5 consejos para que tu evento sea más accesible cuando tienes un presupuesto limitado

¿Sabías que las mujeres involucradas en colisiones traseras tienen tres veces más probabilidades de sufrir lesiones por latigazo cervical que los hombres? Hay una razón. Según un informe de la BBC , los maniquíes de pruebas de choque utilizados para simular accidentes de tráfico están casi todos diseñados para reflejar la complexión y el peso promedio de los hombres. Esto significa que, en la mayoría de los casos, la seguridad vial está optimizada para los hombres, en detrimento del 50% de la población.

La desigualdad en la seguridad vial es un ejemplo entre muchos que revelan la importancia de la accesibilidad: una práctica que consiste en hacer que la información, las actividades, los productos y los entornos sean utilizables para la mayor cantidad de personas posible.

Para los organizadores de eventos, la accesibilidad es fundamental para garantizar la asistencia del mayor número de personas posible y que todos los asistentes puedan participar plenamente en los eventos. Sin embargo, organizar un evento accesible puede ser un desafío, especialmente cuando se enfrentan a limitaciones de recursos. En este artículo, compartimos consejos para ayudarte a mejorar la accesibilidad sin salirte del presupuesto. Pero para aprovechar al máximo estos consejos, primero debemos explorar qué significa la accesibilidad para los eventos. 

La marea creciente levanta todos los barcos: por qué es importante la accesibilidad en los eventos 

Su audiencia se beneficia de las funciones de accesibilidad, incluyendo a los participantes que se identifican como personas sin discapacidad. Más de 100 estudios han demostrado que los subtítulos mejoran la comprensión y la retención de la información en todos los espectadores, según un artículo publicado en la revista académica PIBBS .

Además de beneficiar a todos los participantes, las características de accesibilidad permiten que su evento llegue a un público más amplio. En la UE, por ejemplo, uno de cada cuatro adultos vive con algún tipo de discapacidad. Atender sus necesidades es clave para que su evento llegue a un público tan amplio.

Esto nos lleva a preguntarnos: ¿cómo hacer que tu evento sea más accesible? La respuesta general: diseñar tu evento para que sea accesible para todos. Para soluciones específicas, considera las necesidades de quienes tienen: 

• Trastornos cognitivos : comprender la información puede ser difícil para algunas personas, especialmente si las áreas del evento son ruidosas o están abarrotadas. Puede crear un ambiente más acogedor designando zonas tranquilas y asegurándose de que el contenido y el diseño del evento cumplan con las mejores prácticas de accesibilidad (como usar un lenguaje sencillo y proporcionar pistas visuales para reforzar la información).
• Discapacidades auditivas : los subtítulos de audio y los intérpretes de lenguaje de señas ayudan a los asistentes a acceder a eventos cuando de otro modo tendrían dificultades para escuchar a los oradores.
• Discapacidad visual : los huéspedes con discapacidad visual pueden confiar en las audiodescripciones. Muchos se benefician de imágenes claras y sencillas, y de la letra grande.
• Discapacidades de movilidad : los asistentes con movilidad reducida podrían necesitar ascensores, rampas y plazas de aparcamiento convenientes para desplazarse con seguridad y comodidad por los espacios del evento. Los eventos híbridos ofrecen al público la posibilidad de unirse virtualmente, algo que muchos asistentes podrían preferir independientemente de su condición.
  
  

5 consejos para que tu evento sea más accesible

1. Planifique con anticipación y establezca prioridades

Cuanto antes planifique, más oportunidades tendrá de mejorar la accesibilidad en sus eventos. Comience por crear una lista de verificación de necesidades de accesibilidad y priorícelas según su impacto. Identifique las características de accesibilidad esenciales que son cruciales para las necesidades de sus asistentes y el éxito del evento. Al centrarse en estas prioridades, podrá asignar sus recursos limitados de forma eficaz y garantizar que se cumplan los requisitos de accesibilidad más críticos.

2. Utilice el apoyo de voluntarios

Los voluntarios pueden desempeñar un papel fundamental para que su evento sea accesible y, al mismo tiempo, mantenga los costos bajos. Contacte con organizaciones locales de discapacidad o grupos comunitarios y solicite su apoyo para reclutar voluntarios y brindarles asesoramiento. A menudo, se puede reclutar a estudiantes universitarios a cambio de una entrada para el evento. Estos voluntarios pueden ayudar con tareas como guiar a los asistentes, brindar asistencia con la movilidad o facilitar la comunicación. Asegúrese de que sus voluntarios reciban una capacitación adecuada y una comunicación clara para que comprendan la importancia de la accesibilidad y sus responsabilidades específicas.

3. Utilice herramientas de accesibilidad digital

Las herramientas de accesibilidad digital son fundamentales para que su evento sea inclusivo. Una de ellas es implementar subtítulos en vivo generados por IA, una opción rentable que se integra fácilmente en la configuración de su evento. En Interprefy, por ejemplo, ofrecemos una solución de IA de última generación que ofrece subtítulos precisos y en tiempo real, así como subtítulos traducidos a varios idiomas. Nuestra solución garantiza que los asistentes puedan seguir la conversación y participar eficazmente.

4. Asociarse con patrocinadores y empresas locales

Colaborar con patrocinadores y empresas locales puede ser beneficioso para todos en lo que respecta a la accesibilidad de eventos. Contacte con posibles patrocinadores y empresas locales con argumentos convincentes para apoyar sus iniciativas de accesibilidad. Destaque los beneficios de alinear su marca con la inclusividad y ofrezca diversas oportunidades de colaboración. Los patrocinadores y las empresas locales pueden aportar recursos como financiación, equipos o experiencia, lo que le ayudará a mejorar la accesibilidad de su evento sin afectar su presupuesto.

5. Promover la inclusión a través de la comunicación

Una comunicación clara e inclusiva es vital para garantizar que los asistentes conozcan las funciones y servicios de accesibilidad disponibles en su evento. Proporcione información detallada sobre la accesibilidad en el sitio web del evento, los formularios de registro y los materiales promocionales. Utilice múltiples canales de comunicación, como redes sociales, boletines informativos por correo electrónico y anuncios durante el evento. Al comunicar proactivamente su compromiso con la accesibilidad, creará un ambiente acogedor para los asistentes.

Creando eventos más inclusivos y accesibles para todos

Crear un evento accesible no tiene por qué ser una tarea abrumadora cuando tienes un presupuesto limitado. Siguiendo estos cinco consejos, puedes lograr avances significativos en la mejora de la accesibilidad de tu evento sin comprometer tus recursos financieros. Aumentar la accesibilidad del evento crea mejores experiencias para el máximo número de asistentes y amplía el alcance de tu evento.

Próximos pasos: descubre los beneficios de los subtítulos con IA para descubrir si son la solución de accesibilidad adecuada para tu evento. No te pierdas la historia de AVIXA y cómo la utilizaron en un evento.