación del año que ahora decora una pared en nuestra sede.

7. Crear un marco para la fiesta posterior

Aunque su programa oficial pueda durar de 2 a 3 horas, muchos de sus colegas querrán quedarse y brindar con sus colegas. El año pasado, utilizamos la aplicación de videoconferencias virtuales wonder.me, que presenta un entorno con múltiples áreas para que la gente deambule libremente, se una a videollamadas grupales o se conecte uno a uno.

8. Hazlo una experiencia inclusiva y accesible

Asegurarse de que todos sus colegas se sientan igualmente incluidos en la experiencia del evento es fundamental. Puede que tenga colegas que no se sientan 100 % cómodos con su inglés empresarial. O algunos colegas pueden tener una discapacidad visual o auditiva que podría afectar su experiencia. Existen muchas herramientas que pueden ayudarle a que la celebración sea una experiencia inclusiva, desde plataformas que ofrecen diferentes contrastes de color y funciones de accesibilidad, hasta subtítulos en vivo e interpretación simultánea. 

Ideas divertidas para la celebración virtual de fin de año del personal

1. Sesiones de mixología - Crea tus propias bebidas temáticas de la empresa, envía a todos las recetas de bebidas y una lista de compras y consigue un mixólogo que enseñe a todos estos cócteles o mocktails en vivo durante el evento.
2. Cabina de fotos virtual - Una excelente manera de obtener una foto de equipo mundial, pero también de hacer un desafío fotográfico que encaje con el tema de tu evento.
3. Ceremonia de premios divertida - Crea categorías divertidas y haz que los equipos voten de antemano para que puedas premiar a la gente con premios irónicos, como el "Premio de que todavía estás en silencio".
4. Show de Talentos - Exhibe talentos ocultos en tu empresa dando el escenario a un colega who's tiene la voz de un ángel o desafía el trono de Slash.
5. Quiz de pub - coloca a las personas en grupos aleatorios para participar en un quiz de pub y premiar al equipo ganador. Una excelente manera de unir a la gente y fomentar el espíritu de equipo interdepartamental.
6. ¿Quién soy? - Pregunte a sus colegas con antelación para que proporcionen un dato sorprendente sobre ellos mismos y organice un cuestionario para ver qué tan bien conoce a sus colegas.

En resumen: el cielo es el límite. Sé creativo, intenta mantenerlo conciso, social, divertido, entretenido y, en última instancia, memorable.

Y si necesitas ayuda para conectar a tus colegas en su propio idioma, no dudes en contáctanos en cualquier momento.