Aprendizajes clave de la planificación de una celebración virtual de fin de año

Mientras estamos ocupados abordando la planificación de fin de año, muchos equipos están pensando en cómo abordaremos las reuniones de fin de año y celebraremos las fiestas, incluso si no podemos estar físicamente en el mismo lugar o incluso en la misma zona horaria.

Ser una empresa totalmente distribuida implica reinventar las reuniones de fin de año para el ámbito virtual. Si bien echamos mucho de menos reunirnos con la gente y celebrar con compañeros de otros departamentos que han sido tan generosos al ayudarnos siempre que lo hemos necesitado, las celebraciones virtuales pueden adaptarse para incorporar actividades sociales sorprendentes e incluso nuevas.

En Interprefy, nos reunimos virtualmente para las celebraciones de fin de año de 2020 y 2021 y, si bien fue una novedad para muchos, resultaron en experiencias alegres y memorables que siguieron siendo el tema de conversación de la ciudad durante meses.

Aquí están nuestras conclusiones más importantes tras planificar una celebración virtual de fin de año.

1. Empiece a planificar con anticipación

Hay literalmente miles de empresas y freelancers que han encontrado un nicho atractivo para ofrecer entretenimiento para reuniones virtuales, desde comedia y música hasta escapadas virtuales. Planificar con antelación te ayudará a conseguir a los mejores artistas y socios de producción para tu celebración virtual.

Recuerde también que algunos de sus colegas pueden comenzar sus vacaciones antes de tiempo, así que asegúrese de comunicar la fecha de celebración con anticipación y enviar una tarjeta para guardar la fecha.

2. Deja suficiente tiempo en la agenda para actividades sociales.

Al preparar el programa de tu celebración, recuerda que para muchos es una oportunidad única para conocer a compañeros de diferentes departamentos y charlar un rato sin relación con el trabajo. La fatiga virtual puede ser una amenaza para cualquier evento en línea si sobrecargas un horario de 4 horas. Intenta que el programa oficial tenga una duración digerible, añadiendo descansos, sesiones de networking o incluso citas rápidas para conocer a compañeros al azar.

3. Consiga un equipo de producción para unir todas las piezas del rompecabezas.

Sesiones grupales, presentaciones, juegos, fotomatones: ensamblar todas las piezas y crear una experiencia fluida puede ser un desafío. Contar con un equipo de producción de eventos virtuales desde el principio garantizará experiencias sin problemas para todos y le permitirá no tener que solucionar problemas y disfrutar del evento.

4. Consigue un maestro de ceremonias para guiar a tus equipos a través del programa.

Si planeas dirigir a los asistentes a diferentes áreas durante el evento, es importante que tengan claro qué hacer en cada momento. Contar con un maestro de ceremonias que dé inicio a la celebración, presente el programa, presente las normas de orden y provoque algunas risas, es de gran ayuda. El año pasado, contamos con un fantástico comediante británico que inauguró la celebración con una canción de Interprefy, entrevistó al fundador de nuestra empresa y mantuvo un alto nivel de participación durante todo el evento.

5. Menos es más

Seguramente tienes muchísimas ideas increíbles para actividades de eventos. Pero recuerda, mientras algunos se reúnen en la oficina, muchos pueden estar sentados frente a la computadora y sufrir fatiga virtual si se prolonga demasiado.

Hazlo breve, atractivo y memorable, pero abierto para aquellos que normalmente serían los últimos en quedarse en la barra.

5. Los juegos son imprescindibles

Juegos como búsquedas de escape virtuales o concursos de preguntas en pubs pueden ser una excelente manera de entretener a tus colegas y reunir a personas de todo el mundo en pequeños equipos para fomentar el espíritu de equipo. Al final de este artículo, encontrarás una lista de ideas para actividades divertidas.

6. Haz que el discurso de tu CEO sea memorable

El resumen anual del CEO siempre es imprescindible. Intenta apoyar a tu CEO con ideas para que el discurso sea breve y memorable. Para nuestra celebración del año pasado, contratamos a un diseñador gráfico para que convirtiera el discurso en un dibujo en vivo, mientras este continuaba. Todos pudieron ver a nuestro CEO hablando y un dibujo que se desarrollaba simultáneamente en la pantalla. Esto resultó en un hermoso dibujo de resumen anual que ahora decora una pared en nuestra sede.

7. Crear un marco para la fiesta posterior

Aunque tu programa oficial dure de 2 a 3 horas, muchos de tus compañeros querrán quedarse y brindar con sus colegas. El año pasado, usamos la aplicación de videoconferencia virtual wonder.me, que presenta un paisaje con múltiples áreas para que la gente pueda moverse libremente, unirse a videollamadas grupales o conectarse individualmente.

8. Haz que sea una experiencia inclusiva y accesible

Asegurarse de que todos sus colegas se sientan igualmente incluidos en la experiencia del evento es fundamental. Es posible que tenga colegas que no dominen completamente su inglés de negocios. O que algunos tengan alguna discapacidad visual o auditiva que pueda afectar su experiencia. Existen muchas herramientas que pueden ayudarle a hacer de la celebración una experiencia inclusiva, desde plataformas que ofrecen diferentes contrastes de color y funciones de accesibilidad, hasta subtítulos en vivo e interpretación en vivo. 

Ideas divertidas para la celebración virtual de fin de año del personal

1. Sesiones de mixología : crea tus propias bebidas con la temática de tu empresa, envía a todos las recetas de las bebidas y una lista de compras y consigue que un mixólogo les enseñe a todos estos cócteles o mocktails en vivo durante el evento.
2. Fotomatón virtual : una excelente manera de obtener una foto de equipo mundial, pero también de realizar un desafío fotográfico que se adapte al tema de su evento.
3. Ceremonia de premios divertida : crea categorías divertidas y haz que los equipos voten de antemano para poder premiar a las personas con premios irónicos, como el premio "Todavía estás en silencio".
4. Show de talentos : muestra los talentos ocultos de tu empresa cediendo el escenario a un colega que tenga la voz de un ángel o que desafíe el trono de Slash.
5. Concurso de pub : organiza grupos aleatorios para participar en un concurso de pub y premia al equipo ganador. Una excelente manera de unir a la gente y fomentar el espíritu de equipo interdepartamental.
6. ¿Quién soy? - Pide a tus colegas de antemano que te den un dato sorprendente sobre ellos mismos y organiza una prueba para ver qué tan bien conoces a tus colegas.

En resumen: El cielo es el límite. Sé creativo, intenta que sea breve, social, divertido, entretenido y, en definitiva, memorable.

Y si necesita ayuda para conectar a sus colegas en su propio idioma, no dude en contactarnos en cualquier momento.