Diez consejos para crear eventos híbridos internacionales impresionantes

La pandemia de COVID-19 y los confinamientos subsecuentes durante 2020 y 2021 obligaron a los gestores de eventos a replantear cómo organizan conferencias, seminarios, talleres y otras reuniones.

Con la seguridad como preocupación principal, y el mayor obstáculo para organizar eventos en vivo, los gestores de eventos necesitaban una alternativa.

Para muchos, los eventos digitales ofrecieron una solución natural y rentable — permitieron a los organizadores de eventos continuar mientras se adherían a las directrices de distanciamiento social.

Pero eso no es todo — combinando lo mejor de lo digital y presencial, eventos híbridos ofrecen varios beneficios sobre eventos tradicionales, incluyendo mayor alcance, sostenibilidad (tanto desde una perspectiva ambiental como financiera), mayor inclusividad, flexibilidad para los asistentes — ya que pueden elegir cómo participan, con mucho menos “trámites burocráticos” ya que son accesibles en línea y mucho más.

Ahora que las restricciones de confinamiento son cosa del pasado, muchos organizadores de eventos planean seguir utilizándolas o comenzar a adoptar formatos de eventos híbridos, aumentando su presencia in situ mientras aprovechan las soluciones en línea. Según la investigación del Event Manager Blog (una marca de Skift), el 70 % de los eventos son ahora híbridos o tienen la opción de asistir virtualmente.

Los eventos híbridos se han convertido claramente en un formato preferido. El mercado global de eventos virtuales se valoró en $77.98 mil millones en 2019 — y se espera que crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 23,2% desde 2020 hasta 2027 — mientras muchos profesionales de la gestión de eventos buscan nuevas formas de aprovechar las tecnologías de eventos en línea y virtuales para crear nuevas experiencias.

Pero retrocedamos un poco y abordemos una pregunta importante. 

¿Qué es un evento híbrido?

En pocas palabras, un evento híbrido es una feria, conferencia, seminario, taller o cualquier otra reunión que combina un evento presencial “en vivo” con un componente en línea “virtual”.

Tomar un seminario, por ejemplo — los ponentes del seminario (o panelistas) podrían reunirse en persona, mientras la audiencia asiste “remotamente” a través de soluciones de videoconferencia en línea. Este tipo de enfoque tiene varias ventajas, desde reducir costos y la huella física del evento hasta permitir que los organizadores de eventos lleguen a audiencias más amplias y generen niveles más altos de compromiso.

También puede estar interesado en nuestro artículo del blog “¿Qué es un evento híbrido y cómo comenzar?”

¿Por qué deberías organizar un evento híbrido?

En comparación con las configuraciones tradicionales en sitio, los eventos híbridos son fundamentalmente más accesibles y ofrecen el “mejor de ambos mundos” — o incluso más. 

Por ejemplo, el componente en línea de los eventos híbridos significa que pueden expandirse infinitamente, lo que permite a los organizadores de eventos alcanzar audiencias previamente inalcanzables. Nuevas audiencias que hablan diferentes idiomas también pueden ser atendidas fácilmente mediante el uso de intérpretes — ambos pueden trabajar de forma remota ya que su evento es en línea. No es necesario pagar permisos de visa ni boletos de avión. Solo necesita instalar una plataforma de gestión de eventos en línea y una solución de interpretación en tiempo real (como Interprefy) para hacer esto posible. Otra opción es utilizar una solución de traducción de voz con IA, como Interprefy Aivia, que funciona tanto para asistentes presenciales como virtuales.

Además, al organizar tus eventos en línea, son mucho más “flexibles” — ya no estás limitado a una hora o ubicación específica y puede que incluso solo necesites un espacio más pequeño.

Estamos todos familiarizados con los beneficios de los eventos presenciales — conectividad, personalización, y así sucesivamente, por lo que eso sigue siendo válido incluso con eventos híbridos, ofreciendo a los asistentes la opción de asistir en persona.

Leer más sobre el beneficios de los eventos híbridos aquí.

Por supuesto, los eventos híbridos pueden ser un desafío - desde la logística hasta crear nuevo valor para expositores y patrocinadores, atendiendo a diferentes zonas horarias. Pero el verdadero desafío será cambiar la mentalidad de a quién estás atendiendo. Tener un evento presencial con acceso en línea ofrecido como un complemento adicional puede dejar a los participantes remotos decepcionados.

La clave para resolver este desafío es crear un evento, pero dos experiencias — y tenemos algunos consejos de buenas prácticas sobre cómo hacerlo.

Consejos principales para organizar un evento híbrido exitoso

• Enfócate en ambas audiencias

Comprender a tu audiencia ayudará a reducir una lista extensa de soluciones y consejos para eventos híbridos. Una vez que sepas lo que necesitan tus asistentes — puedes elegir la tecnología adecuada, es decir, plataformas de gestión de eventos, y definir la experiencia. Asegúrate de enfocarte en las necesidades de ambas audiencias por igual. Aunque uno pueda sentirse tentado a centrarse un poco más en los participantes presenciales, ya que probablemente tendrán costos más altos asociados a la participación (viaje, visa, entradas, etc.), las audiencias remotas pueden superar la participación presencial en gran número. Por lo tanto, enfocarse en las necesidades de las diversas audiencias que atraerás es clave.

• Tenga representantes en sitio y en línea para sus asistentes

Para facilitar que su audiencia interactúe y se involucre con usted y otros asistentes, cuente con representantes tanto para la experiencia presencial como en línea. Estos asistentes pueden atender a sus invitados, proporcionándoles información y contenido del evento, así como guiándolos hacia lo que buscan. 

Los representantes en línea son especialmente importantes, ya que pueden ayudar a los asistentes con cualquier problema técnico o inconveniente que tengan, así como compartir contenido útil y ayudarles a conectarse con otros asistentes en línea.

• Tenga una estrategia de marketing y contenido en su lugar

Para maximizar la asistencia a tu evento híbrido’, comercializa y promociona el evento con anticipación. Esto puede incluir marketing por correo electrónico, redes sociales (fundamentales en el mundo digital de hoy’), y el alcance de tus ponentes y patrocinadores. Vale’ la pena pedir a tus ponentes y patrocinadores que promocionen tu evento a través de sus canales (particularmente LinkedIn), ya que esto te proporcionará una audiencia ya establecida y comprometida. 

Además, considera desarrollar contenido “exclusivo” para los asistentes potenciales — deja claro en la página de destino del evento que quienes se registren obtendrán acceso a contenido detrás de cámaras. Esto puede generar una gran cantidad de entusiasmo y expectación alrededor de tu evento. Una vez que haya terminado’ haz que el contenido sea accesible para todos, de modo que puedas seguir atrayendo a los interesados.

• Cuente con el mejor soporte técnico en línea y presencial

¿Qué ocurre si un micrófono falla o aparecen problemas de conectividad? Para cada posible “problema” necesitas soporte disponible, más que si fuera solo un evento offline u online. What’s more, tanto los equipos en línea como los presenciales necesitan una buena comunicación. En el caso de Interprefy, podemos usar nuestra red de socios AV en el sitio. También podemos colaborar con cualquiera de los socios que tenga el cliente.

Idealmente, para sus eventos híbridos, debería contar con personal técnico y socios que supervisen de cerca para solucionar cualquier problema — también debería tranquilizar a los asistentes (tanto en línea como fuera de línea) de que el servicio normal se reanudará relativamente pronto.

Si su solución de gestión de eventos en línea falla, siempre vale la pena contar con una opción de respaldo que pueda desplegarse rápidamente. 

• Encuentra el lugar adecuado y trabaja con los propietarios 

No hay dos lugares iguales; muchos tendrán sus propias capacidades como estándar. Algunos estarán mejor adaptados para eventos que otros — por ejemplo, podios y sonido envolvente ya instalados — así que tendrás que evaluar cuidadosamente cada opción para ver qué es apropiado para tu evento híbrido. 

Las capacidades de ancho de banda son esenciales, por supuesto, ya que estarás atendiendo a audiencias en línea y necesitarás transmisiones de video y audio de alta calidad. Del mismo modo, la estética del lugar será importante tanto para los asistentes presenciales como en línea, así que asegúrate de elegir un lugar que se vea bien y encarne el “tema” de tu evento. 

Además de encontrar el lugar adecuado, trabaje junto con los operadores del lugar para crear la arquitectura “ideal” in situ. También debería intentar que sea tan “segura” y tan sostenible-responsable como sea posible. Esto tranquilizará a los asistentes y aumentará la percepción de la marca. 

Recurso recomendado:

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• Utiliza las plataformas y la configuración adecuadas 

La gestión de eventos en línea y las plataformas de alojamiento virtual ofrecen todas diferentes características. Algunas son adecuadas para eventos y conferencias a gran escala, mientras que otras brillan cuando se utilizan para reuniones pequeñas y personales. 

Tómate el tiempo para evaluar las soluciones ofrecidas y compararlas con lo que consideras necesario. Es mejor encontrar algo adecuado a tus requisitos que invertir en una solución integral con funciones que nunca utilizas. 

Así como encontrar las plataformas adecuadas para tu evento híbrido, necesitas socios y configuraciones técnicas para tu evento presencial y para conectar con tu evento virtual. Necesitas un equipo listo para gestionar todo esto por ti y personal que cuide a los asistentes, de lo contrario, te estarás exponiendo a un riesgo inmenso e incierto. 

• No ignores la barrera del idioma

Como un evento híbrido es infinitamente más accesible, deberías esperar que personas de todo el mundo asistan. Con esto en mente, necesitas asegurarte de contar con traductores e intérpretes que puedan atender las necesidades lingüísticas más “comunes”. La forma más fácil de obtener esta información es revisar los datos de los asistentes — ¿qué idiomas habla la mayoría de la gente? Con base en esa información, encuentra traductores y socios de interpretación adecuados.

Para garantizar una experiencia fluida — tanto en el sitio como en línea — necesita soluciones de interpretación en tiempo real que les permitan escuchar el contenido e interpretarlo para el público. 

Soluciones como Interprefy facilitan que los eventos se entreguen a audiencias multinacionales a gran escala, y los intérpretes pueden trabajar desde cualquier lugar en cualquier momento. Y los equipos de proyecto y soporte técnico de Interprefy pueden apoyarte in situ o de forma remota.

¿Lo mejor? Interprefy se puede añadir a la mayoría de las plataformas populares de videoconferencias, gestión de eventos y alojamiento virtual. Así que hay muy poco que necesite hacer para que funcione.

• Lleva la accesibilidad un paso más allá

• Haz que sea una vía de doble sentido

El ingrediente clave para la participación de la audiencia es ofrecer a los asistentes la oportunidad de participar y comunicarse con las personas en el evento. Esta “calle de doble sentido” es fácil de lograr con las bases tecnológicas adecuadas en su lugar. Por ejemplo, los ponentes pueden incorporar contenido de los participantes virtuales ya sea vigilando la ventana de chat o mediante un curador dedicado que seleccione y retransmita comentarios interesantes o divertidos. Otra táctica es transmitir algunas de las transmisiones de video de los asistentes virtuales como parte de la presentación. Cuando cualquier asistente se ve a sí mismo como parte del evento, casi garantiza una experiencia más inmersiva y significativa.

• Mantenga el impulso

Una vez que el evento ha terminado, no hay razón’ para no mantener el impulso con contenido nuevo relacionado que pueda enviarse a los asistentes. También puedes encadenar eventos de apoyo después del hecho, como una mesa redonda que profundice en los temas clave o incluso dar a los asistentes la oportunidad de unirse si cumplen ciertos criterios. Al mantener el impulso después del evento, puedes obtener el máximo valor de tu inversión y crear un ciclo continuo de exposición de marca y compromiso.

Los eventos híbridos han llegado para quedarse

Como gestores de eventos y asistentes continúan dándose cuenta de los beneficios de poder elegir cómo organizan y asisten a los eventos respectivamente, los eventos híbridos seguirán atrayendo a audiencias alrededor del mundo, tanto en línea como fuera de línea.

El desafío para los organizadores de eventos es la complejidad de un asunto dual. Un evento, dos experiencias — y deben ser consistentes. Lo que’ se ofrece en línea debe replicarse fuera de línea lo más fielmente posible. Los organizadores de eventos deben prestar mucha atención a cómo sus eventos son recibidos por ambas audiencias y usar esa información para mejorar continuamente lo que hacen.