Cómo organizar con éxito reuniones empresariales multilingües

Al celebrar reuniones con socios, clientes, proveedores o colegas en varios países, el idioma a menudo puede representar una gran barrera para una comunicación exitosa.

Para asegurarse de que el mensaje de los participantes' no se pierda en la traducción, los organizadores de reuniones en corporaciones, pymes, ONG, asociaciones e instituciones eligen contar con intérpretes simultáneos profesionales en sus reuniones.

Integraciones de Interpretación Simultánea Remota (RSI) proveedores de soluciones como Interprefy en software de reuniones popular Microsoft Teams o Zoom facilitan hacerlo.

Habiendo apoyado decenas de miles de reuniones de negocios multilingües, hemos identificado algunas prácticas clave para asegurarnos de que sus reuniones multilingües con interpretación en vivo se desarrollen sin problemas.

Al organizar reuniones multilingües

Si está organizando o alojando una reunión multilingüe con interpretación simultánea, le recomendamos que siga los siguientes consejos para garantizar el éxito:

1. Comparta la guía del usuario de la plataforma que elija con sus asistentes antes de la reunión - Nunca sobreestime el conocimiento tecnológico de sus participantes y comparta las instrucciones de la plataforma con ellos antes de la reunión. Si ya saben cómo usarla, pueden ignorarlas, pero si no lo hacen, esta simple acción puede salvar su reunión. Mejor prevenir que lamentar y es tan fácil como enviar el enlace pertinente. En Interprefy, hemos recopilado todas las guías de usuario de nuestro producto y las hemos puesto a disposición del público en nuestro Base de Conocimientos.

2. Informe a sus asistentes sobre las mejores prácticas de reuniones multilingües' antes del evento - Algunas mejores prácticas para reuniones en línea son aún más importantes para las reuniones multilingües en línea. Este es el caso de la calidad del sonido y la necesidad de usar micrófonos y auriculares adecuados. En Interprefy, hemos creado un sencillo video de buenas prácticas (disponible a continuación) que guía a los participantes a través de algunas reglas básicas para asegurar que las reuniones multilingües con interpretación sean un éxito. Puede compartirlo con antelación para que todos lleguen preparados y también reproducirlo al inicio de su reunión como un recordatorio rápido y eficaz.

3. Comparta cualquier presentación o material relevante con los intérpretes antes de su reunión - aunque sus intérpretes serán expertos en el tema de su reunión, proporcionarles materiales relevantes les ayudará a familiarizarse con términos, nombres y jerga específicos de la empresa que de otro modo podrían no conocer.
   
   
4. Si eres el anfitrión de la reunión, guía a tu audiencia a través de tus acciones verbalmente - El silencio puede hacer que tu audiencia se sienta desconectada de tu reunión, así que intenta usar señales verbales tanto como sea posible para que tus participantes sepan qué está pasando. Por ejemplo, si no has iniciado la reunión porque estás esperando a que más participantes se conecten, podrías decir "Veo que algunos participantes aún no están conectados, así que esperaremos 5 minutos más para iniciar la llamada".

Al hablar en una reunión multilingüe con interpretación simultánea

Una reunión exitosa depende en gran medida de la calidad del audio que reciben los intérpretes. Aquí tienes algunas recomendaciones para los ponentes para asegurar que los intérpretes puedan traducir y transmitir eficazmente tu mensaje:

1. Asegúrate de estar en un entorno silencioso y sin eco - esto no solo te ayudará a concentrarte mejor en la reunión actual, sino que también garantizará que tu audiencia y los intérpretes escuchen solo tu voz.
   
   
2. Elija micrófonos tipo USB, enchufables - evite usar micrófonos integrados o inalámbricos ya que pueden generar eco o quedarse sin batería durante la reunión. Por favor, no use los micrófonos integrados de su computadora, o airbuds, ya que la calidad de audio simplemente no es suficiente.
   
   
3. Hable siempre directamente al dispositivo de audio y evite cualquier ruido de fondo - acciones inconscientes como mover papeles, hacer clic en un bolígrafo o estar demasiado lejos del micrófono pueden dañar la calidad del audio y tener un impacto negativo tanto en la audiencia como en los intérpretes.
   
   
4. Asegúrese de que solo una persona hable a la vez y a un ritmo moderado - sea consciente de sus compañeros participantes pero también del intérprete. Es muy fácil que los asistentes a la reunión se sientan desconectados si no pueden oír correctamente o seguir la conversación, pero esto es aún más importante para el intérprete, quien necesita transmitir el mensaje en otro idioma. Esto se puede evitar fácilmente turnándose para hablar y evitando leer su discurso.
   
   
5. Evitar cambiar de idioma a mitad de la frase - si eres un hablante multilingüe fluido en más de un idioma, puedes sentir la tentación de cambiar de idioma mientras das tu discurso. Si vas a hacerlo, avisa a todos con anticipación simplemente diciendo "Ahora voy a cambiar a idioma X (italiano, español, árabe, etc.)" para que las personas que don't entienden ese idioma puedan cambiar al canal de idioma apropiado y que los intérpretes también puedan ajustar sus configuraciones en la herramienta de interpretación. 

    

Ahora estás listo. Asegúrate de seguir estos pasos, y nada se interpondrá en tu camino para garantizar que todos en la reunión puedan entender y ser entendidos.

Si deseas obtener más información sobre cómo Interprefy puede ayudarte a organizar reuniones de negocios multilingües, conferencias, asambleas y más, no dudes en reservar una llamada de presentación con nosotros hoy.