5 consejos para hacer su evento más accesible cuando tiene un presupuesto limitado

¿Sabías que las mujeres involucradas en choques traseros son tres veces más propensas a sufrir lesiones de latigazo cervical en comparación con los hombres? Hay una razón para ello. Según un informe de la BBC, los maniquíes de pruebas de choque utilizados para simular accidentes de coche están casi todos diseñados para reflejar la complexión y el peso promedio masculino. Esto significa que, en la mayoría de los casos, la seguridad del coche está optimizada para los hombres, en detrimento del 50% de la población.

La seguridad desigual en los automóviles es un ejemplo entre muchos que revelan la importancia de la accesibilidad: una práctica de hacer que la información, las actividades, los productos y los entornos sean utilizables para la mayor cantidad de personas posible.

Para los organizadores de eventos, la accesibilidad es fundamental para garantizar que la mayor cantidad posible de personas pueda asistir y que todos los asistentes puedan participar plenamente y comprometerse con los eventos. Sin embargo, organizar un evento accesible puede ser un desafío, especialmente cuando se enfrentan a limitaciones de recursos. En este artículo, compartimos consejos para ayudarle a mejorar la accesibilidad sin romper el presupuesto. Pero, para aprovechar al máximo estos consejos, primero debemos explorar qué significa la accesibilidad para los eventos. 

Una marea alta eleva todos los barcos: por qué la accesibilidad de los eventos es importante 

Su audiencia se beneficia de las funciones de accesibilidad, incluidos los participantes que se identifican como no discapacitados. Los subtítulos y las leyendas, por ejemplo, han demostrado en más de 100 estudios aumentar la comprensión y la retención de la información para todos los espectadores — según un artículo publicado en la revista académica PIBBS.

Además de beneficiar a todos los participantes, las funciones de accesibilidad permiten que su evento llegue a una audiencia más amplia. En la UE, por ejemplo, uno de cada cuatro adultos viven con alguna forma de discapacidad. Atender sus necesidades es clave para abrir su evento a una sección tan grande de su audiencia.

Esto plantea la pregunta, ¿cómo haces que tu evento sea más accesible? La respuesta general: diseña tu evento para que esté abierto a todos. Para soluciones específicas, considera las necesidades de quienes tienen: 

• Condiciones cognitivas — comprender la información puede ser difícil para algunas personas, especialmente si las áreas del evento son ruidosas o están abarrotadas. Puedes crear un ambiente más acogedor proporcionando áreas tranquilas designadas y asegurando que el contenido y el diseño del evento sigan las mejores prácticas de accesibilidad (como usar un lenguaje sencillo y proporcionar indicaciones visuales para reforzar la información).
• Trastornos auditivos — la subtitulación de audio y los intérpretes de lengua de señas ayudan a los asistentes a acceder a los eventos cuando de otro modo tendrían dificultades para oír a los ponentes.
• Trastornos visuales — los invitados con trastornos visuales pueden depender de descripciones de audio. Muchos se benefician de visuales claros y simples y de impresión grande.
• Discapacidades de movilidad — los asistentes con movilidad restringida pueden necesitar ascensores, rampas y plazas de aparcamiento convenientes para desplazarse de forma segura y cómoda por los espacios del evento. Los eventos híbridos ofrecen a la audiencia la posibilidad de unirse virtualmente, lo que muchos asistentes pueden preferir independientemente de su condición.
  
  

5 consejos para que su evento sea más accesible

1. Planifique con anticipación y establezca prioridades

Cuanto antes planifiques, más oportunidades tendrás de añadir accesibilidad a tus eventos. Comienza creando una lista de verificación de necesidades de accesibilidad y priorízalas según su impacto. Identifica las características esenciales de accesibilidad que son críticas para las necesidades de tu asistente’s y el éxito del evento's. Al centrarte en estas prioridades, puedes asignar tus recursos limitados de manera eficaz y garantizar que se cumplan los requisitos de accesibilidad más críticos.

2. Utilizar apoyo de voluntarios

Los voluntarios pueden desempeñar un papel importante en hacer que su evento sea accesible mientras se reducen los costos. Contacte a organizaciones locales de discapacidad o grupos comunitarios y solicite su apoyo para reclutar voluntarios y ofrecer asesoramiento. A menudo, se pueden reclutar estudiantes universitarios a cambio de una entrada para el evento. Estos voluntarios pueden ayudar con tareas como guiar a los asistentes, proporcionar asistencia con la movilidad o facilitar la comunicación. Asegúrese de ofrecer una capacitación adecuada y una comunicación clara con sus voluntarios para que comprendan la importancia de la accesibilidad y sus responsabilidades específicas.

3. Utiliza herramientas digitales de accesibilidad

Las herramientas de accesibilidad digital son invaluables para hacer que su evento sea inclusivo. Una de esas soluciones es implementar subtitulación en vivo generada por IA, una opción rentable que puede integrarse fácilmente en la configuración de su evento's. En Interprefy, por ejemplo, ofrecemos una solución de IA de próxima generación que proporciona subtítulos precisos y en tiempo real y subtítulos traducidos en varios idiomas. Nuestra solución garantiza que los asistentes puedan seguir y participar eficazmente.

4. Asociarse con patrocinadores y negocios locales

La colaboración con patrocinadores y negocios locales puede ser una situación de ganar–ganar cuando se trata de la accesibilidad del evento. Aborde a los patrocinadores y negocios locales potenciales con un caso convincente para apoyar sus esfuerzos de accesibilidad. Resalte los beneficios de alinear su marca con la inclusión y ofrezca diversas oportunidades de asociación. Los patrocinadores y negocios locales pueden aportar recursos como financiación, equipamiento o experiencia, ayudándole a mejorar la accesibilidad de su evento sin tensionar su presupuesto.

5. Promover la inclusión a través de la comunicación

Una comunicación clara e inclusiva es vital para garantizar que los asistentes estén al tanto de las características y servicios de accesibilidad disponibles en su evento. Proporcione información detallada sobre accesibilidad en el sitio web de su evento, formularios de registro y materiales promocionales. Utilice múltiples canales de comunicación, como redes sociales, boletines electrónicos y anuncios durante el evento. Al comunicar proactivamente su compromiso con la accesibilidad, crea un entorno acogedor para los asistentes.

Creando eventos más inclusivos y accesibles para todos

Crear un evento accesible no tiene que ser una tarea abrumadora cuando tienes limitaciones de presupuesto. Siguiendo estos cinco consejos, puedes lograr avances significativos en mejorar la accesibilidad de tu evento sin comprometer tus recursos financieros. Incrementar la accesibilidad del evento crea mejores experiencias para el máximo número de asistentes y amplía el alcance de tu evento.

Próximos pasos: obtener más información sobre el beneficios de los subtítulos con IA para descubrir si son la solución de accesibilidad adecuada para tu evento. No te pierdas la historia de AVIXA y cómo lo usaron en un evento.