Diez consejos para crear impresionantes eventos híbridos internacionales

La pandemia de COVID-19 y los confinamientos posteriores durante 2020 y 2021 obligaron a los organizadores de eventos a repensar cómo organizan conferencias, seminarios, talleres y otras reuniones.

Siendo la seguridad una preocupación primordial y el mayor obstáculo para organizar eventos en vivo , los organizadores de eventos necesitaban una alternativa.

Para muchos, los eventos digitales brindaron una solución natural y rentable: permitieron a los organizadores de eventos continuar cumpliendo con las pautas de distanciamiento social.

Pero eso no es todo: al combinar lo mejor de lo digital y lo presencial, los eventos híbridos brindan varios beneficios sobre los eventos tradicionales, incluido un mayor alcance, sostenibilidad (tanto desde una perspectiva ambiental como financiera), mayor inclusión, flexibilidad para los asistentes (ya que pueden elegir cómo participar, con mucha menos "burocracia" ya que son accesibles en línea) y mucho más.

Ahora que las restricciones del confinamiento son cosa del pasado, muchos organizadores de eventos planean seguir usando o empezar a adoptar formatos híbridos, aumentando su presencia presencial y aprovechando las soluciones online. Según un estudio del Blog de Organizadores de Eventos (una marca de Skift), el 70 % de los eventos son ahora híbridos o permiten la asistencia virtual.

Los eventos híbridos se han convertido claramente en un formato predilecto. El mercado global de eventos virtuales se valoró en 77.980 millones de dólares en 2019, y se prevé que crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta (TCAC) del 23,2 % entre 2020 y 2027. Por ello, muchos profesionales de la gestión de eventos buscan nuevas formas de aprovechar las tecnologías de eventos en línea y virtuales para crear nuevas experiencias.

Pero retrocedamos unos pasos y abordemos una pregunta importante. 

¿Qué es un evento híbrido?

En pocas palabras, un evento híbrido es una feria comercial, una conferencia, un seminario, un taller o cualquier otra reunión que combine un evento presencial “en vivo” con un componente virtual “en línea”.

Tomemos como ejemplo un seminario: los ponentes (o panelistas) podrían reunirse en persona, mientras que el público asiste remotamente mediante videoconferencias. Este enfoque ofrece varias ventajas, desde la reducción de costes y del espacio físico del evento hasta la posibilidad de que los organizadores lleguen a un público más amplio y generen mayor participación.

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¿Por qué debería organizar un evento híbrido?

En comparación con las configuraciones tradicionales en el sitio, los eventos híbridos son fundamentalmente más accesibles y ofrecen "lo mejor de ambos mundos", o incluso más. 

Por ejemplo, el componente en línea de los eventos híbridos permite una expansión ilimitada, lo que permite a los organizadores de eventos llegar a públicos previamente inaccesibles. También es fácil llegar a nuevos públicos que hablan otros idiomas mediante intérpretes, quienes pueden trabajar de forma remota, ya que el evento es en línea. No es necesario pagar visas ni billetes de avión. Solo necesita instalar una plataforma de gestión de eventos en línea y una solución de interpretación en tiempo real (como Interprefy) para que esto sea posible. Otra opción es utilizar una solución de traducción de voz con IA, como Interprefy Aivia , que funciona tanto para asistentes presenciales como virtuales.

Además, al organizar tus eventos en línea, son mucho más "flexibles": ya no estás atado a un horario o lugar específico e incluso es posible que solo necesites un lugar más pequeño.

Todos estamos familiarizados con los beneficios de los eventos fuera de línea (conectividad, personalización, etc.) que se mantienen incluso con los eventos híbridos, ofreciendo a los asistentes la opción de asistir en persona.

Lea más sobre los beneficios de los eventos híbridos aquí .

Por supuesto, los eventos híbridos pueden ser desafiantes, desde la logística hasta la creación de nuevo valor para expositores y patrocinadores, y la adaptación a diferentes zonas horarias. Pero el verdadero reto será cambiar la mentalidad de a quién se dirige. Ofrecer un evento presencial con acceso en línea como complemento puede decepcionar a los participantes remotos.

La clave para resolver este desafío es crear un evento, pero dos experiencias, y tenemos algunos consejos recomendados sobre cómo hacerlo.

Los mejores consejos para organizar un evento híbrido exitoso

• Concéntrese en ambas audiencias

Comprender a su público le ayudará a filtrar una amplia lista de soluciones y consejos para eventos híbridos. Una vez que sepa qué necesitan sus asistentes, podrá elegir la tecnología adecuada (es decir, las plataformas de gestión de eventos) y definir la experiencia. Asegúrese de centrarse en las necesidades de ambos públicos por igual. Si bien es posible que se sienta tentado a centrarse un poco más en los participantes presenciales, ya que probablemente tendrán mayores costos asociados a la participación (viaje, visado, entradas, etc.), la participación remota puede superar con creces a la presencial. Por lo tanto, es fundamental centrarse en las necesidades de los diversos públicos que atraerá.

• Cuente con representantes en sitio y en línea para sus asistentes

Para facilitar la interacción de su público con usted y los demás asistentes, cuente con representantes tanto para la experiencia presencial como en línea. Estos asistentes pueden atender a sus invitados, brindándoles información y contenido del evento, además de guiarlos hacia lo que buscan. 

Los representantes en línea son especialmente importantes, ya que pueden ayudar a los asistentes con cualquier problema o cuestión técnica que puedan tener, además de compartir contenido útil y ayudarlos a conectarse con otros asistentes en línea.

• Tenga una estrategia de marketing y contenido establecida

Para maximizar la asistencia a su evento híbrido, promocione y comercialice el evento con suficiente antelación. Esto puede incluir email marketing, redes sociales (vital en el mundo digital actual) y el alcance de sus ponentes y patrocinadores. Vale la pena pedirles que promocionen su evento a través de sus canales (especialmente LinkedIn), ya que esto le permitirá conseguir una audiencia ya establecida y comprometida. 

Además, considere desarrollar contenido exclusivo para los posibles asistentes: deje claro en la página de inicio del evento que quienes se registren tendrán acceso a contenido entre bastidores. Esto puede generar mucha expectación y entusiasmo en torno a su evento. Una vez finalizado, haga que el contenido sea accesible para todos para seguir atrayendo a interesados.

• Cuente con el mejor soporte técnico online y presencial

¿Qué ocurre si falla un micrófono o surgen problemas de conectividad? Para cualquier posible problema, se necesita soporte disponible, más que para un evento presencial o virtual. Además, tanto los equipos presenciales como los virtuales necesitan una buena comunicación. En el caso de Interprefy, podemos utilizar nuestra red de socios audiovisuales presenciales. También podemos colaborar con los socios que tenga el cliente.

Lo ideal para sus eventos híbridos es contar con personal técnico y socios que supervisen de cerca para solucionar cualquier problema; también debe asegurar a los asistentes (tanto en línea como fuera de línea) que el servicio normal se reanudará relativamente pronto.

Si su solución de gestión de eventos en línea falla, siempre vale la pena tener una opción de respaldo que pueda implementarse rápidamente. 

• Encuentra el lugar adecuado y trabaja con los propietarios. 

No hay dos recintos iguales; muchos contarán con sus propias capacidades como estándar. Algunos serán más adecuados para eventos que otros (por ejemplo, podios y sonido envolvente ya instalados), así que deberá evaluar cuidadosamente cada opción para determinar cuál es la más adecuada para su evento híbrido. 

El ancho de banda es esencial, por supuesto, ya que atenderás a audiencias en línea y necesitarás transmisiones de video y audio de alta calidad. Asimismo, la estética del lugar será importante tanto para quienes estén presentes como para quienes estén en línea, así que asegúrate de elegir un lugar que luzca bien y represente la temática de tu evento. 

Además de encontrar el lugar ideal, colabore con los operadores para crear la arquitectura ideal. También debe procurar que sea lo más segura y sostenible posible. Esto tranquilizará a los asistentes y aumentará la confianza en la marca. 

Recurso recomendado:

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• Utilice las plataformas y configuraciones adecuadas 

Las plataformas de gestión de eventos en línea y alojamiento virtual ofrecen diferentes funciones. Algunas son adecuadas para eventos y conferencias a gran escala, mientras que otras destacan para reuniones pequeñas y personales. 

Tómese el tiempo para evaluar las soluciones que se ofrecen y compararlas con lo que cree que necesita. Es mejor encontrar algo que se ajuste a sus necesidades que invertir en una solución integral con funciones que nunca utiliza. 

Además de encontrar las plataformas adecuadas para su evento híbrido, necesita socios y equipos técnicos para su evento presencial y para conectar con su evento virtual. Necesita un equipo preparado para gestionar todo esto, tanto para usted como para su personal, para atender a los asistentes; de lo contrario, se expone a un riesgo inmenso e incierto. 

• No ignores la barrera del idioma

Dado que un evento híbrido es mucho más accesible, es de esperar que asistan personas de todo el mundo. Por ello, es importante asegurarse de contar con traductores e intérpretes que puedan satisfacer las necesidades lingüísticas más comunes. La forma más sencilla de obtener esta información es consultar los datos de los asistentes: ¿qué idiomas habla la mayoría de la gente? Con base en esa información, busque traductores e intérpretes adecuados.

Para garantizar una experiencia fluida, tanto en el sitio como en línea, necesita soluciones de interpretación en tiempo real que les permitan escuchar el contenido e interpretarlo para el público. 

Soluciones como Interprefy facilitan la entrega de eventos a audiencias multinacionales a gran escala, y los intérpretes pueden trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, los equipos de proyectos y soporte técnico de Interprefy pueden brindarle soporte presencial o remoto.

¿Lo mejor? Interprefy se puede integrar en la mayoría de las plataformas populares de conferencias web, gestión de eventos y alojamiento virtual. Así que no necesitas hacer mucho para que funcione.

• Lleve la accesibilidad un paso más allá

• Conviértalo en una calle de doble sentido

El ingrediente clave para la participación del público es brindarles la oportunidad de participar y comunicarse con las personas presentes en el evento. Esta interacción es fácil de lograr con las bases tecnológicas adecuadas. Por ejemplo, los ponentes pueden incorporar contenido de los participantes virtuales, ya sea supervisando la ventana de chat o encargando a un moderador que seleccione y transmita comentarios interesantes o divertidos. Otra táctica es transmitir algunas de las transmisiones de video de los asistentes virtuales como parte de la presentación. Cuando cualquier asistente se siente parte del evento, se garantiza una experiencia más inmersiva y significativa.

• Mantener el impulso

Una vez finalizado el evento, no hay razón para no mantener el impulso con nuevo contenido relacionado que se pueda enviar a los asistentes. También puedes encadenar eventos complementarios posteriormente, como una mesa redonda que profundice en temas clave o incluso dar a los asistentes la oportunidad de unirse si cumplen ciertos criterios. Al mantener el impulso después del evento, puedes maximizar tu inversión y crear un ciclo continuo de visibilidad e interacción con la marca.

Los eventos híbridos llegaron para quedarse

A medida que los organizadores de eventos y los asistentes continúan dándose cuenta de los beneficios de poder elegir cómo organizan y asisten a los eventos respectivamente, los eventos híbridos seguirán atrayendo audiencias de todo el mundo, tanto en línea como fuera de línea.

El reto para los organizadores de eventos reside en la complejidad de un doble evento. Un evento, dos experiencias, y ambas deben ser coherentes. Lo que se ofrece en línea debe replicarse lo más fielmente posible fuera de línea. Los organizadores de eventos deben prestar mucha atención a cómo interactúan ambos públicos con sus eventos y utilizar esa información para mejorar continuamente su trabajo.