Cómo organizar con éxito reuniones de negocios multilingües

Al mantener reuniones con socios, clientes, proveedores o pares en varios países, el idioma a menudo puede representar una gran barrera para una comunicación exitosa.

Para asegurarse de que el mensaje de los participantes de una reunión no se pierda en la traducción, los organizadores de reuniones en corporaciones, pymes, ONG, asociaciones e instituciones optan por llevar intérpretes simultáneos profesionales a sus reuniones.

Las integraciones de de interpretación simultánea remota (RSI) como Interprefy en el popular software de reuniones Microsoft Teams o Zoom facilitan esta tarea.

Después de haber apoyado decenas de miles de reuniones de negocios multilingües, hemos identificado algunas prácticas recomendadas clave para garantizar que sus reuniones multilingües con interpretación en vivo se desarrollen sin problemas.

Al organizar reuniones multilingües

Si está organizando o siendo anfitrión de una reunión multilingüe con interpretación simultánea, le recomendamos que siga estos consejos a continuación para garantizar el éxito:

1. Comparta la guía del usuario de la plataforma que prefiera con los asistentes antes de la reunión . Nunca sobreestime el conocimiento tecnológico de sus participantes y comparta las instrucciones de la plataforma con ellos antes de la reunión. Si ya saben cómo usarla, pueden ignorarla, pero si no, esta simple acción puede salvar la reunión. Más vale prevenir que lamentar, y es tan fácil como enviar el enlace correspondiente. En Interprefy, hemos recopilado todas las guías del usuario de nuestros productos y las hemos puesto a disposición del público en nuestra Base de Conocimiento .

2. Informe a sus asistentes sobre las mejores prácticas para reuniones multilingües antes del evento . Algunas buenas prácticas para reuniones en línea son aún más importantes para las multilingües en línea. Por ejemplo, la calidad del sonido y la necesidad de usar micrófonos y auriculares adecuados. En Interprefy, hemos creado un sencillo video de organización (disponible a continuación) que explica a los participantes algunas reglas básicas para garantizar el éxito de las reuniones multilingües con interpretación. Puede compartirlo con antelación para que todos asistan preparados y también reproducirlo al comienzo de la reunión como un recordatorio rápido y eficaz.

3. Comparta cualquier presentación o material relevante con los intérpretes antes de su reunión : aunque sus intérpretes serán expertos en el tema de su reunión, proporcionarles materiales relevantes los ayudará a familiarizarse con términos, nombres y jerga específicos de la empresa que de otro modo podrían no conocer.
   
   
4. Si usted es el anfitrión de la reunión, explique verbalmente sus acciones a la audiencia . El silencio puede hacer que se sientan desconectados de la reunión, así que intente usar señales verbales siempre que sea posible para que los participantes sepan qué está sucediendo. Por ejemplo, si no ha iniciado la reunión porque está esperando a que se conecten más participantes, podría decir: "Veo que algunos participantes aún no se han conectado, así que esperaremos 5 minutos más para iniciar la llamada".

Al hablar en una reunión multilingüe con interpretación simultánea

El éxito de una reunión depende en gran medida de la calidad del audio que reciben los intérpretes. A continuación, se ofrecen algunas recomendaciones para que los oradores puedan traducir y transmitir eficazmente su mensaje:

1. Asegúrese de estar en un entorno tranquilo y sin eco : esto no solo le ayudará a concentrarse mejor en la reunión en cuestión, sino que también garantizará que su audiencia y sus intérpretes escuchen solo su voz.
   
   
2. Elija micrófonos enchufables tipo USB . Evite usar micrófonos integrados o inalámbricos, ya que pueden generar eco o quedarse sin batería durante la reunión. No use los micrófonos integrados de su computadora ni los Airbuds, ya que la calidad del audio es deficiente.
   
   
3. Hable siempre directamente al dispositivo de audio y evite cualquier ruido de fondo : acciones inconscientes como mover papeles, hacer clic con un bolígrafo o estar demasiado lejos del micrófono pueden dañar la calidad del audio y tener un impacto negativo tanto en la audiencia como en los intérpretes.
   
   
4. Asegúrese de que solo una persona hable a la vez y a un ritmo moderado ; tenga en cuenta a los demás participantes, pero también al intérprete. Es muy fácil que los asistentes a una reunión se sientan desconectados si no pueden escuchar bien o seguir la conversación, pero esto es aún más importante para el intérprete, quien debe transmitir el mensaje en otro idioma. Esto se puede evitar fácilmente turnándose para hablar y evitando leer el discurso.
   
   
5. Evite cambiar de idioma a mitad de la oración Si eres multilingüe y dominas más de un idioma, podrías sentirte tentado a cambiar de idioma durante tu discurso. Si lo vas a hacer, avísale a todos con antelación diciendo: "Ahora voy a cambiar a..." idioma X (italiano, español, árabe, etc.)" para que las personas que no entienden ese idioma puedan cambiar al canal de idioma apropiado y los intérpretes también puedan ajustar su configuración en la herramienta de interpretación. 

    

Ya está todo listo. Asegúrese de seguir estos pasos y nada le impedirá asegurarse de que todos en la reunión comprendan y sean comprendidos.

Si desea obtener más información sobre cómo Interprefy puede ayudarlo a organizar reuniones de negocios multilingües, conferencias, ayuntamientos y más, no dude en reservar una llamada de presentación con nosotros hoy mismo.